Introdução à Gestão de documentos: permissões de documentos
Visão geral
Fundo
Um único documento de construção pode ter dezenas de revisões e centenas de pequenas atualizações de versão ao longo de sua vida. Cada uma dessas revisões é adequada para um palco, propósito e público diferentes no trabalho. Em muitos projetos, essas revisões estão espalhadas por diferentes pastas que exigem gerenciamento manual de permissões. No entanto, com a ferramenta Gestão de documentos do Procore, você pode controlar automaticamente as permissões em cada revisão de documento individual em um "contêiner". A ferramenta pode usar os atributos dessa revisão, como status, estágio, tipo ou disciplina, para determinar automaticamente as permissões.
Como funciona
A ferramenta Gestão de documentos usa dois níveis de permissão: permissões gerais da ferramenta do Procore para conceder acesso à própria ferramenta e grupos de permissões flexíveis para conceder acesso a revisões individuais de documentos com base em seus atributos.
É possível criar grupos de permissões para diferentes funções de usuário ou empresas no projeto e você pode definir regras específicas para controlar automaticamente quais revisões de documentos esses grupos têm acesso e em qual nível devem ter acesso (p. ex., Visualizador, Proprietário ou Administrador). É possível personalizar ainda mais as permissões na guia Permissões da página Configurar definições e nos modelos de permissão para a ferramenta Fluxos.
SAIBA MAIS SOBRE PERMISSÕESVídeo
Obs.
As permissões relacionadas a Fluxos serão abordadas na próxima seção deste guia.Práticas recomendadas
Antes de configurar permissões para a ferramenta Gestão de documentos, considere o seguinte:
- Qual é o conjunto distinto de funções de usuário em seus projetos que precisam de diferentes níveis de acesso aos documentos do projeto?
- O que esses grupos devem poder acessar e quais campos de documentos são necessários para determinar esse acesso?
- Por exemplo, você pode considerar fornecer aos gerentes de projeto e controladores de documentos acesso "Administrador" a todas as revisões de documentos no sistema, mas apenas dar à sua equipe de campo acesso "Visualizador" às plantas de projeto aprovadas.
- Quem deve ser capaz de alterar as configurações na própria ferramenta de gestão de documentos?
Exemplo
Paul é membro de uma equipe de controle de documentos. Ele está atribuindo permissões para os seguintes indivíduos em sua empresa:
- Jake, outro controlador de documentos de sua empresa.
- Sarah, a gerente de projetos em sua empresa.
- Matt, que serve de encarregado para o subempreiteiro concreto.
Na ferramenta Diretório do projeto, Paul escolhe entre as permissões de nível "Administrador" ou "Padrão" para atribuir aos usuários para a ferramenta Gestão de documentos:
- Paul atribui a Jake e a si mesmo permissões de nível "Administrador".
Isso concede a eles controle total sobre a ferramenta e a capacidade de iniciar e supervisionar fluxos de documentos . - Paul atribui permissões de nível 'Padrão' a Matt e Sarah.
Eles podem usar a ferramenta com acesso padrão e participar de fluxos de aprovação de documentos. No entanto, eles não terão autoridade para alterar nenhuma configuração dentro da própria ferramenta.
Para refinar ainda mais as permissões, Paul usa dois grupos de permissões distintos na ferramenta Gestão de documentos:
- Paul adiciona Jake, Sarah e a si mesmo ao grupo de permissão 'Document Controller'.
Eles poderão fazer upload e enviar documentos, agilizando os processos de controle de documentos. - Paul adiciona Matt a um grupo de permissão "Subempreiteiro de concreto":
Ele terá acesso ao "Proprietário" a qualquer documento originário de sua empresa, independentemente do status do documento. Além disso, ele terá acesso "Visualizador" a desenhos emitidos para construção e envios técnicos associados a qualquer outra disciplina.
Próxima Lesson: Permissões do documento - Configurar
Configure-o
Agora que você aprendeu sobre permissões para a ferramenta Gestão de documentos, está pronto para concluir as seguintes ações no Procore:
ITENS DE AÇÃO
- Atribuir permissões gerais da ferramenta
- Criar grupos de permissão
- Gerenciar níveis de permissão de documentos
Nota: As permissões relacionadas a Fluxos serão abordadas na próxima seção deste guia.
1. Atribuir permissões gerais da ferramenta
Atribua permissões de nível "Padrão" ou "Administrador" à ferramenta Gestão de documentos para as pessoas que precisarão de acesso à ferramenta. Você pode atribuir essa permissão para usuários e grupos em um modelo de permissão de projeto na ferramenta Permissões ou editar manualmente a permissão para usuários na ferramenta Diretório.
2. Criar grupos de permissão
Crie grupos de permissão para os diferentes tipos de permissão necessários e adicione pessoas a eles para controlar automaticamente o acesso deles a documentos no projeto.
3. Gerenciar níveis de permissão de documentos
Controle ainda mais a permissão para documentos, especificando quais ações devem estar disponíveis para três níveis diferentes: Visualizador, Proprietário e Administrador.
Nota: No momento, essa lista está limitada a controlar quais níveis devem ser capazes de editar atributos do documento, mas personalizações adicionais serão introduzidas no futuro.
