Pesquisar e filtrar documentos na ferramenta Gestão de documentos
Objetivo
Pesquisar e filtrar documentos na ferramenta Gestão de documentos.
Fundo
Um dos recursos mais úteis da ferramenta Gestão de documentos é sua organização eficiente de documentos usando visualizações salvas. A filtragem dinâmica e dependente de contexto de uma visualização salva facilita a localização da revisão correta de um documento. Os usuários podem decidir se desejam pesquisar um documento em uma visualização salva ou em todos os documentos enviados por upload para o projeto. Este artigo guia você sobre o processo.
Fatores a considerar
- Permissões de usuário necessárias:
- Permissões de nível "Padrão" ou "Administrador" na ferramenta Gestão de documentos do projeto.
Nota: Você só pode visualizar e localizar os documentos aos quais tenha acesso. Consulte Como funcionam as permissões na ferramenta Document Management?
- Permissões de nível "Padrão" ou "Administrador" na ferramenta Gestão de documentos do projeto.
- Informações adicionais:
- Se um documento já carregado por upload ainda não tiver sido enviado, ele só será encontrado na guia “Uploads”. Da mesma forma, os documentos já revisados e enviados só serão encontrados na guia “Todos os documentos”.
Etapas
- Acesse a ferramenta Gestão de documentos do projeto.
- Clique na guia Documentos ou Uploads .
- Clique em uma visualização salva no painel "Visualizações salvas".
Nota: Se não tiver certeza de qual é a melhor visualização salva para pesquisar, selecione a visualização Todos os documentos na parte inferior do painel "Visualizações salvas". - Veja as etapas para as seguintes opções:
Pesquisar documentos
- Digite um termo de pesquisa na barra de pesquisa.
Os resultados correspondentes serão preenchidos automaticamente. - Se quiser apagar sua pesquisa, clique no x na barra de pesquisa.
Dica
Além da funcionalidade de pesquisa na ferramenta Gestão de documentos, você pode usar Pesquisa do Procore (a barra de pesquisa no cabeçalho do Procore) para pesquisar documentos na ferramenta Gestão de documentos. Consulte Pesquisar itens em um projeto usando o Procore Search. É possível pesquisar as seguintes informações: Nome, Descrição e Arquivo.
Além disso, você pode pesquisar contextualmente o texto que aparece em arquivos PDF vetoriais.
Filtrar documentos
- Na parte superior da tabela, clique em Filtros . Esse botão se chama Mais filtros se você já aplicou filtros ou estiver visualizando uma "visualização salva".
- Selecione um ou mais filtros para refinar automaticamente os resultados da pesquisa.
Ponta: Alguns tipos de filtro têm "Eu" como opção. A escolha "Eu" limita os resultados a documentos atribuídos a você, de autoria sua, atualizados por você e muito mais. - Opções adicionais:
- Clique no x em um filtro para removê-lo.
- Clique em Limpar todos os filtros para remover todos os filtros.
Dica
Alternar entre visualizar apenas a Revisão mais recente de cada documento e visualizar Todas as revisões usando os botões no canto superior direito é outra maneira de filtrar os resultados da pesquisa. A tabela principal será atualizada de acordo com sua escolha.
Se tiver escolhido "Todas as revisões", a coluna Revisão mostrará o identificador de revisão para cada uma das revisões do documento. Talvez seja necessário reajustar a tabela clicando no cabeçalho da coluna "Nome" se quiser agrupar as revisões de um documento na lista.
Ordenar documentos
Algumas colunas na tabela de resultados da pesquisa permitem classificar a lista de documentos de acordo com esse critério.
- Na tabela, clique no nome da coluna com base na qual deseja classificar os documentos.
Os resultados serão reordenados imediatamente.
Nota: Você também pode clicar no ícone de configurações da coluna e selecionar Classificar por essa coluna. Se você não vir essa opção, não será possível usar essa coluna para classificar os resultados. - Opcional: Clique na seta na coluna para alternar entre ordem crescente ou decrescente.
- Se quiser voltar a uma visualização não esmaecida, escolha uma destas opções:
- Continue clicando no cabeçalho da coluna até que a seta desapareça.
- Abra o menu de definições da coluna no cabeçalho da coluna e selecione Classificar por essa coluna. Em seguida, selecione Coluna não classificada.
- Clique no ícone de reticências verticais em uma coluna e selecione Redefinir colunas.
Nota: Isso removerá todas as configurações das colunas, incluindo todas as colunas ocultas ou não adaptadas configuradas por meio do painel de configurações da tabela e de qualquer coluna reordenada, redimensionada ou fixada.
Pesquisar por texto em documentos
Obs.: no momento, só é possível pesquisar arquivos PDF.
- Abra o documento no qual deseja pesquisar.
- Na barra de ferramentas à direita, clique no ícone de pesquisa .
- Digite um termo de pesquisa e pressione ENTER ou RETURN em seu teclado.
Os resultados correspondentes serão destacados no documento e na lista de resultados da pesquisa.