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Procore

Gerenciar campos e conjuntos de campos padrão e personalizados para a ferramenta Gestão de documentos

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Objetivo

Gerenciar campos personalizados, campos padrão e opções de campo para documentos na ferramenta Gestão de documentos.

Coisas a considerar

Passos

É possível gerenciar os campos da ferramenta Gestão de documentos no nível de empresa e de projeto. Consulte as seguintes opções:

Configurar campos personalizados, conjuntos de campos e campos padrão para projetos

Criar campos personalizados

  1. Acesse a ferramenta Administrador de nível de empresa. 
  2. Na barra lateral, role para baixo até "Configurações da ferramenta" e clique em Gestão de documentos.
  3. Clique na guia Campos personalizados .
  4. Clique em Criar campo personalizado.
  5.  Insira um nome e selecione um tipo de campo para seu campo personalizado. 
  6. Clique em Criar.
  7. Seu novo campo personalizado agora está disponível para uso nos seguintes cenários:
    • Conjuntos de campos
    • Padrão de nomenclatura: considere adicionar um campo personalizado ao padrão de nomenclatura se for um dos seguintes tipos de campo: empresa, local, número, texto sem formatação (curto) ou seleção única (lista suspensa)
    • Requisitos de upload de documentos
    • Grupos de permissão : considere adicionar um campo personalizado aos padrões de permissão se for um dos seguintes tipos de campo: empresa, local ou seleção única (lista suspensa).
    • Coluna nos resultados de pesquisa da ferramenta Gestão de documentos
    • Filtre os resultados de pesquisa da ferramenta Gestão de documentos, inclusive ao exportar dados de coluna.

Criar novo conjunto de campos configurável

  1. Acesse a ferramenta Administrador de nível de empresa. 
  2. Na barra lateral, role para baixo até "Configurações da ferramenta" e clique em Gestão de documentos.
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  3. A guia Conjuntos de campos é aberta automaticamente.
  4. Clique em Criar nova.
  5. Insira um nome para o conjunto de campos e clique em Criar.
  6. Na página "Editar conjunto de campos", marque a caixa de verificação Obrigatório ao lado de todos os campos adicionais que deseja tornar obrigatórios.
    Nota: Os campos fornecidos pelo Procore não podem ser desativados e os campos obrigatórios (Nome, Versão, Status e Tipo) não podem ser marcados como opcionais. Para obter mais informações sobre os campos, consulte Quais são os diferentes campos na ferramenta Gestão de documentos? 
  7. Opcional: Clique em Adicionar campo personalizado para criar um novo campo personalizado ou  para selecionar entre os campos personalizados existentes.
    Um banner na parte superior informa quantos campos personalizados existentes você já adicionou ao conjunto de campos atual. Para obter informações sobre onde os campos personalizados aparecem, consulte Criar campos personalizados. 
  8. Clique em Salvar.
  9. Na janela "Aplicar alterações ao(s) projeto(s)?", clique em Atribuir projetos para adicionar o conjunto de campos aos projetos.
    • Na janela “Atribuir projetos”, marque a caixa de seleção ao lado de cada projeto ao qual deseja aplicar o conjunto de campos e clique em Atualizar.
    • Na janela "Aplicar alterações ao(s) projeto(s)?", clique em Confirmar.
  10. Opcional: para definir um conjunto de campos como padrão para novos projetos, clique em Definir como padrão.

Editar campos padrão

  1. Acesse a ferramenta Administrador de nível de empresa. 
  2. Na barra lateral, role para baixo até "Configurações da ferramenta" e clique em Gestão de documentos.
  3. Clique na guia Campos padrão .
    Você pode gerenciar opções para os seguintes campos:
    • Classificação: um subtipo específico de um tipo de documento.
    • Disciplina: a disciplina associada a este documento.
    • Status: o estado de um documento à medida que ele passa por um processo.
    • Tipo: as diferentes categorias de documentos, como plantas, especificações ou modelos.
    • Volume / Sistema: Um conjunto completo de equipamentos que trabalham juntos para uma função ou finalidade.
  4. Clique no ícone de seta icon-arrow-expand.png ao lado de um nome de campo para mostrar as opções desse campo.
  5. Clique em Editar.
  6. Modifique as opções do campo conforme necessário:
    • Para renomear o código de uma opção ou atualizar sua descrição, clique no campo e insira o texto atualizado. 
    • Para ocultar uma opção, desmarque a caixa de verificação.
    • Para mostrar uma opção, marque a caixa de verificação.
    • Para adicionar uma opção, clique em Adicionar opção. 
    • Para excluir uma opção, clique no ícone de exclusão.
  7. Quando estiver pronto para salvar as alterações, clique em Salvar. 
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 Obs.
O Procore também permite que os administradores de projeto editem as descrições das opções de campo para um único projeto  na página Configurar definições icons-settings-gear.png da ferramenta Gestão de documentos. Consulte Definir configurações: Gestão de documentos. 

Mostrar ou ocultar opções para um campo

Na ferramenta Gestão de documentos de um projeto, você pode personalizar quais opções serão exibidas para campos que têm várias opções. Por exemplo, você pode selecionar quais opções mostrar para o campo "Disciplina", já que é um menu suspenso de seleção única.

  1. Acesse a ferramenta Gestão de documentos do projeto.
  2. Clique no ícone Configurar definições icons-settings-gear.png.  
  3. Clique na guia Documentos.
  4. Para expandir a seção, clique no ícone de seta icon-arrow-expand.png ao lado de “Campos de documento”.
    Cada campo será listado com seu nome, tipo de campo e descrição.
  5. Clique no campo que deseja gerenciar.
    Nota: No momento, só é possível gerenciar opções de campo para campos suspensos de seleção única (como Status, Tipo e Disciplina). Se você clicar em outro tipo de campo, verá informações sobre o campo, sem nenhum botão "Editar" disponível. 
  6. Clique em Editar campo.
  7. Selecione quais opções de campo você deseja que as pessoas possam selecionar na ferramenta:
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    • Para ocultar uma opção, desmarque a caixa de verificação.
    • Para mostrar uma opção, marque a caixa de verificação.
  8. Clique em Salvar.