Criar subcontratos

 

Objetivo

Criar um subcontrato no Procore utilizando a ferramenta Compromissos do projeto. 

Histórico

Os subcontratos podem ser concedidos durante as fases de pré-construção e construção de um projeto e normalmente são criados e acompanhados no Procore pelo gerenciamento do projeto. Após uma adjudicar contrato principal, o gerente de projeto cria ordens de compra e subcontratos para especialidades específicas a fim de garantir materiais e serviços de subempreiteiro para um projeto. 

Coisas a considerar

Pré-requisitos

Passos

  1. Acesse a ferramenta Compromissos do projeto.
  2. Na guia Contratos , clique no botão Criar e escolha Subcontratar na lista suspensa. 

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  3. Siga para as próximas etapas:

Adicionar as informações básicas

Atualize as informações básicas da seguinte forma:

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 Obs.
  • Ao adicionar as informações básicas, não há campos obrigatórios. 
  • Se você clicar no botão Criar sem preencher nenhuma entrada de dados, o Procore salva o contrato, lista você como o criador e o coloca automaticamente no status Rascunho .
  • Número do contrato
    Para numerar seus contratos, escolha uma destas opções:
    • Se você numerar seus contratos usando um sistema de numeração sequencial, poderá inserir qualquer combinação de caracteres alfanuméricos nessa caixa. Para contratos subsequentes, o Procore aplica automaticamente uma numeração consecutiva em ordem crescente.
      Exemplo

      Os exemplos abaixo mostram como funciona a numeração consecutiva ascendente do Procore:

      • Se o contrato anterior era 1, os próximos contratos são 2, 3e assim por diante.
      • Se o contrato anterior foi PC-0001, os próximos contratos serão PC-0002, PC-0003e assim por diante.
      • Se o contrato anterior tiver sido DCA00010-12-G-0001, os próximos contratos serão DCA00010-12-G-0002, DCA00010-12-G-0003e assim por diante.
    • Se você NÃO numerar seus contratos usando numeração sequencial, poderá inserir manualmente um número exclusivo para cada contrato principal. Para fazer isso, digite sobre a entrada existente na caixa Número . NÃO é permitido ter números duplicados de contrato.
  • Empresa contratada
    Selecione o nome do proprietário do projeto ou da empresa do cliente do projeto na lista suspensa. Esta é a empresa proprietária do projeto de construção ou do cliente que contratou sua empresa para supervisionar o trabalho do projeto. Para aparecer como uma opção de lista, Adicione uma empresa ao diretório do projeto. 
  • Título
    Digite um nome descritivo para o contrato.
  • Opcional: Assine com DocuSign®
    Mova este botão para a direita para coletar assinaturas com a integração Procore + DocuSign®. Para saber como ativar a integração no Procore, consulte Habilitar ou desabilitar a integração DocuSign® em um projeto Procore. 

Atualizar as informações gerais

Atualize o contrato com informações mais gerais:

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  • Status
    O Procore atribui automaticamente aos contratos a status "Padrão". Para selecionar outra status, escolha uma das status rótulos na lista suspensa. As opções incluem 
     Observação
    Para criar alterações contratuais e faturas, é necessário definir o status do seu contrato como Aprovado ou Concluído.
  • Executado
    Marque essa caixa de seleção se o contrato tiver sido totalmente executado. Um contrato totalmente executado é uma contrato legalmente eficaz que foi assinada por representantes autorizados para cada parte.
  • Retenção Padrão
    Insira um número para representar o percentual que será retido como retenção nos itens de linha da Tabela de Valores do contrato. Por exemplo, se você planeja retenção de dez (10) por cento do valor do item de linha, insira 10%.
  • Descrição
    Insira uma descrição mais detalhada da contrato principal. Você pode aplicar as opções na barra de ferramentas de formatação ao seu texto. 

Atualizar o acesso ao contrato

O uso da definição de privacidade permite apenas administradores de projeto e o acesso de usuários não administradores selecionados. Para alterar as permissões de acesso do contrato, faça o seguinte:

  1. Verifique ou Desmarque a caixa "Privado". O Procore ATIVA ESSA definição por padrão. 
  2. Selecione um funcionário da "Empresa contratada" no contato da fatura lista suspensa. 

Atualizar as datas do contrato

Para atualizar o contrato com datas importantes, faça o seguinte:

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 Observação
O Administrador Procore da sua empresa gerencia as datas que aparecem na seção 'Datas do Contrato' usando o recurso de conjuntos de campos configuráveis. Para obter detalhes, consulte Quais campos da ferramenta Compromissos podem ser configurados como obrigatórios, opcionais ou ocultos?
  • Data de início
    Selecione a data de início oficial do projeto de construção.
  • Conclusão prevista
    Selecione o nome de arquivo...">estimado data de conclusão do projeto <a class="F1" title=" " href.path="//references/construction-management/glossary-of-terms" href.anchor="Estimated_Completion_Date" href.de construção no controle de calendário.
     Em versão Beta
    Observe os usuários participantes do programa Beta de versão limitada "Alterações contratuais iniciadas em campo". As informações abaixo detalham uma configuração que está disponível para usuários do Procore que participam do Programa Beta do participante para alterações contratuais iniciadas em campo. Para obter mais informações sobre essa versão, consulte Compromissos: permitir que os colaboradores enviem alterações contratuais iniciadas em campo. 
  • Conclusão real Selecione a nome de
    arquivo data de conclusão >actual do <a class="F1" title=" " href.path="//references/construction-management/glossary-of-terms" href.anchor="Actual_Completion_Date" href.projeto de construção .
  • Contrato assinado recebido
    Selecione a data no controle de calendário. O contrato assinado recebido representa a data em que o contrato executado foi recebido.

Adicionar o escopo de trabalho

As inclusões e exclusões de contratos variam de projeto para projeto. No entanto, a intenção é definir exatamente o que está incluído e NÃO incluído no preço e escopo de trabalho do contrato. Para atualizar o cartão 'Inclusões e Exclusões' do contrato, faça o seguinte:

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  • Inclusões
    Adicione as inclusões do contrato nesta caixa. Você pode aplicar as opções da barra de ferramentas de formatação ao seu texto. 
  • Exclusões
    Adicione as exclusões do contrato nessa caixa. Você pode aplicar as opções na barra de ferramentas de formatação ao seu texto. 

Definir o método contábil

O primeiro passo na atualização de uma Tabela de Valores é definir o método de contabilização do contrato. O método escolhido também se aplica a todos os pedidos de alteração e/ou faturas desse contrato. O método contábil só pode ser alterado ANTES de você adicionar itens de linha a um SOV. O Procore NÃO permite que você altere o método contábil de um contrato após a adição de itens de linha. 

 Ponta
Qual a diferença entre o contrato Baseado em valor e Baseado em unidade/quantidade? Para obter detalhes, consulte Como definir o método de contabilização de um contrato ou financiamento?
  • Para alterar a método contábil para Unidade/quantidade, clique no botão Alterar para Unidade/quantidade. 
  • Para alterar o método de contabilidade de volta para Baseado no Valor, clique no botão Alterar para Baseado no Valor . 

Atualizar a Tabela de Valores

Há dois (2) métodos para atualizar os SOV (Itens do contrato) do subcontrato:

Adicionar itens de linha aos itens do contrato

Ao padrão, você poderá inserir itens de linha nos SOV (Itens do contrato) do subcontrato a qualquer momento, desde que NÃO esteja na status "Aprovado".

 Observação
Se sua equipe de projeto tiver ativado a configuração 'Ativar cronograma de valores sempre editável' nesta ferramenta, os usuários com a permissão de usuário necessária para editar subcontratos poderão adicionar itens de linha ao cronograma de valores quando um contrato estiver em qualquer status. Para obter informações específicas sobre essa configuração, consulte O que é a configuração 'Ativar programação de valores sempre editável'?

Para adicionar manualmente itens de linha à Tabela de Valores:

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  1. Escolha uma destas opções:
    • Se o SOV estiver em branco, clique em Adicionar linha em 'Você ainda não possui itens de linha'. 
      OU
    • Se você tiver itens de linha existentes, clique em Adicionar linha. 
      Procore cria novos itens de linha começando com o número '1'. As linhas subsequentes são criadas em ordem numérica. 
  2. Designe um código de orçamento para o novo item de linha. Você tem estas opções:
    • Para atribuir um código de orçamento existente à item de linha, comece digitando um código na caixa Pesquisar e selecione o código correspondente na lista. 
      OU
    • Para criar um novo código de orçamento para o item de linha, clique no botão Criar código de orçamento . Em seguida, selecione os itens de segmento adequados nas lista suspensa (s) para atender aos requisitos de padrão do código de orçamento do seu projeto. Em seguida, clique em Criar.
  3. Dependendo do método contábil que você está usando, escolha as etapas apropriadas para adicionar um item de linha:
    • Para um contrato baseado em valor: 
      Um SOV baseado em valor requer esse entrada de dados:
      • Código de orçamento
        Selecione um código de orçamento ou clique em Criar código de orçamento. Consulte O que é um código de orçamento na EAP do Procore? 
      • Descrição
        Insira uma descrição para a item de linha. Por exemplo, digite: Taxa de serviço mensal
      • Quantidade
        Insira o valor total da item de linha.
      • Cobrado até a data
        Mais tarde, quando você criar faturas, esta coluna mostrará automaticamente o valor que já foi faturado até o momento. 
      • Valor restante
        Posteriormente, ao criar faturas, essa coluna mostrará automaticamente o valor que AINDA NÃO foi faturado até o momento.
    • Para um contrato baseado em unidade/quantidade:
      Um SOV baseado em unidade/quantidade requer esta entrada de dados: 
      • Código de orçamento
        Selecione um código de orçamento ou clique em Criar código de orçamento. Consulte O que é um código de orçamento na EAP do Procore? 
      • Descrição
        Insira uma descrição para a item de linha. Por exemplo, digite: Taxa de serviço mensal
      • Quantidade
        Insira o número de unidades.
      • UM
        Selecione a UM (Unidade de medida) na lista. Consulte Quais unidades de medida estão incluídas na lista mestra do Procore? e Adicionar uma unidade de medida à lista mestre de unidades de medida.
      • Custo Unitário
        Insira o Custo Unitário nesta caixa. Você notará que o valor nesta coluna contém quatro (4) casas decimais (por exemplo, US$ 0,0000) para permitir que você insira o valor específico necessário para calcular o preço preciso. 
        Exemplo
        Se você estiver comprando 50.000 unidades por US$ 1.006.625,00, você inseriria um preço unitário de US$ 20.1325. 
      • Quantidade
        O sistema calcula automaticamente o subtotal para você com base nas entradas de Quantidade, UM e Custo unitário. 
      • Cobrado até a data
        Mais tarde, quando você criar faturas, esta coluna mostrará automaticamente o valor que já foi faturado até o momento. 
      • Valor restante
        Posteriormente, ao criar faturas, essa coluna mostrará automaticamente o valor que AINDA NÃO foi faturado até o momento.
  4. Opcional: repita as etapas acima para adicionar quantos itens de linha forem necessários. 
  5. Clique em Salvar. 
    O Procore salva os itens de linha nos SOV (Itens do contrato) do contrato. 
Importar itens de linha para itens do contrato de um arquivo CSV
  1. No cartão 'Tabela de Valores', clique no botão Importar SOV de CSV . 

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  2. Clique no botão Fazer download de modelo CSV e escolha uma destas opções:
    • Modelo em branco. Clique nessa opção para fazer download de um modelo em branco. 
      OU
    • Modelo com itens de linha existentes.  Clique nesta opção para baixar um modelo que inclua quaisquer dados de itens de linha existentes no orçamento do seu projeto. 
       Observação
      • O Procore fará download de um arquivo modelo CSV para o local de download do arquivo do navegador Web.
      • O nome do arquivo é: TBD
  3. Abra o modelo que você baixou em seu computador. 
  4. Insira os dados que deseja enviar diretamente para o modelo. 
     Importante
    NÃO altere ou reorganizar os Cabeçalhos das colunas no arquivo de modelo. 
  5. Depois de inserir os dados do item de linha, salve as atualizações do arquivo no formato de arquivo 'Valores separados por vírgula'. 
  6. Navegue de volta para Procore. Em seguida, na seção ‘Arquivo CSV’, escolha uma destas opções:
    • Clique em Fazer upload de arquivo. 
      OU
    • Use uma operação de arrastar e soltar para mover o modelo que você acabou de atualizar para a seção "Arquivo CSV". 
  7. Escolha uma destas opções:
    • Adicione outros itens de linha. Escolha essa opção se quiser criar novos itens de linha usando os dados em seu modelo.
      OU
    • Substituir itens de linha existentes. Escolha essa opção se quiser apagar todos os itens de linha existentes do subcontrato e substituí-los por dados em seu modelo. 
       Observação

      Se a configuração 'Ativar cronograma de valores sempre editável' estiver ativada na ferramenta Compromissos do projeto, a opção 'Substituir itens de linha existentes' ficará esmaecida e indisponível para uso quando uma fatura for criada e os itens de linha forem cobrados. Para saber mais, consulte O que é a configuração 'Ativar programação de valores sempre editável'? 

  8. Clique em Importar. 

Anexar arquivos 

Para adicionar anexos de arquivo ao contrato:

  1. No cartão 'Anexos', clique em Editar.
  2. Clique em Anexar arquivos. 
  3. Na caixa de diálogo "Anexar arquivos", selecione o local no qual os arquivos para upload são armazenados. As opções incluem:
    • Meu computador. Clique em Fazer upload de arquivos para abrir o localizador do seu computador. Selecione os arquivos para fazer upload e clique em Abrir. 
    • Fotos, fotos. Se a ferramenta Fotos estiver ativa no projeto, escolha o local na lista Selecionar álbum e pesquise um ou mais arquivos para fazer upload. 
    • Plantas. Se a ferramenta Plantas estiver ativa no projeto, escolha a área na lista Selecionar área e pesquise um ou mais arquivos para fazer upload. 
    • Formulários. Se a ferramenta Formulários estiver ativa no projeto, escolha o modelo na lista Selecionar modelo e procure o(s) arquivo(s) para upload. 
    • Documentos. Se a ferramenta Documentos estiver ativa no projeto, acesse a pasta que armazena os arquivos para fazer upload e selecioná-los. 
  4. Clique em Anexar. 

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    Um indicador de progresso mostra o status do upload. 
  5. Clique no ícone Fechar (X) na caixa de diálogo Anexar Arquivos.  

Salvar o contrato

 Observação
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Se o Contrato # do compromisso que você está criando tiver sido usado anteriormente em qualquer projeto da sua empresa, uma janela de confirmação aparecerá para perguntar como você gostaria de proceder. Se você optar por ignorar essa mensagem, clique em Salvar e o contrato será criado. Além disso, se você não quiser receber essa mensagem ao criar compromissos futuros, marque a caixa ao lado do texto Don'at como novamente. 

Para salvar o contrato, clique em um (1) destes botões:

  • Criar. Clique nesse botão para salvar o novo contrato e retornar à guia "Geral" no modo de visualização. 
    OU
  • Conclua com o DocuSign®. Clique neste botão para iniciar a integração Procore + DocuSign® e preparar o envelope para assinatura. Para saber mais, consulte DocuSign ®.
    OU
  • Cancele.

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