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Pesquisar e filtrar documentos na ferramenta Gestão de documentos

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Objetivo

Pesquisar e filtrar documentos na ferramenta Gestão de documentos.

Fundo 

Um dos recursos mais úteis da ferramenta Gestão de documentos é sua organização eficiente de documentos usando visualizações salvas. A filtragem dinâmica e dependente de contexto de uma visualização salva facilita a localização da revisão correta de um documento. Os usuários podem decidir se desejam pesquisar um documento em uma visualização salva ou em todos os documentos enviados por upload para o projeto. Este artigo guia você sobre o processo. 

Fatores a considerar

  • Permissões de usuário necessárias:
  • Informações adicionais:
    • Se um documento já carregado por upload ainda não tiver sido enviado, ele só será encontrado na guia “Uploads”. Da mesma forma, os documentos já revisados e enviados só serão encontrados na guia “Todos os documentos”.

Etapas

  1. Acesse a ferramenta Gestão de documentos do projeto.
  2. Clique na guia Documentos ou Uploads .
  3. Clique em uma visualização salva no painel "Visualizações salvas". 
    Nota: Se não tiver certeza de qual é a melhor visualização salva para pesquisar, selecione a visualização Todos os documentos na parte inferior do painel "Visualizações salvas". 
  4. Veja as etapas para as seguintes opções:

Pesquisar documentos

  1. Digite um termo de pesquisa na barra de pesquisa.
    Os resultados correspondentes serão preenchidos automaticamente.
  2. Se quiser apagar sua pesquisa, clique no x na barra de pesquisa.
    dm-search-bar.png
 Dica

Além da funcionalidade de pesquisa na ferramenta Gestão de documentos, você pode usar Pesquisa do Procore (a barra de pesquisa no cabeçalho do Procore) para pesquisar documentos na ferramenta Gestão de documentos. Consulte Pesquisar itens em um projeto usando o Procore Search. É possível pesquisar as seguintes informações: Nome, Descrição e Arquivo.

Além disso, você pode pesquisar contextualmente o texto que aparece em arquivos PDF vetoriais.

Filtrar documentos

  1. Na parte superior da tabela, clique em Filtros icon-filter2.png.  Esse botão se chama Mais filtros  icon-filter2.png se você já aplicou filtros ou estiver visualizando uma "visualização salva".  
  2. Selecione um ou mais filtros para refinar automaticamente os resultados da pesquisa. 
    Ponta: Alguns tipos de filtro têm "Eu" como opção. A escolha "Eu" limita os resultados a documentos atribuídos a você, de autoria sua, atualizados por você e muito mais.
  3. Opções adicionais: 
    • Clique no x em um filtro para removê-lo.
    • Clique em Limpar todos os filtros para remover todos os filtros.dm-filter-panel.png
 Dica

Alternar entre visualizar apenas a Revisão mais recente de cada documento e visualizar Todas as revisões usando os botões no canto superior direito é outra maneira de filtrar os resultados da pesquisa. A tabela principal será atualizada de acordo com sua escolha.

Se tiver escolhido "Todas as revisões", a coluna Revisão mostrará o identificador de revisão para cada uma das revisões do documento. Talvez seja necessário reajustar a tabela clicando no cabeçalho da coluna "Nome" se quiser agrupar as revisões de um documento na lista.

2024-07-10_All Revisions button.png

Ordenar documentos

Determine a ordem dos resultados da pesquisa clicando em uma ou mais colunas para classificar a lista por esses atributos. 

  1. Na tabela, clique no nome da coluna (cabeçalho da coluna) com base na qual deseja classificar os documentos. 
    Os resultados são imediatamente reordenados. Clicar novamente alterna entre ordem crescente ou decrescente, conforme indicado pela seta. 
    Nota: Você também pode clicar no ícone de configurações icon-ellipsis-vertical.pngda coluna e selecionar Classificar por esta coluna. dm-sort.png
  2. Multiclassificação: se quiser que dois ou mais campos determinem a ordem da lista, siga estas etapas. Por exemplo, você pode ordenar a lista principalmente por "Tipo", mas também por "Nome", de modo que dentro de cada seção de um determinado tipo de arquivo, os resultados sejam ordenados alfabeticamente por nome de arquivo. 
    1. Clique no cabeçalho da coluna desejado como critério de classificação principal. 
    2. Enquanto mantém pressionada a tecla SHIFT no teclado, clique no cabeçalho da coluna de uma coluna diferente desejada como critério de classificação secundária. Repita para adicionar outros atributos.
      Quando feito corretamente, sua primeira opção mostra um 1 no cabeçalho da coluna, sua segunda opção mostra um 2, etc., e os resultados do arquivo são ordenados de acordo com suas preferências. 
    3. Se você clicar com a tecla Shift pressionada nas colunas já escolhidas, a prioridade alternará e os resultados serão reordenados. Seu atributo de primeira prioridade muda para se tornar sua segunda prioridade, por exemplo. 
 Dica
Para configurar preferências de coluna adicionais, como quais colunas são visíveis, fixadas e sua ordem, consulte Configurar sua visualização na ferramenta Gestão de documentos. Você também pode salvar suas preferências de coluna em uma visualização salva. 

Pesquisar por texto em documentos

Obs.: no momento, só é possível pesquisar arquivos PDF.

  1. Abra o documento no qual deseja pesquisar.
  2. Na barra de ferramentas à direita, clique no ícone de pesquisa icon-search.png.
  3. Digite um termo de pesquisa e pressione ENTER ou RETURN em seu teclado.
    Os resultados correspondentes serão destacados no documento e na lista de resultados da pesquisa.