Introdução à Gestão de documentos: requisitos de upload
Visão geral
Fundo
Conforme explicado nas lições anteriores, a ferramenta Gestão de documentos usa atributos de documento para controlar as permissões do usuário para revisões individuais, gerar um padrão de nomenclatura e organizar seus documentos para facilitar a recuperação. Portanto, se os documentos enviados por upload não tiverem atributos suficientes, há um grande risco de você não encontrá-los mais tarde. Por isso é incrivelmente importante definir quais campos são obrigatórios antes do upload de qualquer arquivo. Além disso, é possível personalizar esses requisitos de upload por tipo de documento e especificar se é necessário aplicar um padrão de nomenclatura.
Importante
Os campos Nome, Tipo, Status e Revisão sempre são obrigatórios para cada documento.Como funciona
Na seção "Requisitos de upload" da página Configurar definições da ferramenta, você pode definir um padrão regra que todos os documentos devem seguir. Você também pode criar regras condicionais que substituam padrão regras e são aplicáveis apenas a determinados tipos de documento.
Essas regras determinam quais campos de metadados devem ser preenchidos para documentos enviados por upload, bem como se o padrão de nomenclatura do seu projeto é aplicado.
Práticas recomendadas
Antes de configurar os requisitos de upload para a ferramenta Gestão de documentos, considere o seguinte:
- Qual atributo e requisitos de nomenclatura devem existir em cada revisão enviada por upload para o sistema, independentemente do seu tipo?
- Quais requisitos devem variar de acordo com o tipo de documento?
Nota: Você só pode ter um padrão de nomenclatura para todo o projeto, mas pode decidir se o aplica ou não para cada tipo de documento. - Seu projeto permitirá identificadores de revisão duplicados? Ao padrão o campo Revisão será definido como um campo editável enquanto o campo Versão sempre for uma identificador único não editável. A opção de editar manualmente o campo Revisão para corresponder ao número de revisão de um upload anterior permite que os usuários façam upload de um arquivo que tenha pequenas edições sem considerar uma revisão totalmente nova. No entanto, os administradores podem exigir que as revisões sejam exclusivas para determinados tipos de documento, se for o caso.
Próxima lição: Requisitos de upload – Configuração
Configurá-lo
Agora que soube dos requisitos de upload para a ferramenta Gestão de documentos, você está pronto para concluir as seguintes ações no Procore:
ITENS DE AÇÃO
Vídeo
1. Editar a regra padrão
Na seção "Requisitos de upload" da página Configurar definições, revise a regra padrão e faça alterações conforme necessário. Você pode escolher se a norma de nomenclatura deve ser aplicada, selecionar os campos que serão obrigatórios para documentos enviados por upload e decidir se os identificadores de revisão duplicados são permitidos.
Nota: Os campos Status, Tipo, Revisão e Nome sempre são obrigatórios, bem como quaisquer outros campos que você tenha decidido exigir no conjunto de campos da sua empresa para a ferramenta Gestão de documentos.
2. Criar regras condicionais
Se determinados tipos de documentos precisarem de requisitos diferentes da regra padrão, crie uma ou mais regras condicionais na seção "Requisitos de upload" da página Configurar definições. Por exemplo, escolha diferentes campos obrigatórios ou decida não aplicar o padrão de nomenclatura.
