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Procore

Sobre fluxos na ferramenta Gestão de documentos

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disponibilidade regional
A ferramenta Gestão de documentos está disponível para contas nos seguintes países: Reino Unido, Irlanda, Austrália e Nova Zelândia. Ainda não está disponível para contas Procore nos EUA. Para saber mais, entre em contato com seu ponto de contato do Procore.

Histórico

Se sua organização usa processos de aprovação para revisões de documentos, você pode criar modelos de fluxo personalizados na ferramenta Fluxos que podem ser atribuídos a documentos carregados na ferramenta Gestão de documentos. Depois que um fluxo é iniciado, fluxo participantes são notificados para revisar documentos, opcionalmente comentá-los com marcação e fornecer um resultado de aprovação.

Conforme uma revisão de documento é revisada e aprovada ou rejeitada, o status da revisão é atualizado automaticamente no Procore. Isso significa que você não precisa alterar manualmente as definições de permissão ou mover revisões entre pastas ou ferramentas após a aprovação de um documento. Quando um fluxo for criado para um documento PDF, fluxo responsáveis poderão adicionar marcações diretamente ao PDF durante suas etapas no fluxo. Após a conclusão do fluxo, todas as fluxo decisões, marcações e anexos adicionais de arquivo serão mantidos para posterior consulta.

 Obs.
O campo Responsável pendente na ferramenta Gestão de documentos é dinâmico. Ele exibe apenas os usuários ou grupos cuja resposta é atualmente necessária para a etapa de fluxo ativa. Depois que um usuário envia sua resposta (ou o requisito de resposta de um grupo é atendido), ele é automaticamente removido desse campo.

Fatores a considerar

Etapas

Configuração inicial

Siga as etapas abaixo ao configurar fluxos para a ferramenta Gestão de documentos. Clique para ir até uma seção:

  1. Atribuir permissões de fluxo

  2. Criar um modelo de fluxo de Gestão de documentos

  3. Atribuir o fluxo a um projeto

  4. Configurar um fluxo para o projeto

Atribuir permissões de fluxo

Para todos os usuários que farão parte de um fluxo de aprovação, você precisará atribuir permissões granulares para a ferramenta Fluxos em seus modelos de permissão.

Fluxo de trabalho do Pdm Gran Perm

VISUALIZE AS ETAPAS

Você também pode personalizar as ações que os revisores podem executar em um fluxo ativo, p. ex., quem pode marcar documentos.

Permissões de fluxo do Pdm

Criar um modelo de fluxo de Gestão de documentos

Nota: Consulte Fluxos para obter mais recursos sobre a ferramenta Fluxos.

  1. Acesse a ferramenta Fluxos nível de empresa.

  2. Adicione um novo fluxo com a ferramenta Gestão de documentos selecionada.

  3. Clique em Criar.

  4. Crie seu modelo de fluxo. Para ver as etapas detalhadas, consulte Criar um modelo de fluxo personalizado .

  5. Quando estiver pronto para publicar o fluxo, clique em Salvar & Publicar.
    Rascunho do fluxo do Pdm

Atribuir o fluxo a um projeto

Depois que o modelo de fluxo de Gestão de documentos for criado, você precisará atribuí-lo aos projetos nos quais deseja usá-lo. Clique no link na coluna "Projetos atribuídos" para atribuí-lo a um ou mais projetos.

VISUALIZE AS ETAPAS

 Ponta
Se você atribuir o fluxo a um projeto de modelo, cada vez que usar esse modelo para criar um novo projeto, ele incluirá as etapas do fluxo e as atribuições do usuário. No entanto, você ainda pode revisar e modificar as atribuições fluxo e os dias para concluir conforme necessário para esse projeto.

Configurar um fluxo para o projeto

Antes que possa usar fluxos na ferramenta Gestão de documentos, você precisará configurar o fluxo do projeto. Se o projeto tiver sido criado a partir de um projeto modelo com um fluxo atribuído, ele herdará as atribuições de usuário desse fluxo, mas é recomendável revisar as atribuições. No momento, só é possível ter um fluxo padrão definido para documentos no projeto.

  1. Acesse a ferramenta Gestão de documentos do projeto.

  2. Clique no ícone Configurar definições Icons Settings Gear .

  3. Clique na guia Fluxos.

  4. Na seção "Fluxos do documento", clique em Configurar no fluxo que deseja configurar para o projeto.
    Configurar fluxo de trabalho do Pdm

  5. Configure ou revise os seguintes elementos de fluxo necessários:

    • Atribuir gerente de fluxo

    • Atribuir grupo de distribuição

    • Responsáveis e Dias até conclusão para cada etapa.

Editar um fluxo

Se precisar modificar o modelo de fluxo, visite um destes locais:

Usar Fluxos em documentos

  • Iniciar um fluxo para documentos enviados por upload

  • Revisar e responder a um documento em um fluxo

Iniciar um fluxo para documentos enviados por upload

Os documentos que exigem fluxos de aprovação precisarão de um fluxo selecionado na coluna "Fluxo atribuído". Os fluxos de trabalho começarão na primeira etapa. Consulte Iniciar um fluxo na ferramenta Gestão de documentos.

Nota: Se você enviar documentos em massa juntos, os revisores receberão um único e-mail com todos os documentos que exigem sua atenção, em vez de e-mails separados para documentos enviados individualmente.

Revisar e responder a um documento em um fluxo

Quando um fluxo para um documento for iniciado, um responsável pelo fluxo poderá revisar o documento, adicionar marcações, se necessário, e responder no fluxo. Os responsáveis pelo fluxo podem marcar documentos conforme necessário como parte da resposta.

Fluxo de resposta do Pdm

DEMO

A imagem abaixo demonstra como acessar um documento que precisa ser revisado.Nota: Em vez de clicar na guia "Em revisão", localize o documento em uma das visualizações salvas na coleção "Em revisão" na guia principal "Documentos".

Não deixe de conferir