Para conseguir isso, você precisa restringir o nível de acesso do usuário enquanto concede uma permissão de responsável específica:
Diminua o acesso do usuário de Padrão para Somente leitura.
Selecione a permissão granular Pode ser atribuído como observação responsável .
Nota: Se quiser que eles possam responder a Observações atribuídos a usuários na mesma empresa (mesmo que esses Observações não sejam atribuídos diretamente a eles), aplique também Atualizar status e Comentar em Observações atribuídos a usuários na mesma empresa.