Introdução à Gestão de documentos: organização de documentos e visualizações salvas
Visão geral
Fundo
A maioria das ferramentas de gerenciamento de documentos usa pastas para manter os documentos organizados e acessíveis. As pastas podem ser problemáticas porque cada revisão de documento realmente precisa existir dentro da pasta e não pode existir dentro de duas ou mais pastas ao mesmo tempo. Embora isso possa funcionar para documentos em andamento com acesso limitado, torna-se um problema quando os documentos são enviados para revisão e, em seguida, rejeitados ou publicados para um público mais amplo. Na construção, é essencial manter um histórico único e rastreável das revisões de um documento de construção e suas alterações de status ao longo do tempo. Se você tiver que copiar ou mover manualmente revisões entre pastas destinadas a diferentes fins ou públicos, perderá a rastreabilidade e correrá o risco de equipes operando com informações desatualizadas.
Com a ferramenta Gestão de documentos do Procore, as revisões de documentos são marcadas com atributos que as descrevem e filtros de pesquisa podem ser usados para encontrá-las rapidamente. Por exemplo, você pode usar filtros para localizar as últimas plantas arquitetônicas aprovadas ou ver documentos rejeitados originados de sua empresa. Você pode salvar esses filtros de pesquisa como "visualizações salvas" para facilitar a localização de documentos para você e sua equipe, o que oferece o benefício de uma estrutura de pastas de projeto padrão sem os riscos e desvantagens da duplicação de arquivos.
Como funciona
organização baseada em atributos do documento
Após o envio das revisões de documentos, os usuários poderão acessá-las na guia Documentos. Os grupos de permissão e as regras configuradas para o projeto controlam automaticamente quais revisões de documentos podem ser visualizadas por cada pessoa. Os metadados associados a cada documento garantem que os usuários possam acessar rapidamente os documentos de que precisam e que vejam apenas os documentos aos quais têm acesso.
Visualizações salvas
Nota: Os administradores podem criar exibições salvas que todos no projeto podem acessar, e qualquer usuário pode criar exibições salvas para uso pessoal.
VER TUTORIALVídeo
Práticas recomendadas
Antes de começar a configurar seus modos de exibição salvos, considere o seguinte:
- Você costuma usar uma estrutura de pastas padrão para seus projetos? Nesse caso, você pode criar exibições salvas para replicar a estrutura de pastas e controlar com eficiência o acesso aos documentos.
Nota: As exibições salvas são aninhadas dentro de coleções. - A que tipo de documentos você deseja que sua equipe tenha acesso rápido?
- Quais documentos de construção você deseja disponibilizar para as equipes de campo?
Exemplo
Em vez de precisar reorganizar manualmente os documentos dentro das pastas, as exibições salvas são orientadas por filtros. Isso significa que a lista de documentos será atualizada automaticamente.
Digamos que um controlador de documentos chamado Paul queira criar uma visualização salva para Plantas elétricas aprovadas. A partir da coleção Published (que já filtra documentos aprovados), Paul selecionará os seguintes filtros adicionais para criar uma nova exibição salva:
- Disciplina: Elétrica
- Tipo: Desenho
Configure-o
Agora que você aprendeu sobre como os documentos são organizados na ferramenta Gestão de documentos, está pronto para concluir a seguinte ação no Procore:
ITENS DE AÇÃO
Criar visualizações salvas
Para categorias às quais um administrador deseja que as pessoas tenham acesso rápido, ele pode definir o acesso da visualização salva como "Todos no projeto". Além disso, qualquer usuário pode criar suas próprias visualizações personalizadas.
Nota: Atualmente, as visualizações salvas do projeto devem ser criadas individualmente em cada projeto, mas no futuro você poderá padronizar as visualizações salvas em vários projetos da sua empresa.
