Compartilhar arquivos de Gestão de documentos em um item de correspondência
Objetivo
Compartilhar documentos anexando arquivos da ferramenta Gestão de documentos a um item de correspondência.
Histórico
Você pode usar a ferramenta Correspondência para criar um item de correspondência para compartilhar facilmente documentos na ferramenta Gestão de documentos. Os arquivos anexados serão vinculados diretamente da ferramenta Gestão de documentos, garantindo a manutenção de todo o histórico, contexto e permissões para documentos.
Importante
Para ver a ferramenta Correspondência no projeto e criar um item de correspondência, é necessário ter um tipo de correspondência na ferramenta Administrador de nível de empresa. Consulte Criar um novo tipo de correspondência.
Para saber mais sobre a ferramenta Correspondência, consulte Guia do usuário de correspondência.
Coisas a considerar
- Permissões de usuário necessárias:
- Permissões de nível “Padrão” ou “Administrador” na ferramenta Gestão de documentos do projeto.
E - Permissões de nível 'Padrão' ou 'Administrador' no tipo de correspondência do item OU permissões de nível 'Somente leitura' no tipo de correspondência do item com a permissão granular 'Criar item' habilitada no modelo de permissões.
- Permissões de nível “Padrão” ou “Administrador” na ferramenta Gestão de documentos do projeto.
- Informações adicionais:
- Certifique-se de que os usuários sejam adicionados aos grupos de permissão necessários na ferramenta Gestão de documentos para que possam acessar os arquivos que você anexar. Consulte Exibir e gerenciar permissões de documentos.
- Após anexar um arquivo de gerenciamento de documentos a um item de correspondência, um link para o item de correspondência aparecerá no
painel Informações do arquivo na ferramenta Gestão de documentos, oferecendo aos usuários uma maneira de acompanhar o compartilhamento de arquivos. - Saiba como os anexos da Gestão de documentos se comportam de forma diferente: Qual a diferença entre anexos da Gestão de documentos e anexos de outras ferramentas?
- No momento, existem as seguintes condições:
- Os usuários precisam fazer login no Procore para visualizar ou fazer download dos anexos da Gestão de documentos.
- Não é possível anexar arquivos de Gestão de documentos a campos personalizados ou respostas de usuário em um item de correspondência.
Pré-requisitos
Passos
Observação
Certifique-se de que os usuários sejam adicionados aos grupos de permissão necessários na ferramenta Gestão de documentos para que possam acessar os arquivos que você anexar. Consulte Exibir e gerenciar permissões de documentos.
Criando ou editando um item de correspondência
- Acesse a ferramenta Correspondência do projeto.
- Para criar uma nova item de correspondência, clique no menu Criar e selecione uma tipo de correspondência disponível.
OU
Para adicionar arquivos a uma item de correspondência existente, clique em Editar no respectivo item. - Adicione ou edite as informações na item de correspondência conforme necessário.
- Na seção Anexos, clique em Anexar arquivos.
- Clique em Gestão de documentos.
- Encontre os arquivos que deseja compartilhar. Você terá acesso às seguintes ações:
- Use a barra de pesquisa e os menus de filtro para filtrar por palavra-chave e atributos de arquivo.
- Clique no seletor ao lado de Mostrar revisões para visualizar as revisões anteriores.
- Clique nos cabeçalhos das colunas para alterar a forma como os arquivos são classificados.
- Clique nas reticências verticais
ícone em uma coluna para fixar, dimensionar automaticamente ou classificar por uma coluna.
- Marque a caixa de seleção ao lado de cada arquivo que deseja anexar ou marque a caixa de seleção na parte superior para selecionar arquivos disponíveis.
- Clique em Anexar.
- Os documentos anexados são apresentados na tabela de dados da ferramenta Gestão Documental.
Você pode revisar ou editar os documentos anexados conforme necessário:- Clique no nome de um arquivo para abri-lo no visualizador.
- Se precisar remover algum arquivo:
- Para remover um arquivo, passe o mouse sobre o arquivo e clique no botão excluir
ícone. - Para remover vários arquivos, marque a caixa de seleção ao lado de cada arquivo e clique no botão excluir ícone acima da mesa.
- Para remover um arquivo, passe o mouse sobre o arquivo e clique no botão excluir
- Quando estiver pronto para salvar a item de correspondência:
- Para obter uma nova item de correspondência, clique em Criar e emitir ou Salvar como rascunho.
- Se você editou um item existente, clique em Salvar.
Nota: Após anexar o arquivo a um item de correspondência, um link para o item de correspondência aparecerá no painel Informações do arquivo na ferramenta Gestão de documentos, oferecendo aos usuários uma maneira de acompanhar o compartilhamento de arquivos.
Enviar e-mails com arquivos de Gestão de documentos
A ferramenta Correspondência permite que você envie automaticamente ou manualmente e-mails que incluam links seguros de arquivo de Gestão de documentos para os usuários visualizarem e fazer download.
E-mails automáticos
O Procore envia notificações por e-mail quando determinadas ações são concluídas em itens de correspondência na ferramenta Correspondência do projeto. Se o item de correspondência tiver algum arquivo de gestão de documentos anexado, os links para esses arquivos serão incluídos no resumo de e-mail junto com o identificador de revisão e status de cada arquivo no momento da entrega.
E-mails manuais
Para transmitir arquivos manualmente da ferramenta Correspondência, siga estas etapas:
- Acesse a ferramenta Correspondência do projeto.
- Abra a item de correspondência relevante.
- Clique no ícone de reticências
- Selecione E-mail.
- Preencha o formulário de e-mail, inclusive anexando qualquer arquivo de gestão de documentos que deseja que o usuário acesse.
Para obter informações sobre como os usuários podem visualizar ou fazer download de anexos em um item de correspondência e em e-mails de correspondência, consulte Visualizar e fazer download de arquivos de gestão de documentos em um item de correspondência.