Pesquisar e filtrar documentos na ferramenta Gestão de documentos

Pesquisar documentos

1. Digite um termo de pesquisa na barra de pesquisa.
   Os resultados correspondentes serão preenchidos automaticamente.

2. Se você quiser limpar sua pesquisa, clique no x na barra de pesquisa.

Filtrar documentos

1. Na parte superior da tabela, clique em Filtros . Esse botão será chamado de Mais filtros se você já tiver aplicado filtros ou estiver visualizando uma visualização salva.

2. Selecione um ou mais filtros para refinar automaticamente os resultados da pesquisa.
   Dica!: Alguns tipos de filtro têm Eu como opção. Escolher Eu restringe os resultados a documentos atribuídos a você, de sua autoria, atualizados por você e muito mais.

3. Para modos de exibição de correspondência de espaço reservado e filtros: ao trabalhar na guia Uploads ou Documentos, você pode selecionar filtros e exibições especializados para isolar itens vencidos ou resolver conflitos de correspondência de arquivo:

   • Correspondências exatas: Filtra a visualização para mostrar documentos enviados por upload que correspondem perfeitamente ao nome, formato e metadados de um único candidato a espaço reservado para confirmação ou reciclagem rápida e em massa do usuário.

   • Fechar partidas: Filtra a exibição para mostrar arquivos carregados que compartilham um nome e formato com um espaço reservado existente, mas contêm conflitos de metadados opcionais que exigem resolução manual de campo ou reciclagem.
     Consulte O que são espaços reservados na ferramenta Gestão de documentos? e como criar e gerenciar espaços reservados na ferramenta Gestão de documentos.

4. Opções adicionais:

   • Clique no x em um filtro para removê-lo.

   • Clique em Limpar todos os filtros para remover todos os filtros.

 Dica

Alternar entre visualizar apenas a Última Revisão de cada documento e visualizar Todas as Revisões usando os botões no canto superior direito é outra maneira de filtrar os resultados da pesquisa. A tabela principal será atualizada de acordo com a sua escolha.

Se você escolher "Todas as revisões", a coluna Revisão mostrará o identificador de revisão para cada uma das revisões do documento. Talvez seja necessário reclassificar a tabela clicando no cabeçalho da coluna "Nome" se quiser que as revisões de um documento sejam agrupadas na lista.

Ordenar documentos

Determine a ordem dos resultados da pesquisa clicando em uma ou mais colunas para classificar a lista por esses atributos.

1. Na tabela, clique no nome da coluna (cabeçalho da coluna) com base na qual deseja classificar os documentos.
   Os resultados são imediatamente reordenados. Clicar novamente alterna entre ordem crescente ou decrescente, conforme indicado pela seta.
   Observação: Você também pode clicar no ícone de configurações da coluna e selecionar Classificar por esta coluna.

2. Multiclassificação: se quiser que dois ou mais campos determinem a ordem da lista, siga estas etapas. Por exemplo, você pode ordenar a lista principalmente por "Tipo", mas também por "Nome", de modo que dentro de cada seção de um determinado tipo de arquivo, os resultados sejam ordenados alfabeticamente por nome de arquivo.

   1. Clique no cabeçalho da coluna desejado como critério de classificação principal.

   2. Enquanto mantém pressionada a tecla SHIFT no teclado, clique no cabeçalho da coluna de uma coluna diferente desejada como critério de classificação secundária. Repita para adicionar outros atributos.
      Quando feito corretamente, sua primeira opção mostra um 1 no cabeçalho da coluna, sua segunda opção mostra um 2, etc., e os resultados do arquivo são ordenados de acordo com suas preferências.

   3. Se você clicar com a tecla Shift pressionada nas colunas já escolhidas, a prioridade alternará e os resultados serão reordenados. Seu atributo de primeira prioridade muda para se tornar sua segunda prioridade, por exemplo.

       Dica

      Para configurar preferências de coluna adicionais, como quais colunas são visíveis, fixadas e sua ordem, consulte Configurar sua visualização na ferramenta Gestão de documentos. Você também pode salvar suas preferências de coluna em uma visualização salva.

Pesquisar por texto em documentos

Observação: No momento, apenas arquivos PDF podem ser pesquisados.

1. Abra o documento no qual deseja pesquisar.

2. Na barra de ferramentas à direita, clique no ícone de pesquisa .

3. Digite um termo de pesquisa e pressione ENTER ou RETURN em seu teclado.
   Os resultados correspondentes serão destacados no documento e na lista de resultados da pesquisa.