Posso usar o campo "Status" na ferramenta Gestão de documentos para rastrear a finalidade pretendida de um documento, conforme descrito nas normas ISO?
Fundo
Ao fazer upload de um documento na ferramenta Gestão de documentos, convém identificar a finalidade do documento com um rótulo como "Trabalho em andamento", "Para informações", "Para construção" ou outro rótulo alinhado com a interpretação dos códigos de status ISO da sua organização.
A ferramenta Gestão de documentos vem com um campo "Status" que não pode ser editado quando um fluxo é aplicado a um documento, pois esse campo é preenchido automaticamente com o status adequado em cada fase do fluxo.
Resposta
Na ferramenta Gestão de documentos, o campo "Status" não pode rastrear a finalidade pretendida de um documento se o documento tiver ou tiver um fluxo aplicado a ele. Quando um fluxo é aplicado a um documento, o modelo de fluxo controla o campo "Status" e o torna não editável. Por exemplo, o documento muda automaticamente de "Em revisão" para "Aprovado" quando um membro do fluxo aceita uma versão do documento.
Em vez disso, o administrador da empresa pode criar um campo personalizado chamado "Status do documento" com opções de campo alinhadas às opções da organização, como "Trabalho em andamento" ou "Para obter informações". Os usuários podem preencher o campo ao fazer upload de um documento ou conforme necessário durante toda a vida útil do documento. O novo campo personalizado "Status do documento" permanecerá separado do campo "Status" que rastreia a aprovação fluxo o status do documento.
Para configurar um campo personalizado "Status do documento" para fins de documento, execute as seguintes tarefas:
- Crie um campo personalizado na ferramenta Administrador da empresa e adicione as opções de campo desejadas.
- Adicione o campo a um conjunto de campos novo ou existente e atribua-o aos projetos desejados.
Nota: Assim como os campos padrão, os campos personalizados seguem as configurações e grupos de permissão escolhidos.