Introdução à Gestão de documentos: permissões de documentos
Visão geral
Fundo
Um único documento de construção pode ter dezenas de revisões e centenas de pequenas atualizações de versões ao longo de sua vida. Cada uma dessas revisões depende de uma fase, finalidade e público diferentes na obra. Em muitos projetos, essas revisões estão espalhadas por diferentes pastas que precisam de gerenciamento manual de permissões. No entanto, com a ferramenta Gestão de documentos do Procore, você pode controlar automaticamente as permissões em cada revisão individual de documento em um "contêiner". A ferramenta pode usar os atributos dessa revisão, como status, fase, tipo ou disciplina para determinar automaticamente as permissões.
Como funciona
A ferramenta Gestão de documentos usa dois níveis de permissão: permissões gerais da ferramenta do Procore para conceder acesso à própria ferramenta e grupos de permissões flexíveis para conceder acesso a revisões individuais de documentos com base em seus atributos.
É possível criar grupos de permissões para diferentes funções de usuário ou empresas no projeto e você pode definir regras específicas para controlar automaticamente quais revisões de documentos esses grupos têm acesso e em qual nível devem ter acesso (p. ex., Visualizador, Proprietário ou Administrador). É possível personalizar ainda mais as permissões na guia Permissões da página Configurar definições e nos modelos de permissão para a ferramenta Fluxos.
SAIBA MAIS SOBRE PERMISSÕESVídeo
Obs.
As permissões relacionadas a Fluxos serão abordadas na próxima seção deste guia.Práticas recomendadas
Antes de configurar permissões para a ferramenta Gestão de documentos, considere o seguinte:
- Quais são o conjunto distinto de funções de usuário em seus projetos que precisam de diferentes níveis de acesso aos documentos do projeto?
- O que esses grupos devem poder acessar e quais campos do documento são necessários para determinar esse acesso?
- Por exemplo, talvez você considere fornecer aos seus gerentes de projeto e controladores de documentos acesso "Administrador" a cada revisão de documento no sistema, mas permitir apenas acesso ao "Visualizador" da equipe de campo às plantas aprovadas do projeto.
- Quem deve ser capaz de alterar as definições na própria ferramenta de gestão de documentos?
Exemplo
Paul é membro de uma equipe de controle de documentos. Ele está atribuindo permissões para os seguintes indivíduos em sua empresa:
- Jake, outro controlador de documentos da empresa dele.
- Sarah, a gerente de projetos da empresa dele.
- Matt, que serve como encarregado para a subempreiteiro de concreto.
Na ferramenta Diretório do projeto, Paul escolhe entre as permissões de nível "Administrador" ou "Padrão" para atribuir a usuários para a ferramenta Gestão de documentos:
- Paul atribui a Jake e a si mesmo permissões de nível "Administrador".
Isso concede a eles controle total sobre a ferramenta e a capacidade de iniciar e supervisionar fluxos de documentos. - Paul atribui permissões de nível "Padrão" a Matt e Sarah.
Eles podem usar a ferramenta com acesso padrão e participar de fluxos de aprovação de documentos. No entanto, eles não terão autoridade para alterar nenhuma definição na própria ferramenta.
Para refinar ainda mais as permissões, Paul usa dois grupos de permissão distintos na ferramenta Gestão de documentos:
- Paul adiciona Jake, Sarah e si mesmo ao grupo de permissões "Controlador de documentos".
Eles poderão fazer upload e enviar documentos, simplificando os processos de controle de documentos. - Paul adiciona Matt a um grupo de permissões "Subempreiteiro de concreto":
Independentemente do status do documento, ele receberá acesso ao "Proprietário" a qualquer documento originário de sua empresa. Além disso, ele terá acesso ao "Visualizador" a plantas emitidas para construção e envios técnicos associados a qualquer outra disciplina.
Próxima lição: Permissões de documentos - Configure
Configurá-lo
Agora que ficou sabendo sobre as permissões para a ferramenta Gestão de documentos, você está pronto para concluir as seguintes ações no Procore:
ITENS DE AÇÃO
- Atribuir permissões gerais de ferramenta
- Criar grupos de permissão
- Gerenciar níveis de permissão de documento
Nota: As permissões relacionadas a Fluxos serão abordadas na próxima seção deste guia.
1. Atribuir permissões gerais de ferramenta
Atribua permissões de nível "Padrão" ou "Administrador" à ferramenta Gestão de documentos para pessoas que precisarão de acesso à ferramenta. Você pode atribuir essa permissão para usuários e grupos em um modelo de permissão do projeto na ferramenta Permissões ou editar manualmente a permissão para usuários na ferramenta Diretório.
2. Criar grupos de permissão
Crie grupos de permissão para diferentes tipos de permissão de que você precisa e adicione pessoas a elas para controlar automaticamente o acesso a documentos no projeto.
3. Gerenciar níveis de permissão de documento
Controle adicional da permissão para documentos especificando quais ações devem estar disponíveis para três níveis diferentes: Visualizador, Proprietário e Administrador.
Nota: No momento, essa lista está limitada a quais níveis poderão editar os atributos de documentos, mas futuramente essa personalização adicional será introduzida.
