Fazer upload e enviar um envio para aprovação
Objetivo
Fazer upload de um envio para aprovação como apresentador no fluxo.
Histórico
Se o empreiteiro geral de um projeto de construção lhe atribuir a função de "Apresentador" em um fluxo de enviopara aprovação, isso significa que você deverá executar uma ação em um envio. Por exemplo, pode ser necessário fazer upload de plantas, planos ou outros documentos como anexos ao envio para atender aos requisitos de envio.
Normalmente, os envios para aprovação no Procore são criados por um gerente de envio para aprovação. Essa pessoa nomeia o item do envio para aprovação e conclui o entrada de dados básico do envio. O gerente de envio para aprovação também designa os membros do equipe de projeto como "Apresentador" ou "Aprovador" no fluxo de envio para aprovação.
Se você for designado como "Apresentador", o Procore enviará uma mensagem de e-mail automática com a linha de assunto "Ação necessária em um envio para aprovação" para alertá-lo de que o empreiteiro geral exige sua resposta sobre o envio.
Dependendo dos requisitos específicos do seu contrato, pode ser necessário fazer upload de anexos (documentos, plantas, planos etc.), que posteriormente serão enviados para revisão e aprovação. Para ajudá-lo com esse processo, a notificação por e-mail contém um link "Visualizar on-line". Ele também pode conter anexos que talvez você precise baixar e revisar antes de responder à solicitação de ação.
Fatores a considerar
- Permissões de usuário necessárias:
- Para responder a uma solicitação de ação em um envio para aprovação: Permissões de nível "Padrão" na ferramenta Envios para Aprovação do projeto.
- Requisitos:
- Para que o sistema lhe envie uma notificação automática por e-mail, você deve ter (1) uma conta de usuário do Procore que tenha um mínimo de permissões de nível "Padrão" na ferramenta Envios para Aprovação do projeto e (2) ser designado como "Apresentador" no fluxo do envio. Além disso, o usuário que criou o envio (ou o Gerente de Envios para Aprovação) deve ter clicado no botão Criar e Enviar E-mails do envio.
- Informações adicionais:
- O status do envio deve ser "Aberto".
- Você pode receber notificações por e-mail em várias fases da revisão, dependendo das configurações do projeto.
Etapas
Responder à solicitação de ação
- Escolha uma destas opções:
- Abra a mensagem de e-mail e clique no link Visualizar On-line . Se você não estiver logado no Procore, será solicitado a fazer login.
OU - Faça login no Procore e navegue até a ferramenta Envios para Aprovação do projeto. Em seguida, localize o envio na visualização "Itens" e clique em Visualizar ao lado do envio. Seu nome aparecerá no campo "Atribuído a".
- Abra a mensagem de e-mail e clique no link Visualizar On-line . Se você não estiver logado no Procore, será solicitado a fazer login.
- Revise as informações e os anexos do envio.
- Clique em Responder ao lado do seu nome na tabela "Fluxo do Envio para Aprovação".
- Opcional: Anexe todos os arquivos para incluir em sua resposta.
- Clique em Anexar Arquivo(s) para adicionar arquivos do Procore ou do seu computador.
- Localize e selecione (ou faça upload) os arquivos que deseja incluir usando as opções Meu Computador, Fotos, Documentos ou Formulários. As opções que você vê podem variar de acordo com suas permissões de usuário nas outras ferramentas do projeto.
- Clique em Anexar.
- OU
- Arraste e solte arquivos do seu computador.
- Clique em Anexar Arquivo(s) para adicionar arquivos do Procore ou do seu computador.
- Clique em Avançar.
- Adicione as seguintes informações:
- Resposta. O sistema seleciona automaticamente "Enviado" como sua resposta ou seleciona a resposta personalizada configurada para um item "Enviado".
Observação: a resposta selecionada automaticamente pode ser diferente se uma resposta personalizada tiver sido configurada nas configurações avançadas da ferramenta. - Comentários. Opcional. Digite algum comentário para incluir na resposta.
- Resposta. O sistema seleciona automaticamente "Enviado" como sua resposta ou seleciona a resposta personalizada configurada para um item "Enviado".
- Clique em Visualizar.
- Visualize as informações.
Dica
Se houver outra etapa no fluxo do envio para aprovação, o nome do(s) usuário(s) da próxima etapa será exibido no campo "Próximo no Fluxo". - Clique em uma das seguintes opções:
- Clique em Responder para salvar suas informações e enviar o envio para aprovação.
- Clique em Voltar se precisar alterar alguma informação.
- Clique em Cancelar para fechar a janela e retornar à página do envio para aprovação. Nota: Qualquer informação adicionada antes de fechar a janela não será salva.
O sistema envia uma notificação por e-mail para todos os tipos de usuário selecionados na configuração de e-mail "A Função do Aprovador Envia (Via Fluxo)" depois que você salva sua resposta. Consulte Quem recebe um e-mail quando um envio para aprovação é criado ou atualizado?
O sistema aguarda até que todos os usuários necessários em cada etapa da fluxo de um envio para aprovação respondam antes de mudar o atribuído a para a próxima etapa.