Qual a diferença entre anexos da Gestão de documentos e anexos de outras ferramentas?

Resposta

As contas Procore que usam a ferramenta Gestão de documentos têm a opção de anexar arquivos de Gestão de documentos a itens de outras ferramentas. Os arquivos de Gestão de documentos se comportam de maneira diferente dos anexos de outras ferramentas do Procore, pois são compartilhados como links de referência e não como anexos tradicionais. Explore essas diferenças abaixo: 

Os anexos da Gestão de documentos são links de referência

Os anexos da Gestão de documentos são referências ao documento de origem na ferramenta Gestão de documentos e não são cópias point-in-time do documento de origem. Isso garante que os visualizadores do "anexo" vejam as informações mais atualizadas e completas relacionadas a esse documento, incluindo atributos, marcações, fluxos de trabalho, histórico de alterações, histórico de acesso e referências a outros itens do Procore aos quais o documento também esteja anexado. As referências também garantem que os usuários estejam baixando o documento de origem da ferramenta Gestão de documentos.

Anexando links de referência

Ao escolher qual documento anexar na ferramenta Gestão de documentos, você verá uma tabela de arquivos e seus atributos, semelhante à tabela na ferramenta Gestão de documentos. Você tem os seguintes recursos e restrições ao pesquisar e selecionar esses arquivos: 

  • Filtre por palavra-chave ou atributos, classifique e reordene a tabela de documentos para encontrar o que está procurando. 
  • Alterne entre visualizar apenas as revisões mais recentes ou todas as revisões de documentos se quiser anexar uma revisão anterior. Veja mais sobre o seletor de revisão.
  • Selecione documentos em várias páginas da tabela.
    • O número total de arquivos selecionados é exibido na parte inferior da janela e, assim como outras ferramentas permitem, você pode selecionar arquivos de várias ferramentas ao mesmo tempo.  
  • Anexe apenas versões específicas de documentos aos quais você tem acesso na ferramenta Gestão de documentos.
  • Depois de clicar em "Anexar" ou "Cancelar", suas seleções não persistirão se você abrir a janela "Anexar arquivos" novamente.

Permissões de anexo

Os anexos da Gestão de documentos respeitam as permissões configuradas na ferramenta Gestão de documentos. Um usuário sem permissão para um anexo vê um ícone de cadeado e não pode visualizar ou baixar o documento. Os administradores da Gestão de documentos podem adicionar um usuário a um grupo de permissões na ferramenta Gestão de documentos para que o usuário possa visualizar e fazer download do documento. Para obter mais informações , consulte Visualizar e gerenciar permissões de documento .

O acesso a anexos requer autenticação e autorização

Quando links de referência para arquivos de Gestão de documentos são incluídos em e-mails e exportações de PDF, os destinatários desses e-mails e exportações de PDF precisam fazer login no Procore e ter permissão para o documento na ferramenta Gestão de documentos para visualizar ou fazer download do documento.

Download em massa de anexos

Quando você clica no botão "Fazer download de tudo" para anexos da Gestão de documentos, os arquivos zip são baixados para o seu dispositivo. Dependendo da ferramenta de origem dos anexos, um dos seguintes cenários ocorre:

  • 1 arquivo zip se apenas arquivos de Gestão de documentos estiverem anexados.
  • 1 arquivo zip se nenhum arquivo de Gestão de documentos estiver anexado.
  • 2 arquivos zip se os arquivos de Gestão de documentos e arquivos de outras ferramentas estiverem anexados. Esses arquivos zip têm (1 de 2) e (2 de 2) anexado ao nome do arquivo zip.


Veja também