Concluir faturas ao proprietário com o DocuSign®

Objetivo

Para concluir o processo de assinatura eletrônica de uma fatura do proprietário em um contrato principal usando o Procore + DocuSign® integração.

Histórico

Depois que sua equipe criar uma fatura ao proprietário, os usuários do Procore com uma conta DocuSign® poderão preparar um envelope do DocuSign® para que a fatura seja enviada aos destinatários adequados para solicitar uma assinatura.

Se você for o destinatário de uma solicitação de assinatura, não precisará de uma conta do DocuSign®. No entanto, se você tiver uma conta DocuSign® e o endereço de e-mail corresponder ao e-mail que você usa no Procore, uma cópia de todos os documentos que você assinar será salva em sua conta DocuSign®. Depois que todas as assinaturas necessárias forem coletadas no DocuSign®, o Procore alterará a status do compromisso para "Aprovado".

Coisas a considerar

Pré-requisitos

Passos

Abrir a fatura ao proprietário

Há duas maneiras de abrir uma fatura ao proprietário: 

Da ferramenta Prime Contracts

  1. Navegue até a ferramenta Prime Contracts do projeto. 
  2. Localize o contrato principal associado à fatura do proprietário. Em seguida, clique no link Número . 
  3. Clique na guia Faturas . 
  4. Na tabela Faturas (pedidos de pagamento), clique no link N.º da fatura . 
  5. Na fatura, clique no botão Editar . 
  6. Na guia Resumo , clique no botão Atualizar e configurar DocuSign . 

    update-set-up-docusign-button.png

Da ferramenta de faturamento

Se você tiver permissão de nível "Administrador" na ferramenta Contratos principais, também poderá usar a ferramenta Medições do projeto para enviar faturas em massa ao DocuSign® . 

  1. Acesse a ferramenta Medições do projeto. 
  2. Clique na guia Proprietário . 
  3. Localize a fatura na tabela. Então
  4. , clique no link N.º da fatura . 
  5. Na fatura, clique no botão Editar . 
  6. Na guia Resumo , clique no botão Atualizar e configurar DocuSign . 

    update-set-up-docusign-button.png

O Procore inicia o aplicativo DocuSign® . Se ainda não estiver conectado ao DocuSign®, você receberá uma solicitação para inserir seu login credenciais. 

Faça login noDocuSign®

Preparar o envelope do DocuSign®

Após fazer login no DocuSign®, a página “Fazer upload de um documento e adicionar destinatário do envelope” será exibida. Conclua as seguintes etapas:

Adicionar documentos ao envelope

As seguintes informações do Procore são preenchidas automaticamente no envelope do DocuSign®:

  • Uma cópia em PDF da fatura será adicionada automaticamente à seção "Adicionar documentos ao envelope". 

Você tem a opção de adicionar outros documentos da seguinte forma:

  1. Opcional: Se desejar adicionar documentos adicionais ao envelope, escolha uma das opções disponíveis na seção 'Adicionar Documentos ao Envelope':

    owner-invoice-add-documents.png
     Observação
    As opções disponíveis na seção “Adicionar documentos ao envelope” são desenvolvidas e mantidas pelo DocuSign®. Para aprender a usar o DocuSign®, o Procore recomenda que você revise o conteúdo em support.docusign.com. 

    1. Fazer upload

    2. Usar um modelo

    3. Obter da nuvem

Adicionar destinatários ao envelope

Para adicionar destinatários ao envelope:

  1. Em "Adicionar destinatários ao envelope", mantenha os padrão blocos de destinatários, seus nomes e endereços de e-mail. Para faturas ao proprietário, normalmente você adicionará dois (2) destinatários da seguinte forma:  
    • Destinatário 1. Na caixa Nome , digite o nome da pessoa da sua empresa responsável pela assinatura dos pedidos de pagamento. Se houver um usuário correspondente no Diretório do projeto do Procore, o nome desse usuário aparecerá como uma seleção no lista suspensa e a integração do Procore + DocuSign® concluirá o endereço de e-mail no arquivo. Se a pessoa NÃO estiver no Diretório do projeto, você poderá digitar o endereço de e-mail aqui. 
    • Destinatário 2. Na caixa Nome , digite o nome do arquiteto responsável por certificar o pedido de pagamento com assinatura. Normalmente, este é o arquiteto ou engenheiro do projeto. Se houver um usuário correspondente no Diretório do projeto do Procore, o nome desse usuário aparecerá como uma seleção no lista suspensa e a integração do Procore + DocuSign® concluirá o endereço de e-mail no arquivo. Se a pessoa NÃO estiver no Diretório do projeto, você poderá digitar o endereço de e-mail aqui.  

      owner-invoice-add-recipients.png
 Ponta

Deseja adicionar, alterar ou remover destinatários DocuSign®?  As opções na seção "Adicionar destinatários ao envelope" são desenvolvidas e mantidas pelo DocuSign®. Se você alterar as informações do destinatário no DocuSign®, lembre-se de que quaisquer alterações feitas no DocuSign® NÃO são atualizadas no Procore e podem levar a resultados indesejados. Para garantir que a integração funcione conforme planejado, a Procore recomenda manter todos os campos de destinatário que possam ter sido adicionados ao DocuSign® pela Procore. Para aprender como usar oDocuSign®, a Procore recomenda revisar o conteúdo em support.docusign.com. 

Adicionar uma mensagem para todos os destinatários

  1. Na seção "Mensagem para todos os destinatários", faça o seguinte:
    • Assunto de e-mail
      Insira uma linha de assunto para a mensagem de e-mail de saída. 
    • Mensagem de e-mail
      Digite a cópia para o corpo da mensagem de e-mail de saída. 
  2. Clique em Avançar. 

Adicionar os campos de assinatura & enviar o envelope 

A próxima etapa é visualizar os campos de assinatura no PDF. Os campos de assinatura correspondem às funções no Procore. Por exemplo, o empreiteiro e o arquiteto que fazem parte do contrato com a fatura.  Esses campos são adicionados automaticamente ao envelope do DocuSign® pela integração do Procore + DocuSign®. 

  1. Localize o campo de assinatura "Empreiteiro" na fatura. 
  2. Em Campos padrão, use uma operação de arrastar e soltar para mover o campo Assinatura para a linha de assinatura no contrato. No painel direito em Assinatura, certifique-se de que o destinatário adequado esteja selecionado conforme ilustrado abaixo. 

    owner-invoice-add-signature-field.png
     
  3. Repita a etapa acima para adicionar o campo de assinatura do 'Arquiteto/Engenheiro' no projeto. 
  4. Opcional: Adicione qualquer outro "Campos padrão" ao formulário PDF conforme desejado.
     Observação
    As opções na área “Campos padrão” são desenvolvidas e mantidas pelo DocuSign®. Para aprender a usar o DocuSign®, o Procore recomenda que você revise o conteúdo em support.docusign.com. 
  5. Opcional: Para visualizar o envelope como destinatário, clique em Visualizar. Clique no ícone fechar (x) no canto superior direito para fechar a visualização. 
  6. Quando estiver pronto para enviar o envelope para assinatura, clique em Enviar. 
    O DocuSign® envia o envelope aos destinatários especificados. Os destinatários podem então continuar com a Próxima Etapa. Depois que todas as assinaturas forem coletadas e aplicadas ao documento no DocuSign®, você precisará alterar manualmente o status da fatura para 'Aprovada' no Procore.  

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