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Compartilhar arquivos de Gestão de documentos em um item de correspondência

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regional availability
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Objetivo

Compartilhar documentos anexando arquivos da ferramenta Gestão de documentos a um item de correspondência.

Histórico

Você pode usar a ferramenta Correspondência para criar um item de correspondência para compartilhar facilmente documentos na ferramenta Gestão de documentos. Os arquivos anexados serão vinculados diretamente da ferramenta Gestão de documentos, garantindo a manutenção de todo o histórico, contexto e permissões para documentos. 

 Importante

Para ver a ferramenta Correspondência no projeto e criar um item de correspondência, é necessário ter um tipo de correspondência na ferramenta Administrador de nível de empresa. Consulte Criar um novo tipo de correspondência. 

Para saber mais sobre a ferramenta Correspondência, consulte Guia do usuário de correspondência.

Coisas a considerar

  • Permissões de usuário necessárias:
    • Permissões de nível “Padrão” ou “Administrador” na ferramenta Gestão de documentos do projeto.
      E
    • Permissões de nível 'Padrão' ou 'Administrador' no tipo de correspondência do item OU permissões de nível 'Somente leitura' no tipo de correspondência do item com a permissão granular 'Criar item' habilitada no modelo de permissões.
  • Informações adicionais:
    • Certifique-se de que os usuários sejam adicionados aos grupos de permissão necessários na ferramenta Gestão de documentos para que possam acessar os arquivos que você anexar. Consulte Exibir e gerenciar permissões de documentos.
    • Após anexar um arquivo de gerenciamento de documentos a um item de correspondência, um link para o item de correspondência aparecerá no icon-info3.png painel Informações do arquivo na ferramenta Gestão de documentos, oferecendo aos usuários uma maneira de acompanhar o compartilhamento de arquivos. 
    • Saiba como os anexos da Gestão de documentos se comportam de forma diferente: Qual a diferença entre anexos da Gestão de documentos e anexos de outras ferramentas?
    • No momento, existem as seguintes condições:
      • Os usuários precisam fazer login no Procore para visualizar ou fazer download dos anexos da Gestão de documentos.
      • Não é possível anexar arquivos de Gestão de documentos a campos personalizados ou respostas de usuário em um item de correspondência.

Passos

 Observação

Certifique-se de que os usuários sejam adicionados aos grupos de permissão necessários na ferramenta Gestão de documentos para que possam acessar os arquivos que você anexar. Consulte Exibir e gerenciar permissões de documentos.

Criando ou editando um item de correspondência

  1. Acesse a ferramenta Correspondência do projeto.
  2. Para criar uma nova item de correspondência, clique no menu Criar e selecione uma tipo de correspondência disponível.
    OU
    Para adicionar arquivos a uma item de correspondência existente, clique em Editar no respectivo item.
  3. Adicione ou edite as informações na item de correspondência conforme necessário.
  4. Na seção Anexos, clique em Anexar arquivos.
  5. Clique em Gestão de documentos.
  6. Encontre os arquivos que deseja compartilhar. Você terá acesso às seguintes ações: 
    • Use a barra de pesquisa e os menus de filtro para filtrar por palavra-chave e atributos de arquivo.
    • Clique no seletor ao lado de Mostrar revisões para visualizar as revisões anteriores.
    • Clique nos cabeçalhos das colunas para alterar a forma como os arquivos são classificados.
    • Clique no ícone de reticências icon-ellipsis-vertical.pngverticaisem uma coluna para fixar, dimensionar automaticamente ou classificar por uma coluna. 
  7. Marque o caixa de verificação ao lado de cada arquivo que deseja anexar ou marque o caixa de verificação na parte superior para selecionar os arquivos disponíveis. 
    correspondence-pdm-files.png
  8. Clique em Anexar.
  9. Os documentos anexados são mostrados na tabela de dados da ferramenta Gestão de documentos.
    pdm-data-table-corro.png

    Você pode revisar ou editar os documentos anexados conforme necessário: 
    • Clique no nome de um arquivo para abri-lo no visualizador.
    • Se precisar remover algum arquivo:
      • Para remover um arquivo, passe o mouse sobre o arquivo e clique no ícone excluir icon-delete-trash6.png .
      • Para remover vários arquivos, marque o caixa de verificação ao lado de cada arquivo e clique no ícone excluir icon-delete-trash6.png acima da tabela.
  10. Quando estiver pronto para salvar a item de correspondência:
    • Para obter uma nova item de correspondência, clique em Criar e emitir ou Salvar como rascunho. 
    • Se você editou um item existente, clique em Salvar. 
      Nota: Após anexar o arquivo a um item de correspondência, um link para o item de correspondência aparecerá no icon-info3.png painel Informações do arquivo na ferramenta Gestão de documentos, oferecendo aos usuários uma maneira de acompanhar o compartilhamento de arquivos. 

Enviar e-mails com arquivos de Gestão de documentos

A ferramenta Correspondência permite que você envie automaticamente ou manualmente e-mails que incluam links seguros de arquivo de Gestão de documentos para os usuários visualizarem e fazer download. 

E-mails automáticos

O Procore envia notificações por e-mail quando determinadas ações são concluídas em itens de correspondência na ferramenta Correspondência do projeto. Se o item de correspondência tiver algum arquivo de gestão de documentos anexado, os links para esses arquivos serão incluídos no resumo de e-mail junto com o identificador de revisão e status de cada arquivo no momento da entrega.

E-mails manuais

Para transmitir arquivos manualmente da ferramenta Correspondência, siga estas etapas: 

  1. Acesse a ferramenta Correspondência do projeto.
  2. Abra a item de correspondência relevante.
  3. Clique no ícone de reticências icon-vertical-ellipsis-box-pfcp.png
  4. Selecione E-mail. 
  5. Preencha o formulário de e-mail, inclusive anexando qualquer arquivo de gestão de documentos que deseja que o usuário acesse. 


Para obter informações sobre como os usuários podem visualizar ou fazer download de anexos em um item de correspondência e em e-mails de correspondência, consulte Visualizar e fazer download de arquivos de gestão de documentos em um item de correspondência.