Criar uma visualização salva na ferramenta Gestão de documentos
Objetivo
Criar visualizações salvas na ferramenta Gestão de documentos do projeto.
Fundo
Como as visualizações salvas são criadas em coleções, os filtros de uma coleção afetam quais filtros podem ser escolhidos para qualquer visualização salva nela. Por exemplo, ao criar uma visualização salva "Elétrica" na coleção "Em revisão", a coleção já filtra todos os documentos, exceto aqueles com o status IR-In Review , portanto, a visualização salva só precisa adicionar o filtro E-Electric no menu suspenso disciplina. Um usuário não pode adicionar o status DR-Rascunho porque a coleção "Em revisão" o exclui. Em outras palavras, coleções e visualizações salvas têm uma relação pai e filho. As visualizações salvas (crianças) adotam os filtros de sua coleção (principal).
Coisas a considerar
- Permissões de usuário necessárias:
- Para criar uma visualização salva pessoal que só você possa ver, permissões de nível "Padrão" ou superior para a ferramenta Gestão de documentos do projeto.
- Para criar uma visualização salva para todos no projeto, permissão de nível 'Administrador' para a ferramenta de gerenciamento de documentos do projeto.
- Informações adicionais:
- Todas as visualizações salvas precisam estar em uma coleção.
- O botão "Criar" não será exibido até que você aplique pelo menos um novo filtro à lista de documentos.
- Uma visualização salva pessoal (com "Eu" selecionada como nível de acesso) só pode ser visualizada pelo indivíduo que a criou.
- As visualizações salvas pelo projeto ("Todos no nível de acesso ao projeto") não podem ser alteradas para uma visualização pessoal posteriormente. No entanto, se você tiver permissão de "Administrador" para a ferramenta, poderá alterar uma visualização salva pessoal para uma visualização do projeto posteriormente. Consulte Editar uma visualização salva na ferramenta de gerenciamento de documentos.
Passos
- Navegue até a ferramenta de gerenciamento de documentos do projeto.
- Verifique se você está na guia Documentos.
- No painel Modos de exibição salvos, clique em um modo de exibição salvo listado sob um nome de coleção em negrito. Por exemplo, clique em "Todos os documentos publicados" na coleção chamada "Publicado".
Nota: Se os painéis Modo de Exibição Salvo estiverem ocultos, clique no ícone Mostrar Modos de Exibição Salvos
na parte superior da tabela.
Ponta: Para decidir qual modo de exibição salvo da coleção escolher como ponto de partida, considere os filtros usados. Saiba como visualizar os filtros de uma coleção usando o ícone de informações
neste artigo de coleções. - Use o menu Filtros para fazer pelo menos uma alteração nos filtros na visualização salva atual. Considere estas dicas:
- Se quiser apenas a revisão mais recente de cada documento, clique no botão Revisão mais recente . Caso contrário, escolha Todas as revisões.
- A "Revisão mais recente" depende do contexto. As permissões do usuário, os filtros da coleção e como as revisões são ordenadas afetam de maneira inteligente quais revisões são exibidas na visualização salva.
- Se quiser adicionar um filtro que inclua documentos que a própria coleção já tenha filtrado, você precisará encontrar uma coleção mais adequada para a visualização salva desejada.
- Descubra quais são os filtros de uma coleção clicando no ícone de informações .
- Descubra quais são os filtros de uma coleção clicando no ícone de informações
- Se quiser apenas a revisão mais recente de cada documento, clique no botão Revisão mais recente . Caso contrário, escolha Todas as revisões.
- Opcional: Configure as colunas em sua nova visualização salva seguindo as etapas em Configurar sua visualização na ferramenta Gestão de documentos. Você pode salvar preferências como quais colunas estão visíveis, a ordem em que aparecem e se alguma está fixada à esquerda ou à direita.
- Quando estiver pronto para criar a visualização salva, clique em Criar.
Nota: Se o botão Criar estiver inativo, seus filtros estarão fora dos parâmetros da coleção ou você ainda não selecionou filtros diferentes da visualização salva na qual você está.
- Preencha as seguintes informações:
É necessário ter campos com um asterisco (*).- Nome*: insira um nome para a visualização salva. Esse nome será exibido na lista Visualizações salvas.
- Descrição: Insira uma descrição para a visualização salva.
- Acesso à visualização: selecione uma opção de acesso para a visualização salva.
Observação: somente usuários com permissões de 'Administrador' na ferramenta de gerenciamento de documentos podem criar visualizações para todos no projeto.- Para criar uma visualização salva pessoal que só você possa ver, selecione Eu.
- Para criar uma visualização salva que todos no projeto possam ver, selecione Todos no projeto.
- Clique em Criar.
A nova visualização salva será adicionada ao painel Visualizações salvas. Clique no nome da visualização salva a qualquer momento para visualizar a lista filtrada de documentos.