Para aproveitar ao máximo a ferramenta Envios para Aprovação, você deve garantir que tem todas as suas configurações no nível de projeto em vigor antes de criar envios para aprovação. Este artigo passará por cima do práticas recomendadas das definições mais notáveis. Está pronto?
A habilitação de determinadas configurações fornece funcionalidade adicional para ajudar a garantir que seus envios para aprovação sejam processados da maneira mais eficiente possível.
Essa definição permite uma opção de prefixar o número do envio para aprovação e revisão com a seção de memorial descritivo vinculada. Por exemplo, se uma seção do memorial descritivo n.º 03 30 00 for identificada no campo Seção do Memorial Descritivo de um envio para aprovação, o número do envio para aprovação (p. ex., n.º 007) e o número da revisão (p. ex., n.º 01) serão formatados como n.º 03 30 00-007.01 quando a configuração estiver habilitada. Se a configuração não estiver habilitada, o número do envio para aprovação e o número da revisão serão formatados como n.º 007.01.
Além disso, os envios para aprovação em cada seção do memorial descritivo serão numerados sequencialmente e independentemente dos envios para aprovação em outra seção do memorial descritivo quando essa definição estiver habilitada. Por exemplo:
Depois que essa configuração estiver habilitada e os envios para aprovação forem criados, não recomendamos desabilitar a configuração. Fazer isso provavelmente causará números duplicados de envios para aprovação.
As Datas limite dinâmicas são uma configuração opcional, mas recomendada, que define fluxo durações das etapas em vez de datas limite fixas. Isso garante que cada fluxo etapa e função tenha seu prazo contratualmente obrigatório para revisar e responder a cada item de envio para aprovação. Conforme fluxo etapas forem concluídas, o data limite da próxima etapa se ajustará automaticamente para a frente (se a etapa anterior estava atrasada) ou para trás (se a etapa anterior era antecipada) para sempre cumprir as durações definidas. As regras vencidas ainda se aplicam se as etapas do fluxo não responderem por seus data limite. Consulte O que são as datas limite dinâmicas do aprovador?
Os cálculos do cronograma do envio para aprovação são um recurso opcional, mas altamente recomendado, que exibe datas de marco relevantes para um item de envio para aprovação. Esses campos consistem no seguinte:
Esses campos são compatíveis com a capacidade de calcular retroativamente as datas limite planejadas para cada membro do processo de fluxo com base em datas específicas necessárias no local, horários de execução e tempos de revisão alocados. Essa configuração facilita o relatório sobre o andamento de um envio para aprovação para determinar se está no caminho certo.
Quando a opção "Cálculos do Cronograma do Envio para Aprovação" estiver ATIVADA:
A exibição dessas informações permite que você adicione e consulte essas datas importantes ao criar seu fluxo para garantir que seu envio para aprovação seja aprovado até a data necessária no local. Consulte Habilitar cálculos de cronograma de envio e Configurar cálculos de cronograma de envio.
Essa definição é altamente recomendada. Quando habilitada, as respostas do envio para aprovação de "Rejeitar" ou "Revisar e reenviar" de um aprovador do fluxo encaminham automaticamente a responsabilidade "Atribuído a" para o gerente de envio para aprovação determinar a próxima etapa.
Essa definição simplifica os fluxos e elimina revisões desnecessárias. Para interações entre o Apresentador e o Aprovador, é uma oportunidade para o gerente de envio para aprovação abordar um envio incorreto do Apresentador antes que ele possa avançar para o próximo Aprovador.
Para fluxos com várias etapas do Aprovador, elimina a necessidade de inserir uma etapa extra dedicada ao gerente de envio para aprovação entre as etapas do Aprovador para garantir que uma resposta "Rejeitar" ou "Revisar e reenviar" não avança para a próxima etapa.
Essas definições regulam quais funções de envio para aprovação serão copiadas em notificações por e-mail resultantes de uma ação de envio para aprovação específica. É possível configurar essas notificações conforme necessário para alterar o número de notificações que estão sendo enviadas. Consulte Quando a ferramenta Envios envia notificações por e-mail para usuários do Procore?
Essas funções identificam as ações específicas necessárias do Responsável em um item de envio para aprovação. As funções e suas ações específicas incluem:
Consulte Envios – Diagramas de fluxo de trabalho para ver como essas funções funcionam juntas no ciclo de vida de um envio.
Essas definições permitem personalizar as respostas que podem ser usadas por Revisores e Aprovadores. Por exemplo, você pode adicionar "Revisado" como a resposta preferencial do seu projeto em vez de "Aprovado". Os administradores do envio para aprovação podem criar até 12 respostas personalizadas para cada padrão resposta, com exceção de "Pendente" e "Enviado", que permitem cada uma uma resposta personalizada. Não é possível excluir as respostas personalizadas se estiverem sendo usadas em um envio para aprovação. É possível editá-la, mas observe que a resposta editada substituirá a resposta anterior em todos os lugares nos quais a resposta anterior foi usada. Consulte Gerenciar respostas de envio personalizadas.
Ao longo de um projeto, as equipes reutilizam constantemente a mesma fluxo em vários envios para aprovação. As equipes precisam ser capazes de definir esses fluxos como modelos e aplicá-los quando necessário, em vez de recriar a mesma fluxo para vários envios manualmente. Se um engenheiro de projetos vai construir a mesma fluxo em 10 itens diferentes, isso é muito tempo extra gasto realizando uma ação repetitiva. Com esse recurso, é possível criar e reutilização dos modelos conforme necessário.
A criação fluxo modelos economiza tempo e garante que as equipes necessárias revisem os itens de envio para aprovação na ordem adequada. Consulte <a title=" " href.path="//products/online/user-guide/project-level/submittals/tutorials/manage-submittal-workflow-templates" href.nome de arquivo..."href...".. /.. /tutoriais/gerenciar-envios para aprovação-modelos de fluxo/"modelos de fluxo de envio para aprovação >Manage.
Agora que as configurações de envio para aprovação do seu projeto estão em vigor, você pode começar a criar envios para aprovação. Os métodos mais rápidos para criar um registro de envio para aprovação estão usando o Gerador de envios para aprovação ou importações de envio para aprovação do Procore. Consulte <a title=" " href.path="//products/online/user-guide/project-level/submittals/best-practices-submittals/best-practices-submittal-builder" href.nome de arquivo..."href...".. /práticas recomendadas-gerador de envios para aprovação/">Est práticas: Gerador de envios para aprovação e <a title=" " href.path="//products/online/user-guide/project-level/submittals/best-practices-submittals/best-practices-submittal-imports" href.nome de arquivo..."href...".. /práticas recomendadas-envios para aprovação-importações/">Est práticas: importações de envios para aprovação para obter mais informações e recomendações para o uso desses métodos.