Definir uma estratégia de implementação do Procore
Fundo
Durante a fase de lançamento de sua Implementação do Procore, sua equipe interna de implementação/treinamento deverá se reunir para discutir como você vai implementar o Procore com sucesso daqui em diante.
Coisas a considerar
Para ajudar a definir sua estratégia de implementação do Procore, você deve levar os seguintes itens em consideração.
- Quem são membros do seu Comitê Procore interno?
É importante identificar os poucos indivíduos que se tornarão especialistas in-house do Procore em sua organização. Eles servirão como um valioso recurso de treinamento/suporte, bem como fornecerão orientação perspicaz ao definir o práticas recomendadas de sua empresa.
- Como você conseguirá a bordo de novos membros e os treinará sobre como usar o Procore corretamente?
Quando novos funcionários são contratados, como você pode simplificar melhor seu processo de integrado a fim de garantir que eles sejam devidamente treinados para usar o Procore do seu jeito. Veja abaixo uma lista de recursos que você pode usar para treinar colaboradores internos e externos.
- Quais são suas práticas recomendadas do Procore?
É importante documentar os procedimentos específicos da sua empresa a fim de incentivar o uso consistente do Procore por todas as principais partes interessadas.
- Quais projetos usarão o Procore?
Por exemplo, talvez você queira que todos os novos projetos sejam gerenciados no Procore. Normalmente, se um projeto já tiver sido iniciado e estiver sendo gerenciado com sua solução anterior de gestão de construção, não recomenda-se alternar para o Procore no meio do projeto. No entanto, se quiser alternar no meio do projeto, primeiro deve discuti-lo com o contato de implementação da sua empresa no Procore.
Fases de lançamento
Veja abaixo as estratégias de implementação mais comuns do Procore para nossos clientes. A aquisição antecipada de suas equipes de projeto é fundamental para alcançar em toda a empresa adoção. Independentemente da estratégia de implementação escolhida, é importante identificar uma ou mais pessoas-chave que atuarão como suas gerente de implementação internas do Procore para cada escritório, divisão ou unidade de negócios. Trabalhe em estreita colaboração com o contato de implementação da sua empresa no Procore para obter insights e orientação durante essa fase crítica do processo de implementação.
Recomenda-se que o Procore seja implementado usando uma abordagem "escalonada" em vez de uma abordagem "instantânea". As estratégias mais comuns para a implementação são:
- Lançamento do escritório: primeiro para escritórios corporativos e, em seguida, estrategicamente para filiais.
- Lançamento de Unidade de Negócios/Setor de mercado: lançamento por setor de mercado (ou seja, Comercial, Industrial etc.)
- Data de início do projeto: implemente os projetos cronologicamente conforme eles ficam on-line.
Requisitos de treinamento para implementação para novas equipes de projeto
O Procore deve ser implementado para os grupos ou projetos definidos em uma abordagem escalonada. O que geralmente se parece com isso (mais detalhes de cada fase abaixo):
- Fase 1
Aprox. 2 a 3 semanas antes do uso necessário do Procore, os usuários são convidados e adicionados a um projeto de teste. Ao mesmo tempo, um e-mail separado é enviado aos usuários informando sobre o Procore e o que é necessário deles para o treinamento.
- Fase 2
Aprox. Uma semana antes do uso necessário, uma ou várias sessões de treinamento são agendadas e executadas pelo gerente de implementação interno.
- Fase 3
Os usuários então começam a usar o sistema, e os gerentes de implementação internos fazem check-in em intervalos regulares para ver se há dúvidas e garantir que os usuários estão utilizando o sistema conforme planejado.
Fase 1
Antes que um novo equipe de projeto seja colocado on-line, os funcionários devem concluir as certificações baseadas em funções do Procore, participar de webinars semanais de treinamento e ter acesso ao projeto de teste de caixa de areia. Detalhes abaixo:
- Projeto de teste de Sandbox: convide todos os novos funcionários para o projeto de teste sandbox. Este projeto de teste fornece uma área para praticar e revisar o material coberto pela Programa de Certificação Procore.
- Certificação do Procore : o Procore oferece treinamento básico e baseado em funções para ensinar o básico do sistema a novos usuários. Todos os cursos são autoguiados e consistem em vídeos e testes de treinamento para cada ferramenta específica.
Duas semanas antes do data de início do projeto:
Adicione usuários ao Diretório do projeto e convide-os para o Procore. Ao mesmo tempo, envie esse e-mail separadamente, editando o conteúdo para levar em conta o treinamento que você precisa deles.
Olá [FUNÇÃO],
Tenho o prazer de anunciar que recentemente nossa organização adquiriu o software Procore como uma ferramenta para aprimorar e simplificar nossos esforços de gestão de projetos. Essa decisão é o resultado de meses de pesquisa feita por equipe de projeto membros a ponto de identificar a melhor solução de gestão de projetos do mercado.
O próximo passo é fazer com que todas as nossas equipes de projeto usem o sistema. Para iniciar esse processo, você receberá um e-mail de convite com o assunto "Boas-vindas ao Procore", que permitirá que você configuração sua FUNÇÃO de usuário e senha para acessar nossa conta Procore. Após recebê-lo, preencha os requisitos de treinamento descritos no artigo.
Teremos uma reunião de treinamento para repassar todos os recursos e responsabilidades na [data de inserção]. Antes dessa reunião, faça o seguinte:
Certificação do Procore
Webinars de treinamento [ditam quais você precisa]
Agradecemos antecipadamente por adotar essa ferramenta e por todos os seus esforços enquanto continuamos a buscar a excelência em tudo o que fazemos.
Fase 2
Depois que os itens acima forem concluídos, a equipe de implementação da sua organização deverá trabalhar com novas equipes de projeto para on-line dos projetos iniciais e convidar usuários para seus projetos reais, caso ainda não tenham sido. Os gerentes de projeto de implementação devem realizar sessões de treinamento com suas equipes de projeto para garantir a adoção completa do sistema. Recomendamos a criação de um cronograma de treinamento do projeto, conforme descrito abaixo:
- Permissões de usuário e criação de projeto
- Revisar permissões para cada função de projeto
- Discutir o processo de criação de projeto
- Gestão de planos
- Revise o processo de upload de planta e a funcionalidade as-built
- Revise o processo de upload e o gerenciamento de revisão do memorial descritivo
- Gestão de orçamento e compromissos
- Revisar o processo de upload de orçamento
- Demonstrar o processo de aquisição
- Gestão de alterações
- Revise os fluxo e a criação de processos para Registros de Imprevistos, SdCs e alterações contratuais
- Colaboração e ferramentas para dispositivos móveis
- Revise o fluxo e a criação de processos para RFIs e envios para aprovação
- Destacar a capacidade móvel para membros da equipe de campo
- Gestão de RDO
- Gestão de qualidade
- Fotos em andamento
Fase 3
Depois que os usuários tiverem passado por uma sessão na qual os requisitos específicos de sua organização foram definidos, eles têm uma compreensão sólida do sistema e do que é exigido deles: podem começar a usar o sistema.
Educação continuada para o Procore