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Criar e vincular uma RFI, um registro de imprevisto ou um item de correspondência diferente a um item de correspondência existente

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Objetivo

Criar e vincular uma RFI (Solicitação de informações), registro de imprevisto ou um novo item de correspondência a um item de correspondência existente.

Fundo 

Itens de correspondência costumam ser usados como processos de negócios precursores para um RFI, Registro de imprevisto ou um tipo de correspondência diferente. Um exemplo comum disso é quando uma NOD (Notificação de Atraso) é aprovada e convertida em uma EOT ( Prorrogação do prazo ) para estender a duração do projeto. A ação Criar & Vincular novo item em itens de correspondência permite que os usuários criem rapidamente novos itens, transfiram quaisquer informações e anexos essenciais do item de correspondência de origem e, em seguida, vinculem os itens para que os usuários possam consultar facilmente o evento de origem, bem como quaisquer outros processos de negócios vinculados a um item de correspondência individual.

Fatores a considerar 

  • Permissões de usuário necessárias:
    • Para criar e vincular um RFI em “Rascunho”:
      • Permissões de nível "Somente leitura" ou superior no tipo de correspondência do item de origem com permissão granular "Criar item" e permissões de nível "Padrão" ou superior na ferramenta RFIs do projeto.
    • Para criar e vincular um RFI "Aberto" ou "Fechado":
      • Permissões de nível "Somente leitura" ou superior no tipo de correspondência do item de origem com permissão granular "Criar item" e permissões de nível "Administrador" na ferramenta RFIs do projeto.
        OU
      • Permissões de nível "Somente leitura" ou superior no tipo de correspondência do item de origem com permissão granular "Criar item" e permissões de nível "Padrão" na ferramenta RFIs do projeto com a permissão granular "Atuar como Gerente de RFI" habilitada em seu modelo de permissões.
      Para criar e vincular um registro de imprevisto:
      • Permissões de nível "Somente leitura" ou superior no tipo de correspondência do item de origem e permissões de nível "Padrão" ou superior na ferramenta Registros de Imprevistos do projeto.
    • Para criar e vincular um item de correspondência:
      • Permissões de nível "Somente leitura" ou superior no tipo de correspondência do item de origem e permissões de nível "Somente leitura" no tipo de correspondência do novo item com a permissão granular "Criar item" habilitada em seu modelo de permissões.
        OU
      • Permissões de nível "Somente leitura" ou superior no tipo de correspondência do item de origem e permissões de nível "Padrão" ou superior no tipo de correspondência do novo item.
  • Depois que um item é vinculado a um item de correspondência, essa ação não pode ser desfeita. 

Etapas  

Criar e vincular um RFI

  1. Acesse a ferramenta Correspondência do projeto.
  2. Clique na guia Lista.
  3. Clique no Número ao lado do item de correspondência ao qual deseja criar e vincular um RFI.
  4. Clique em Vincular
  5. Selecione Criar & Vincular novo item
  6. Selecione RFI.
    Você será redirecionado para a página Novo RFI.
    Os campos a seguir incluem automaticamente as seguintes informações:
    • O campo Local corresponde ao campo Local do item de correspondência de origem.
    • O campo Pergunta corresponde ao campo Descrição do item de correspondência de origem.
    • Os Anexos incluem anexos que foram enviados por upload para o item de correspondência de origem (não incluindo anexos adicionados a qualquer resposta na seção Atividade do item de correspondência).
  7. Opcional: atualize as informações nos campos Local, Pergunta e Anexos conforme necessário.
  8. Conclua a criação da RFI. Para mais informações, consulte Criar uma RFI.
    Após a criação da RFI, a seção Links será adicionada à correspondência de origem com um link para a RFI.

Criar e vincular um evento de alteração 

  1. Acesse a ferramenta Correspondência do projeto.
  2. Clique na guia Lista.
  3. Clique no Número ao lado do item de correspondência ao qual deseja criar e vincular um registro de imprevisto.
  4. Clique em Vincular
  5. Selecione Criar & Vincular novo item
  6. Selecione Alterar evento.
    Você será redirecionado para a página Novo Registro de Evento .
    Os campos a seguir incluem automaticamente as seguintes informações:
    • O campo Origem inclui o Número e o Assunto do item de correspondência de origem.
    • O campo Título corresponde ao campo Assunto do item de correspondência de origem.
    • O campo Descrição corresponde ao campo Descrição do item de correspondência de origem.
    • Os Anexos incluem anexos que foram enviados por upload para o item de correspondência de origem (não incluindo anexos adicionados a qualquer resposta na seção Atividade do item de correspondência).
  7. Opcional: atualize as informações nos campos Origem, Título, Descrição e Anexos conforme necessário.
  8. Conclua a criação do registro de imprevisto. Para obter mais informações, consulte Criar um evento de alteração.
    Depois que o evento de alteração for criado, a seção Links será adicionada à correspondência de origem com um link para o evento de alteração.

Criar e vincular um item de correspondência

  1. Acesse a ferramenta Correspondência do projeto.
  2. Clique na guia Lista.
  3. Clique no Número ao lado do item de correspondência ao qual deseja criar e vincular outro item de correspondência.
  4. Clique em Vincular
  5. Selecione Criar & Vincular novo item
  6. Selecione o tipo de correspondência que deseja usar.
    Você será redirecionado para a página Novo [Tipo de correspondência]. 
    Os campos a seguir incluem automaticamente as seguintes informações:
    • O campo Assunto corresponde ao campo Assunto do item de correspondência de origem.
    • O campo Responsáveis corresponde ao campo Responsáveis do item de correspondência de origem.
    • O campo Local corresponde ao campo Local do item de correspondência de origem.
    • O campo Recebido de corresponde ao campo Recebido de do item de correspondência de origem.
    • O campo Distribuição corresponde ao campo Distribuição do item de correspondência de origem.
    • O campo Descrição corresponde ao campo Descrição do item de correspondência de origem.
       Obs.
      Se o tipo de correspondência usado para o novo item de correspondência tiver uma Descrição padrão configurada (consulte Configurar definições avançadas: correspondência), a Descrição do novo item de correspondência corresponderá à Descrição padrão do tipo de correspondência e não à Descrição do item de correspondência de origem.
    • Os anexos carregados no item de correspondência de origem são incluídos como anexos dessa nova correspondência. No entanto, os anexos adicionados a qualquer Resposta na seção Atividade do item de correspondência de origem não serão incluídos. O máximo de anexos para cada item de correspondência é de 2.500 arquivos anexados. 
       Obs.
      Se os mesmos campos personalizados forem adicionados aos conjuntos de campos configuráveis para os tipos de correspondência usados para o item de correspondência de origem e para o novo item de correspondência (ou se os itens de correspondência usarem o mesmo conjunto de campos configuráveis com campos personalizados), os campos personalizados e seus dados do item de correspondência de origem serão adicionados ao novo item de correspondência.
  7. Opcional: atualize as informações nos campos Assunto, Responsáveis, Local, Recebido de, Distribuição, Descrição e Anexos conforme necessário.
  8. Conclua a criação do item de correspondência. Para mais informações, consulte Criar um item de correspondência.
    Depois que o novo item de correspondência é criado, a seção Links é adicionada à correspondência de origem (origem) com um link para o novo item de correspondência. A seção Links também é adicionada ao novo item de correspondência com um link para a correspondência de origem.

Observação:

  • Itens existentes (ferramenta Origem): Quando você vincula um item existente, ele aparece na seção superior. Você pode "editar" ou "desvincular" a qualquer momento.

  • Novos itens (ferramenta): Quando você usa "Criar e vincular", o link aparece na seção inferior. Essa ação é permanente; Depois de criados, esses itens não podem ser desvinculados ou editados.