Por que e como crio uma descrição personalizada de código de orçamento para as ferramentas Finanças do projeto do Procore?
Histórico
O recurso “Criar código de orçamento” nas ferramentas Finanças de projetos do Procore permite que sua equipe crie descrições personalizadas de código de orçamento para atender a diferentes casos de uso. Alguns exemplos incluem:
- Capturar detalhes granulares sobre um único código de orçamento
- Melhorar a legibilidade das descrições de seus códigos de orçamento
- Encurtar as descrições de código de orçamento para economizar espaço
Para saber como criar descrições personalizadas de código de orçamento, consulte a resposta abaixo.
Capturar detalhes granulares sobre um único código de orçamento
Se quiser capturar detalhes mais granulares sobre um único código de orçamento, veja este exemplo.
Exemplo
Vamos supor que seu projeto do Procore esteja usando apenas os itens de segmento padrão na EAP (Estrutura de analítica de projetos) do Procore. No segmento “Código de custo” (que é baseado no MasterFormat do CSI [Instituto de Especificações de Construção]), existe um item de segmento de código de custo para contingências (17-010 - Contingência). Embora o dinheiro em seu fundo de contingência venha do mesmo código de orçamento, é importante para sua equipe garantir que seu sistema de codificação registre e rastreie o seguinte com precisão:
- Quando o código de orçamento para um item de linha financeira estiver associado a um subsídio
Um subsídio é um valor incluído em uma soma de contrato para cobrir os custos de qualquer item não especificado no contrato. - Quando o código de orçamento para um item de linha financeira estiver associado a uma contingência
Uma contingência é um valor reservado em um contrato para cobrir os custos de qualquer acréscimo ao escopo do trabalho devido a fatores de risco desconhecidos.
Para abordar esse cenário, você pode usar a opção de descrição personalizada de código de orçamento do Procore para criar duas (2) descrições para um único código de orçamento. Isso permite que sua equipe diferencie entre um código de orçamento usado para um subsídio e um código de orçamento usado para uma contingência. Na ilustração abaixo:
- O código de orçamento é: F1.17-010.M
- A descrição personalizada do código de orçamento é: Floor1.Allowance.Materials
- A descrição padrão do código de orçamento é: Floor1.Contingency.Materials
Você também pode criar descrições adicionais de código de orçamento para cada código de orçamento a fim de atender às necessidades específicas da sua organização.
Melhorar a legibilidade das descrições de seus códigos de orçamento
Ao criar segmentos usando a estrutura de códigos de orçamento do Procore, é importante observar que os segmentos estratificados são delimitados por um traço (-) e os segmentos são delimitados por um ponto (.) por padrão. Alguns clientes do Procore preferem usar códigos de orçamento delimitados com espaços (ou outros caracteres) para simplificar as descrições e melhorar a legibilidade.
Exemplo
Usando o mesmo exemplo acima, você também pode usar a opção de descrição personalizada de código de orçamento do Procore para simplificar e melhorar a legibilidade de seus códigos de orçamento. Isso pode melhorar a legibilidade de seus códigos de orçamento, conforme apresentado na ilustração abaixo:
- O código de orçamento é: F1.17-010.M
- A descrição personalizada do código de orçamento é: Flr 1 Materials Allowance
- A descrição personalizada do código de orçamento é: Flr 1 Materials Contingency
A ilustração abaixo mostra como as descrições personalizadas podem melhorar a legibilidade.
Encurtar as descrições de código de orçamento para economizar espaço
Se quiser encurtar as descrições do código de orçamento para economizar espaço na interface do usuário e em seus relatórios, veja este exemplo.
Exemplo
Neste exemplo, vamos supor que seu projeto do Procore também esteja usando os itens de segmento padrão na EAP do Procore. No entanto, você quer que as descrições de código de orçamento sejam mais curtas do que o comprimento padrão.
Para abordar esse cenário, você criaria códigos de orçamento personalizados para qualquer código que deseje encurtar. Por exemplo:
- O código de orçamento é: F1.07-015.SVC
- A descrição padrão do código de orçamento personalizado é: Floor1.Basic Thermal and Moisture Protection Materials and Methods.Professional Services
- A descrição abreviada do código de orçamento que você deseja usar é: F1.BTMPMM.ProServ
Você também pode criar descrições adicionais de código de orçamento para cada código de orçamento a fim de atender às necessidades específicas da sua organização. Esta ilustração mostra a diferença entre duas descrições no orçamento. A ilustração abaixo mostra como encurtar uma descrição de código de orçamento economiza espaço. Isso também ajuda os leitores ao gerar relatórios.
Resposta
Agora que você entende a utilidade das descrições personalizadas de código de orçamento, é possível usar dois (2) métodos para criá-las no Procore:
Com o recurso “Criar código de orçamento” nas Finanças do projeto
Você pode adicionar uma descrição personalizada de código de orçamento ao usar o recurso “Criar código de orçamento” na ferramenta Finanças do projeto do Procore. Ao criar o código, não esqueça de escolher o botão de opção Personalizado conforme exibido abaixo. Em seguida, digite a descrição personalizada na caixa de texto, conforme exibido abaixo. Para obter instruções passo a passo, consulte Criar códigos de orçamento nas ferramentas Finanças do projeto do Procore.
| Capturar detalhes granulares sobre um único código de orçamento Este exemplo mostra um único código de orçamento com uma descrição personalizada que diferencia o uso do código para um subsídio em um item de linha financeira. |
Melhorar a legibilidade de suas descrições de código de orçamento Este exemplo mostra como você pode usar descrições personalizadas de código de orçamento em nosso ambiente para simplificar e melhorar a legibilidade de seus códigos. |
Encurtar as descrições de código de orçamento para economizar espaço Este exemplo mostra um único código de orçamento com uma descrição personalizada que foi reduzida para economizar espaço na interface do usuário e nos relatórios. |
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Com o recurso de importação na ferramenta Orçamento
Se já tiver criado a estrutura de códigos de orçamento do ato e adicionado itens de linha de código de orçamento, você poderá fazer download do modelo do Microsoft Excel na ferramenta Orçamento do seu projeto. O modelo fornece uma lista de todos os itens de linha de código de orçamento existentes do seu projeto. Em seguida, basta abrir o modelo de orçamento no Microsoft Excel (ou outro programa de planilha de terceiros) e atualizar as entradas existentes na coluna “Descrição”.
- Acesse a ferramenta Orçamento do projeto.
- No menu Visualizar, selecione a visualização do orçamento. Neste exemplo, estamos trabalhando com a visualização “Orçamento padrão do Procore”.
- No painel direito, em “Importar orçamento”, clique no link Fazer download de modelo do Excel.
O Procore fará download de uma cópia do arquivo para o local de download do seu navegador Web. - Abra o arquivo de modelo no Microsoft Excel (ou em um programa de planilha compatível).
- Localize a coluna “Descrição” na planilha.
Obs.
A posição da coluna “Descrição” na planilha depende da estrutura de códigos de orçamento do projeto e da visualização do orçamento selecionada no menu “Visualizar”. Cada projeto pode ser diferente. - Digite sobre os valores existentes na coluna “Descrição” da planilha. O exemplo abaixo mostra mais detalhes sobre como esse processo funciona.
Exemplo
Neste exemplo, é possível ver que a descrição do código de orçamento foi circulada. Percebe como ela está recortada na coluna “Descrição” da ferramenta Orçamento de nível de projeto? Você pode criar uma descrição de código de orçamento para encurtá-la.
Veja abaixo um exemplo da linha correspondente no modelo de importação de orçamento visualizada em uma planilha do Microsoft Excel. O exemplo mostra a coluna “Descrição” e o valor que queremos alterar.
Veja abaixo um exemplo da descrição personalizada de código de orçamento. O exemplo mostra a coluna “Descrição” e o novo valor que inserimos.
Veja abaixo um exemplo de como a descrição personalizada de código de orçamento aparecerá na ferramenta Orçamento do projeto depois que você concluir as etapas e importar o modelo.
- Salve o arquivo de modelo.
- Em “Importar orçamento”, clique no botão Escolher arquivo.
- Localize e selecione o arquivo de modelo que você salvou.
- Quando estiver pronto para continuar, clique em Importar.
- Na janela “Confirmar importação”, clique em Confirmar importação.
Um banner VERDE de sucesso aparecerá quando o processo de importação for concluído.