Criar uma reunião

Objetivo

Para criar uma reunião com a ferramenta Reuniões do projeto. 

Histórico

Você pode usar a ferramenta Reuniões para criar pautas detalhadas para as reuniões do seu projeto. A primeira etapa do processo é criar a reunião. Esse processo permite definir a data, hora, local e participantes. Esse processo é descrito nas etapas abaixo. Depois que a reunião for criada, você poderá criar categorias (consulte Criar uma categoria de reunião), que são usadas para agrupar itens da agenda em assuntos. Em seguida, você pode adicionar itens individuais da agenda (consulte Adicionar um item de reunião) às suas categorias. 

Fatores a considerar

• Permissões de usuário necessárias
• A reunião deve estar em modo Pautas. Essa é a configuração padrão ao criar uma reunião. Para saber como converter uma reunião para o modo Atas, consulte Converter uma reunião para o modo Atas.

Etapas

1. Acesse a ferramenta Reuniões do projeto. 
2. Clique em + Criar reunião.
3. Selecione + Novo ou selecione um modelo de reunião na lista.
4. Em Informações da reunião, preencha os campos relevantes para a nova reunião.

• Meeting #: Indicates the meeting number. When you create a meeting, Procore automatically assigns the first meeting in a series the number one (1). Then, when you create a follow-up meeting, Procore assigns the next meeting in the series the number two (2), and so on. Note: This field does not support the entry of letters, symbols, and leading zeros. 

• ​​​​​Meeting Name: Type a name, title, or descriptive subject line for the meeting.

• Link da Reunião: Copie e cole o link da videoconferência para o acesso dos seus participantes.
  Nota: O URL completo do link da reunião (começando com https://) deve ser incluído para que ele seja exibido como um hiperlink.

• Private Meeting: Mark this checkbox so that the meeting is only visible to scheduled attendees and users with 'Admin' level permissions to the Meetings tool. 

• Draft Meeting: Mark this checkbox to save the new meeting as a 'Draft.'

• Meeting Date: Use the calendar control to set the date for a meeting.

• Timezone: Select a timezone for the meeting.

• Start Time: Enter a start time for the meeting. Include a.m. or p.m. after the start time.

• End Time: Select an end time for the meeting. Include a.m. or p.m. after the finish time.

  SUPERUSER ONLY: To support the Meeting Templates feature, this checkbox must be disabled (unchecked). 

Obs.: se não selecionar Hora de início ou Hora de término, o Procore as definirá automaticamente como 12h00.

• Meeting Location: The location where the meeting will be held (e.g., Conference Room A, Conference Room B, and so on). 

• Overview: Enter a meeting summary or description. You can use the controls in the formatting toolbar to format your overview. 

• Attachments. Attach any relevant files. You have these options:

  • Click Attach File(s) and then choose the appropriate option from the shortcut menu that appears.
    OR
  • Use a drag-and-drop operation to move files from your computer into the grey Drag and Drop File(s) box.

• Add Attendees: Add meeting attendees by selecting people from this drop-down list. To appear as a selection in this list, a person must have a Procore user profile in the Project Directory. Additionally, if a permission template is applied to the person, the permissions must include 'Read Only' or higher on the Meetings tool. 

     Nota: A seleção de "Sim" no campo Ata Aprovada Solicitada aciona um fluxo de resposta para o participante.

4. Clique em Criar e prosseguir para a Agenda
   Anotações:
   • Um banner aparece para confirmar que a reunião foi criada e o título da página muda para "Pauta da Reunião" "
   • Se você quiser adicionar outras categorias à sua reunião, consulte Criar uma categoria de reunião. 
   • Se você quiser adicionar itens da reunião (também conhecidos como itens da pauta) à sua reunião, consulte Adicionar um item de reunião. 
   • O Procore adiciona automaticamente uma (1) categoria, denominada "Itens não categorizados", à reunião. Para renomear essa categoria, digite sobre o nome. Agora você tem estas opções:

Próximas etapas

• Criar uma categoria de reunião
• Adicionar um item da reunião

Não deixe de conferir

• Visualizar uma reunião
• Editar uma reunião
• Criar uma reunião a partir de um modelo
• Aprovar, rejeitar e comentar as atas da reunião como participante