Sobre fluxos na ferramenta Gestão de documentos
Histórico
Se sua organização usar processos de aprovação para revisões de documentos, você poderá criar modelos de fluxo personalizados na ferramenta Fluxos que possam ser atribuídos a documentos enviados por upload para a ferramenta Gestão de documentos. Depois que um fluxo for iniciado, fluxo participantes serão notificados a revisar documentos, comentar com marcação opcionalmente e fornecer um resultado de aprovação.
Conforme uma revisão de documento é revisada e aprovada ou rejeitada, o status da revisão é atualizado automaticamente no Procore. Isso significa que você não precisa alterar manualmente as definições de permissão ou mover revisões entre pastas ou ferramentas após a aprovação de um documento. Quando um fluxo for criado para um documento PDF, fluxo responsáveis poderão adicionar marcações diretamente ao PDF durante suas etapas no fluxo. Após a conclusão do fluxo, todas as fluxo decisões, marcações e anexos adicionais de arquivo serão mantidos para posterior consulta.
Fatores a considerar
- Permissões de usuário necessárias:
- As ações relacionadas aos fluxos na ferramenta Gestão de documentos podem exigir permissões nas seguintes áreas no Procore (consulte a Matriz de permissões de Gestão de documentos e Como as permissões funcionam na ferramenta Gestão de documentos?):
- Permissões gerais para a ferramenta Gestão de documentos do projeto.
- Permissões gerais para a ferramenta Fluxos de nível de empresa.
- Permissões granulares habilitadas para “Fluxos de gestão de documentos” em um modelo de permissões do projeto. Consulte Quais são as permissões granulares disponíveis para fluxos de Gestão de documentos?
- Permissões definidas na página Definir configurações da ferramenta Gestão de documentos. Consulte Definir configurações: Gestão de documentos e Visualizar e gerenciar permissões de fluxo na ferramenta Gestão de documentos.
- As ações relacionadas aos fluxos na ferramenta Gestão de documentos podem exigir permissões nas seguintes áreas no Procore (consulte a Matriz de permissões de Gestão de documentos e Como as permissões funcionam na ferramenta Gestão de documentos?):
- Informações adicionais:
- Sua organização precisa estar com a ferramenta Fluxos de nível de empresa habilitada no Procore. Consulte Sobre o programa Beta Fluxos.
Etapas
Configuração inicial
Siga as etapas abaixo ao configurar fluxos para a ferramenta Gestão de documentos. Clique para ir até uma seção:
- Atribuir permissões de fluxo
- Criar um modelo de fluxo de Gestão de documentos
- Atribuir o fluxo a um projeto
- Configurar um fluxo para o projeto
Atribuir permissões de fluxo
Para qualquer usuário que fará parte de um fluxo de trabalho de aprovação, você precisará atribuir permissões granulares para a ferramenta Fluxos de Trabalho em seus modelos de permissão.
VEJA AS ETAPASVocê também pode personalizar as ações que os revisores podem executar em um fluxo ativo, p. ex., quem pode marcar documentos.
Criar um modelo de fluxo de Gestão de documentos
Obs.: consulte Fluxos para obter mais recursos sobre a ferramenta Fluxos.
- Acesse a ferramenta Fluxos de nível de empresa.
- Adicione um novo fluxo com a ferramenta Gestão de documentos selecionada.
- Clique em Criar.
- Crie seu modelo de fluxo. Para ver as etapas detalhadas , consulte Criar um modelo de fluxo personalizado .
- Quando estiver pronto para publicar a fluxo, clique em Salvar e publicar.
Atribuir o fluxo a um projeto
Depois que o modelo de fluxo de Gestão de documentos for criado, você precisará atribuí-lo aos projetos nos quais deseja usá-lo. Clique no link na coluna "Projetos atribuídos" para atribuí-lo a um ou mais projetos.
Ponta
Se você atribuir a fluxo a um projeto de modelo, sempre que usar esse modelo para criar um novo projeto, ele incluirá as etapas e atribuições do usuário do fluxo. No entanto, ainda é possível revisar e modificar as atribuições de fluxo e os dias para conclusão conforme necessário para o respectivo projeto.
Configurar um fluxo para o projeto
Antes que possa usar fluxos na ferramenta Gestão de documentos, você precisará configurar a fluxo do projeto. Se o projeto tiver sido criado com base em um projeto de modelo com um fluxo atribuído, ele herdará isso fluxo atribuições de usuário, mas é uma boa ideia revisar as atribuições. No momento, só é possível ter um fluxo padrão definido para documentos no projeto.
- Acesse a ferramenta Gestão de documentos do projeto.
- Clique no ícone Definir configurações
. - Clique na guia Fluxos.
- Na seção 'Fluxos de trabalho de documentos', clique em Configurar no fluxo de trabalho que você deseja configurar para o projeto.
- Configure ou revise os seguintes elementos de fluxo necessários:
- Atribuir gerente de fluxo
- Atribuir grupo de distribuição
- Responsáveis e Dias até conclusão para cada etapa.
Nota: Se você precisar modificar o modelo de fluxo na ferramenta Fluxos, consulte Editar um modelo de fluxo personalizado para obter detalhes.
Usar Fluxos em documentos
Iniciar um fluxo para documentos enviados por upload
Documentos que exijam fluxos de aprovação precisarão de um fluxo selecionada na coluna "Fluxo atribuído". Os fluxos começarão na primeira etapa. Consulte Iniciar um fluxo de trabalho na ferramenta de gerenciamento de documentos.
Nota: Se você enviar documentos em massa juntos, os revisores receberão um único e-mail com todos os documentos que precisam da atenção deles, em vez de e-mails separados para documentos enviados individualmente.
Revisar e responder a um documento em um fluxo
Quando um fluxo para um documento for iniciado, um responsável pelo fluxo poderá revisar o documento, adicionar marcações, se for o caso, e responder na fluxo. Os responsáveis pelo fluxo podem marcar os documentos conforme necessário como parte da resposta.
DEMO
A imagem abaixo demonstra como acessar um documento que precisa ser revisado.
Nota: Em vez de clicar na guia "Em revisão", localize o documento em uma das visualizações salvas na coleção "Em revisão" na guia principal "Documentos".
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