Criar um modelo de reunião

Objetivo

Criar modelos personalizados de reunião para usar na ferramenta Reuniões dos projetos da sua empresa.

Fundo

Se você for o nome de arquivo">Procore Administrador da <a title=" " href.path="//procore-learning-paths/general-contractor/procore-administrator" href.sua empresa, poderá criar modelos de reunião para usar nos projetos da sua empresa na ferramenta Reuniões de nível de projeto do Procore. A criação de modelos de reunião de nível de empresa é a maneira mais simples de criar pautas de reunião, pois ajuda sua organização a desenvolver modelos comuns de reunião que funcionem adequadamente para suas equipes de projeto. Também limita a quantidade de entrada de dados repetitivos para os membros de seus equipe de projeto, minimizando a necessidade de reenviar completamente uma nova pauta a cada semana. Depois que os modelos de reunião da sua empresa forem criados usando as etapas abaixo, os membros da equipe do projeto poderão usar a ferramenta Reuniões do projeto para criar uma reunião a partir de um modelo.

Coisas a considerar

• Permissões de usuário necessárias:
  • Permissões de nível "Administrador" na ferramenta Administrador de nível de empresa. 
• Campos compatíveis:
  Você pode criar modelos de reunião que incluam os seguintes campos:
  • Nome da reunião (esse campo é obrigatório)
  • Visão geral
  • Anexos
  • Reunião privada
  • Categorias de reunião
    • Nome da categoria
  • Itens da Reunião
    • Agenda #
    • Título
    • Descrição
    • Anexo
    • Prioridade
• Informações adicionais:
  • Recomenda-se que você NÃO inclua informações específicas do projeto em um modelo de reunião, pois o modelo que você cria será disponibilizado aos usuários na ferramenta Reuniões em todos os projetos da sua empresa.
  • Depois de salvar um novo modelo de reunião, ele ficará disponível para usuários com permissões suficientes como uma seleção na ferramenta Reuniões do projeto. Consulte Criar uma reunião a partir de um modelo. 

Passos

1. Acesse a ferramenta Administrador de nível de empresa.
2. Em "Definições da ferramenta", clique em Reuniões. 
3. Clique em Criar modelo de reunião.
   
   
    
4. Na página Novo modelo de reunião, faça o seguinte:

   • ​​​​​Nome da Reunião: digite um nome, título ou linha de assunto descritiva para a reunião.

   • Reunião Privada: marque essa caixa de verificação para que a reunião seja visível apenas para participantes agendados e usuários com permissões de nível "Administrador" na ferramenta Reuniões. 

   • Visão geral: insira um resumo ou descrição da reunião. Você pode usar os controles na barra de ferramentas de formatação para formatar sua visão geral. 

   • Anexos. Anexe qualquer arquivo relevante. Você tem as seguintes opções:

     • Clique em Anexar arquivo(s) e escolha a opção adequada no menu de atalho exibido.
       OU
     • Use uma operação de arrastar e soltar para mover arquivos do seu computador até a caixa cinza Arrastar e soltar arquivo(s) .
5. Clique em Criar e prosseguir para a pauta.
   Isso criará um novo modelo de reunião e o coloca no modo Editar.
6. Localize a seção Pauta da Reunião . Siga as etapas abaixo para preencher as categorias e itens da pauta da reunião.

    Obs.

   Novos modelos de reunião incluem uma categoria de padrão intitulada "1 Itens não categorizados". Clique no nome da categoria 1 Itens não categorizados para substituí-la pelo seu próprio nome de catgeory de reunião. Por exemplo, digite: Abrindo negócio. 
   • Para adicionar um item a uma categoria para um modelo de reunião:
     1. Na categoria relevante, clique em +Adicionar item.
     2. Insira um título para o item.
        Por exemplo, digite: Comparecimento/chamada de rolo
     3. Selecione Baixo, Médio ou Alto no menu suspenso Prioridade .
     4. Certifique-se de que a categoria adequada seja selecionada na lista Categoria .
     5. Insira todas as informações ou instruções necessárias no campo Descrição .
     6. No campo Anexos , adicione qualquer anexo relevante clicando no link Anexar Arquivo(s) ou movendo qualquer arquivo do seu computador para a área Arrastar e Soltar Arquivo(s).
     7. Escolha entre as seguintes opções:
        • Para salvar a item da reunião sem criar outra, clique em Salvar.
          OU
        • Para salvar a item da reunião e criar outro item, clique em Salvar e criar outro. Repita as etapas acima para adicionar outra item da reunião.
   • Para criar uma nova categoria para um modelo de reunião:
     1. Clique em +Criar categoria.
     2. Insira um nome de categoria. 
        Por exemplo, digite:  Atualizações de status
     3. Clique em Criar.
        O sistema adiciona sua nova categoria à pauta da reunião. 
   • Para reordenar as categorias e itens da reunião em um modelo de reunião:
     1. Clique e arraste sobre o ícone demenu mais (≡) ao lado da item da reunião ou categoria.
     2. Use uma operação de arrastar e soltar para mover o item ou categoria para a posição desejada.
7. Quando terminar de criar seu modelo de reunião, clique em Atualizar. 
   O sistema cria um novo modelo de reunião.
   
   
   
   Agora, o modelo estará disponível para usuários como uma seleção suspensa do menu no projeto. Consulte Criar uma nova reunião a partir de um modelo. 

Veja também

• Editar um modelo de reunião
• Excluir um modelo de reunião
• Criar uma nova reunião a partir de um modelo