Introdução à Gestão de documentos: padrão de nomenclatura
Visão geral
Fundo
Sua equipe conhecerá facilmente o autor e o propósito de cada documento devido aos padrões consistentes de nomenclatura de documento em todos os seus projetos. A ferramenta Gestão de documentos do Procore usa os atributos de cada revisão para aplicar automaticamente os padrões de nomenclatura e preencher automaticamente metadados (atributos), simplificando o processo de upload. Ela determina se um upload deve estar associado a revisões anteriores ou se passará a ser um documento totalmente novo.
Como funciona
A ferramenta Gestão de documentos pode usar códigos de atributo de documento para aplicar um padrão de nomenclatura de documento. Quando houver o upload de novas revisões com um nome e formato idênticos aos existentes, o sistema empilhará essas revisões em um único contêiner de documento com um nome exclusivo. Isso reduz o risco de duplicação de arquivo e mantém todos trabalhando com as informações mais recentes.
Na página Configurar definições para a ferramenta Gestão de documentos, você pode adicionar ou remover campos e reorganiza-los para criar um padrão personalizado de nomenclatura que pode ser usado para alguns ou todos os documentos em seu projeto.
Importante
Como a ferramenta Gestão de documentos usa o nome e o formato do documento (p. ex., PDF) para identificar automaticamente as revisões subsequentes, é importante que seus padrões de nomenclatura contenham o conjunto completo de campos que identifiquem exclusivamente um contêiner de documento, mas não cada revisão independente nele.
Se quiser que as revisões do mesmo documento sejam rastreadas em um único contêiner de documento, seu padrão de nomenclatura NÃO deve incluir campos específicos da revisão, como status, código de revisão, autor ou datas de qualquer tipo.
Práticas recomendadas
É importante definir a estrutura do seu padrão de nomenclatura de documento o mais cedo possível em um novo projeto. Isso evita inconsistências e refatoração pela estrada.
Antes de configurar o padrão de nomenclatura para a ferramenta Gestão de documentos, considere o seguinte:
- Quais tipos de documentos precisam de um padrão de nomenclatura aplicado?
- Qual combinação e ordenação de informações no nome ajudaria sua equipe a entender melhor o propósito de um documento, especialmente em cenários quando encontrar o documento sem contexto adicional?
- Qual combinação de informações no nome garantiria que os documentos individuais sejam identificados exclusivamente e não se sobreponham acidentalmente?
- Por exemplo, você pode decidir que, em um projeto menos complexo, apenas suas plantas e envios técnicos precisam ser nomeados como Tipo de projeto-disciplina-número (p. ex., ABC-DR-A-101 ou ABC-TS-C-202), enquanto todos os outros documentos, como relatórios ou rastreadores, podem manter o nome do arquivo original.
Exemplo
Imagine que você está gerenciando um projeto chamado "Duke Hospital (DH)" localizado em Londres, Reino Unido, e seu projeto adere aos padrões da ISO 19650. Você estabeleceu esta convenção estruturada de nomenclatura para suas plantas:
Projeto: originador: volume/sistema: local: tipo: disciplina: número.
Vamos considerar uma planta arquitetônica para o quarto andar com a designação de volume/sistema "ZZ" e numerada como "401". Esta planta foi emitida por John Moore & Associates (JMA), o arquiteto do projeto.
De acordo com sua convenção de nomenclatura, o arquivo dessa planta será rotulado da seguinte forma: DH-JMA-ZZ-04-DR-A-401
Se você tivesse esse padrão de nomenclatura configurado na ferramenta Gestão de documentos, o sistema exigiria cada um desses campos no upload e, em seguida, geraria o nome do documento para você. Além disso, se esse documento tiver sido enviado por upload para o sistema com esse nome já intacto, todos esses campos de documento serão marcados na revisão automaticamente, sem qualquer esforço manual.
Essa abordagem indisponível de nomenclatura garante clareza e consistência, facilitando a identificação e organização de documentos do projeto, mesmo em projetos complexos como o Duke Hospital.
Próxima lição: Padrão de nomenclatura - Configure
Configurá-lo
Agora que aprendeu sobre padrões de nomenclatura na ferramenta Gestão de documentos, você está pronto para concluir a seguinte ação no Procore:
ITENS DE AÇÃO
Editar o padrão de nomenclatura
Na seção "Requisitos de upload" da página Configurar definições, revise o padrão de nomenclatura "Padrão do Procore" e faça alterações conforme necessário.
Vídeo
Nota: Na próxima seção deste guia, você decidirá quais tipos de documento associar a esse padrão de nomenclatura.