Introdução à Gestão de documentos: requisitos de upload
Visão geral
Fundo
Conforme explicado em lições anteriores, a ferramenta Gestão de documentos usa atributos de documento para controlar as permissões do usuário para revisões individuais, gerar um padrão de nomenclatura e organizar seus documentos para facilitar a recuperação. Portanto, se os documentos enviados não tiverem atributos suficientes, há um grande risco de você não encontrá-los facilmente mais tarde. É por isso que é extremamente importante definir quais campos são obrigatórios antes de qualquer arquivo ser carregado. Além disso, esses requisitos de upload podem ser personalizados por tipo de documento e podem especificar se um padrão de nomenclatura precisa ser aplicado.
Importante
Os campos Nome, Tipo, Status e Revisão são sempre obrigatórios para todos os documentos.Como funciona
Na seção "Requisitos de upload" da página Configurar definições da ferramenta, você pode definir uma regra de padrão que todos os documentos devem seguir. Você também pode criar regras condicionais que substituem padrão regras e se aplicam apenas a determinados tipos de documento.
Essas regras determinam quais campos de metadados devem ser preenchidos para documentos enviados por upload, bem como se o padrão de nomenclatura do projeto é aplicado.
Práticas recomendadas
Antes de configurar os requisitos de upload para a ferramenta Gestão de documentos, considere o seguinte:
- Quais requisitos de atributos e nomenclaturas devem existir em cada revisão enviada por upload para o sistema, independentemente do tipo?
- Quais requisitos devem variar de acordo com o tipo de documento?
Nota: Você só pode ter um padrão de nomenclatura para todo o projeto, mas pode decidir se deseja impô-lo ou não para cada tipo de documento. - Seu projeto permitirá identificadores de revisão duplicados? Por padrão o campo Revisão é definido como um campo editável, enquanto o campo Versão é sempre um identificador único campo não editável. Ter a opção de editar manualmente o campo Revisão para corresponder ao número de Revisão de um upload anterior permite que os usuários carreguem um arquivo com pequenas edições sem considerá-lo uma revisão totalmente nova. No entanto, os administradores podem exigir que as revisões sejam exclusivas para determinados tipos de documento, se preferirem.
Próxima Lição: Requisitos de upload - Configurar
Configure-o
Agora que você aprendeu sobre os requisitos de upload para a ferramenta Gestão de documentos, está pronto para concluir as seguintes ações no Procore:
ITENS DE AÇÃO
Vídeo
1. Editar a regra padrão
Na seção "Requisitos de upload" da página Configurar definições, revise a regra de padrão e faça as alterações necessárias. Você pode escolher se o padrão de nomenclatura deve ser aplicado, selecionar os campos que serão obrigatórios para documentos enviados por upload e decidir se identificadores de revisão duplicados são permitidos.
Nota: Os campos Status, Tipo, Revisão e Nome são sempre obrigatórios, assim como quaisquer outros campos que você decidiu exigir no conjunto de campos da sua empresa para a ferramenta Gestão de documentos.
2. Criar regras condicionais
Se determinados tipos de documentos precisarem de requisitos diferentes da regra de padrão, crie uma ou mais regras condicionais na seção "Requisitos de upload" da página Configurar definições. Por exemplo, escolha campos obrigatórios diferentes ou decida não aplicar o padrão de nomenclatura.
