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Fluxos legado para novas Fluxos: guia de transição

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Índice

Visão geral

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Pronto para migrar sua empresa para a nova ferramenta de Fluxos de nível de empresa do Procore? Leia este guia para ajudar sua empresa a mudar da experiência de fluxos legados do Procore para a ferramenta Fluxos aprimorada. 

Este guia:

  • Compara e contrasta as principais diferenças entre a experiência fluxo nova e legada.
  • Destaca considerações importantes antes de fazer a troca.
  • Oferece instruções fáceis de seguir para um processo de transição suave.
  • Fornece recursos adicionais para mais informações e suporte.

 

Comparação

Veja a seguir as diferenças entre as ferramentas de Fluxos do Procore, resumindo as ações do usuário e listando as ferramentas do Procore compatíveis com as duas experiências. 

Principais diferenças

Esta tabela resume as principais diferenças entre a nova ferramenta Fluxos e a experiência legada no Procore.

Categoria do recurso Nova ferramenta Fluxos Ferramenta Fluxos legado
Criação e Gestão As empresas criam e gerenciam seus modelos de fluxo na ferramenta Fluxos

Usuários autorizados criam e editam seus fluxos		 A Procore Custom Solutions cria e gerencia fluxos de trabalho para sua empresa

Fluxos não pode ser criado ou editado por usuários do Procore
Etapas do fluxo Visualizar fluxo histórico detalhado de um item

Respostas personalizadas disponíveis

Etapas de condição para fluxos de trabalho

Retornar fluxos de trabalho a qualquer etapa anterior

Adicionar vários responsáveis a uma fluxo ou fluxo etapa

Reiniciar manualmente um fluxo		 Tipos de decisão limitados para vários respondentes

Só é possível retornar às etapas anteriores com a assistência do Procore
Compatibilidade Compatível com as ferramentas modernizadas de Compromissos, Contratos Principais e Faturamento Incompatível com as ferramentas modernizadas de Compromissos, Contratos Principais e Faturamento
Suporte & Acesso O Suporte ao cliente Procore pode substituir o estado fluxo.

Os usuários administradores podem atuar em nome dos responsáveis

Acesso expandido à API		 O Suporte ao cliente Procore não pode substituir o estado fluxo

Os usuários administradores não podem atuar em nome dos responsáveis 
Limitações Apenas um (1) padrão fluxo por ferramenta em cada projeto do Procore Apenas um (1) padrão fluxo por ferramenta em cada projeto do Procore

Suporte a ferramentas

A ferramenta Fluxos do Procore funciona com essas ferramentas do Procore.

Ferramentas de nível de empresa

Os usuários podem criar e gerenciar fluxos para essas ferramentas de nível de empresa. Para obter as instruções, consulte Criar um modelo de fluxo.

Ferramenta da empresa Itens de fluxo Obs.
Pagamentos Pagamento  

Ferramentas de nível de projeto

Os usuários podem criar e gerenciar modelos de fluxo para essas ferramentas do Procore na ferramenta Fluxos de nível de empresa. Para saber como, consulte Criar um modelo de fluxo.

 Obs.
Os usuários também podem criar e gerenciar modelos de fluxo personalizados para itens em uma ferramenta de nível de projeto. O Procore salva esses modelos no nível de projeto, tornando-os distintos dos modelos de fluxo de nível de empresa. Para habilitar esse recurso, consulte Habilitar modelos de fluxo de nível de projeto.
Ferramenta de projeto Itens de fluxo Obs.
Orçamento Alteração no orçamento  

Compromissos 

 Subcontrato  
Ordem de compra  
Alteração contratual de compromisso: nível único  
alteração contratual de compromisso - Dois ou Três Níveis Não há suporte para fluxos de trabalho multicamadas no Relatório 360º. 
Alteração contratual potencial de compromisso  
Correspondência/Ferramentas personalizadas

 		 Correspondência/tipo de ferramentas personalizadas Essa ferramenta exige que os usuários selecionem um tipo específico de correspondência/ferramentas personalizadas em um lista suspensa ao adicionar um modelo de fluxo. 
Gestão de Documentos Documento Essa ferramenta Gestão de documentos está disponível apenas em regiões selecionadas e fica visível como uma seleção no menu Ferramenta do Construtor de fluxos quando habilitada na conta Procore da sua empresa. 
Medições Medição do subempreiteiro  
Contratos Principais 

Fatura ao proprietário

  
Contrato principal  

Alteração contratual de contrato principal: nível único

  
Alteração contratual de contrato principal - dois ou três níveis Não há suporte para fluxos de trabalho multicamadas no Relatório 360º. 
Alteração contratual potencial de contrato principal  

 

 

Considerações

Descubra a nova ferramenta Fluxos, que se conecta a várias ferramentas do Procore e oferece automação personalizável e permissões detalhadas. Antes de iniciar a transição da sua equipe para a nova experiência Fluxos, observe as possíveis diferenças de recursos e comportamentos específicos da ferramenta. 

Visão geral Fluxos

  • Fluxos se conectar com ferramentas como Compromissos (ordens de compra, subcontratos e faturas subempreiteiro), Contratos Principaise Alterações contratuais (alterações contratuais de 1 nível). Para obter uma lista completa, consulte Quais ferramentas do Procore são compatíveis com Fluxos?
  • Habilita modelos de fluxo automatizados personalizados. 

Paridade de recursos

A nova ferramenta Fluxos desbloqueia novos recursos valiosos não disponíveis no Legacy Fluxos, permitindo que sua equipe se beneficie diretamente desses avanços. Embora não seja uma combinação perfeita em todos os recursos em comparação com o legado, a abordagem de autoatendimento da nova ferramenta reduz significativamente os atrasos associados ao processo de solicitação antigo, colocando sua empresa no controle direto de seus fluxos de trabalho.

Principais benefícios

  • Permissões granulares: Gerencie o acesso e as funções do usuário com maior precisão e obtenha maior flexibilidade e controle sobre seus fluxos de trabalho por meio de permissões detalhadas, um passo acima do Fluxos legado.
  • Acesso de administrador: Os administradores de ferramentas obtêm automaticamente acesso total a todas as permissões detalhadas Fluxos. Se esse nível de acesso padrão não estiver alinhado com os protocolos da sua organização, considere cuidadosamente sua estratégia de atualização.

Observação importante

 Importante

Os fluxos legados ativos são reiniciados como "Rascunho" no novo sistema. Projetos sem fluxos de trabalho configurados ou padrão serão interrompidos para garantir a consistência dos dados, impedindo o progresso posterior. Revise as informações abaixo para obter detalhes. 

Impacto no histórico do fluxo

Esta tabela detalha o comportamento de transição de fluxo herdado. Considere cuidadosamente as implicações desse comportamento antes de prosseguir com a transição para a nova ferramenta Fluxos. 

Fluxo de trabalho O que acontece com os fluxos de trabalho na transição... Impacto no histórico de fluxo legado na nova ferramenta Fluxos
Concluído Fluxos Fluxos legados com status "Aprovado", "Nulo" ou " Rescindido" não são afetados. Disponível
Fluxos de trabalho incompletos Fluxos em execução ativa Os fluxos legados entram automaticamente no status "Rascunho", permitindo que as equipes reiniciem os fluxos na nova experiência.  Removido permanentemente
Se um projeto não tiver um fluxo legado configurado ou não tiver um padrão fluxo, o progresso será interrompido para garantir a consistência com a estrutura de dados da nova experiência fluxo. Nenhum progresso adicional ocorre na experiência de fluxo legada ou nova.  Permanece em seu estado atual

Etapas de transição

Antes de enviar uma solicitação de transição para a nova ferramenta Fluxos, revise essas etapas e leia o conteúdo na seção Recursos para obter links que ajudem a facilitar a transição da sua empresa. 

Passos

Etapa 1: Preparar e planejar sua transição

Pronto para pular para a nova ferramenta Fluxos? Essas etapas orientam você a entender as principais diferenças em relação à ferramenta legada, revisar suas configuração atuais, planejar estrategicamente seu cronograma de transição e até mesmo oferecer um ambiente de sandbox seguro para testes antes de fazer a mudança final.

Clique aqui para visualizar as etapas.  

  1. Analise e entenda as diferenças entre as duas experiências: 
    • Entenda os recursos de cada um: familiarize-se com as diferenças entre as ferramentas Legado e Novo Fluxos. Consulte a Comparação para obter detalhes.
    • Revise o configuração e a configuração de seus fluxos legados: explore a guia Fluxos na ferramenta Fluxos legado para entender seu configuração atual.
  2. Planeje cuidadosamente sua transição e entenda seu prazo: 
    • Avalie o escopo de sua transição de fluxo: determine o número de modelos de fluxo e projetos que precisam ser transferidos. Planeje seu tempo de acordo.
    • Execute testes opcionais em seu ambiente sandbox: aproveite o ambiente de Sandbox mensal para simular a transição e testar seus fluxos de trabalho configurados sem afetar os projetos em tempo real. Consulte O que é o ambiente de Sandbox mensal? 

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Etapa 2: configurar seu Fluxos herdado 

Com seu plano de transição em vigor, é hora de arregaçar as mangas. Para cada modelo de fluxo e projeto identificado, você terá a opção de replicar modelos existentes, criar novos modelos adaptados à nova experiência, atualizar configurações como responsáveis e definir modelos de padrão para seus projetos do Procore no ambiente legado. 

Clique aqui para visualizar as etapas.  

  1. (Opcional) Replique seus modelos existentes, se necessário. Use a guia Fluxos para replicar qualquer modelo existente conforme desejado.
  2. Crie novos modelos de fluxo, se necessário. Crie qualquer novo modelo de fluxo necessário para a nova experiência.
  3. Atualizar configurações. Modifique as configurações e atribuições de nível de projeto para seus modelos. Por exemplo, adicione responsáveis a fluxo etapas. 
  4. Configure modelos de padrão para seus projetos do Procore. Configure um projeto padrão fluxo na experiência legada para qualquer ferramenta do Procore que exija um modelo de padrão na nova experiência. 

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Etapa 3: solicitar a habilitação da nova experiência da ferramenta Fluxos

Antes de se aprofundar na nova ferramenta Fluxos, é necessário uma etapa administrativa rápida. O Administrador do Procore precisará entrar em contato com seu Ponto de contato da Procore para solicitar a habilitação. Depois que o acesso é concedido, o botão "Configurar configurações" na ferramenta Fluxos torna-se ativo, permitindo que você envie sua solicitação de atualização e inicie sua transição.

Clique aqui para visualizar as etapas.  

  1. Habilitação de solicitação:
    • Ação do administrador: O Administrador do Procore precisa solicitar a habilitação da nova ferramenta Fluxos do seu Ponto de contato da Procore.
    • Aguarde acesso: O botão Atualizar na ferramenta Fluxos ficará esmaecido e desabilitado até que o Procore forneça acesso. 
  2. Enviar solicitação de atualização:
    • Configurar definições: Depois que a habilitação for concedida, navegue até a ferramenta Fluxos e clique em "Configurar configurações" para enviar sua solicitação de atualização.

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Etapa 4: verificar e validar o sucesso da transição

Parabéns, você está quase lá! Para garantir uma mudança bem-sucedida para a nova ferramenta Fluxos, reserve um momento para verificar se tudo está funcionando sem problemas. Isso envolve iniciar novos fluxos, verificar os ativos e validar as funcionalidades integradas de relatórios e exportação de PDF, tendo em mente algumas atualizações importantes na forma como os dados são apresentados. Vamos fazer uma verificação final.

Clique aqui para visualizar as etapas.  

Execute estas etapas para cada modelo de fluxo e projeto que você identificou em sua fase de planejamento:

  1. Verifique uma transição bem-sucedida para a nova experiência da ferramenta Fluxos:
    • Iniciar nova Fluxos: inicie novos fluxos de trabalho para confirmar que estão funcionando conforme o esperado na nova experiência.
    • Verificar Fluxos ativos: revise todos os fluxos de trabalho em andamento a bordo para garantir uma continuidade tranquila.
  2. Valide fluxos de trabalho nos recursos de relatórios 360º e exportação de PDF:
    • Verificar relatórios 360º: Entenda as diferenças nos relatórios em comparação com os fluxos legados (consulte Comparação). Observe a exclusão de alterações contratuais de vários níveis dos relatórios avançados.
    • Verifique as exportações de PDF para cada ferramenta específica: Confirme se fluxo histórico está incluído nas exportações padrão de PDF e em todos os formulários personalizados criados pela Procore Custom Solutions.
      Exemplo

      Os clientes existentes do Procore têm colaborado frequentemente com as Custom Solutions do Procore para desenvolver formulários personalizados e fluxos legados personalizados para as seguintes ferramentas:

      • Compromissos (ordens de compra, subcontratos e subempreiteiro faturas)
      • Contratos Principais (contratos principais)
      • Alterações contratuais (alterações contratuais de 1 nível, 2 níveis e 3 níveis)

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Recursos

Procurando ainda mais detalhes? Explore esses recursos adicionais, incluindo documentação e informações sobre os ambientes de desenvolvimento do Procore, para aprofundar sua compreensão dos fluxos de autoatendimento. 

Recursos adicionais