Introdução à Gestão de documentos: organização de documentos e visualizações salvas
Visão geral
Fundo
A maioria das ferramentas de gestão de documentos usa pastas para manter os documentos organizados e acessíveis. As pastas podem ser problemáticas porque cada revisão de documento precisa existir na pasta e não pode existir em duas ou mais pastas de uma só vez. Embora isso possa funcionar para documentos em andamento com acesso limitado, isso se torna um problema depois que os documentos são enviados para revisão e, em seguida, rejeitados ou publicados para um público mais amplo. Na construção, é essencial manter um único histórico rastreável das revisões de um documento de construção e suas alterações de status ao longo do tempo. Se você precisar copiar ou mover manualmente as revisões entre pastas destinadas a diferentes fins ou públicos, você perderá essa rastreabilidade e as equipes de risco que operam com informações desatualizadas.
Com a ferramenta Gestão de documentos do Procore, as revisões de documentos são marcadas com atributos que os descrevem e é possível usar os filtros de pesquisa para encontrá-los rapidamente. Por exemplo, você pode usar filtros para encontrar as plantas arquitetônicas aprovadas mais recentes ou ver documentos rejeitados que tiveram origem em sua empresa. Você pode salvar esses filtros de pesquisa como "visualizações salvas" para facilitar a localização dos documentos para você e sua equipe, o que proporciona o benefício de uma estrutura padrão de pastas de projeto sem os riscos e desvantagens da duplicação de arquivos.
Como funciona
organização com base nos Atributos do documento
Após o envio das revisões de documentos, os usuários poderão acessá-las na guia Documentos. Os grupos de permissões e as regras configuradas para o projeto controlam automaticamente quais revisões de documentos podem ser visualizadas por cada pessoa. Os metadados associados a cada documento garantem que os usuários possam acessar rapidamente os documentos de que precisam e que vejam apenas os documentos aos quais têm acesso.
Visualizações salvas
Nota: Os administradores podem criar visualizações salvas que todos no projeto podem acessar e qualquer usuário pode criar visualizações salvas para uso pessoal.
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Práticas recomendadas
Antes de começar a configurar suas visualizações salvas, considere o seguinte:
- Normalmente você usa uma estrutura padrão de pastas para seus projetos? Nesse caso, você poderá criar visualizações salvas para replicar a estrutura de pastas e controlar de maneira eficiente o acesso a documentos.
Nota: As visualizações salvas são aninhadas nas coleções. - A qual tipo de documento deseja que sua equipe tenha acesso rápido?
- Quais documentos de construção você deseja disponibilizar para as equipes de campo?
Exemplo
Em vez de precisar reorganizar manualmente os documentos em pastas, as visualizações salvas são orientadas por filtros. Isso significa que a lista de documentos será atualizada automaticamente.
Digamos que um controlador de documentos chamado Paul queira criar uma visualização salva para plantas elétricas aprovadas. A partir da coleção Publicado (que já filtra documentos aprovados), Paulo selecionará os seguintes filtros adicionais para criar uma nova visualização salva:
- Disciplina: elétrica
- Tipo: planta
Próxima lição: cument com visualizações salvas: configurá-la
Configurá-lo
Agora que aprendeu a organizar os documentos na ferramenta Gestão de documentos, você está pronto para concluir a seguinte ação no Procore:
ITENS DE AÇÃO
Criar visualizações salvas
Para categorias às quais um administrador deseja que as pessoas tenham acesso rápido, elas podem definir o acesso da visualização salva como "Todos no projeto". Além disso, qualquer usuário pode criar suas próprias visualizações personalizadas.
Nota: No momento, é necessário criar as visualizações salvas do projeto individualmente em cada projeto, mas futuramente você poderá padronizar as visualizações salvas em vários projetos da sua empresa.
