Editar uma visualização salva na ferramenta Gestão de documentos

Objetivo

Editar uma visualização salva na ferramenta Gestão de documentos do projeto.

Fundo

Uma visualização salva é um conjunto salvo de filtros de pesquisa para acesso rápido a documentos na ferramenta Gestão de documentos. As visualizações salvas organizam visualmente seus documentos e também atendem às necessidades de um contexto específico, como a visualização salva "Plantas elétricas publicadas" para eletricistas que desejam ver apenas as versões aprovadas mais recentes de um tipo de documento específico. Ao contrário das pastas tradicionais, as visualizações salvas não exigem que os usuários especifiquem um local de upload; elas preenchem automaticamente revisões passadas, presentes e futuras do mesmo documento.

Os administradores podem criar visualizações salvas para todos no projeto, e usuários individuais podem criar visualizações salvas que ficam visíveis apenas para eles. Cada visualização salva é mantida dentro de uma coleção, que é uma categoria principal com seu próprio conjunto de filtros determinado pelos Administradores do projeto.

Os filtros de uma coleção afetam quais filtros podem ser escolhidos para qualquer visualização salva dentro dela. Por exemplo, ao criar uma visualização salva "Elétrica" na coleção "Em revisão", a coleção já filtra todos os documentos, exceto aqueles com o status IR-In Review , portanto, a visualização salva só precisa adicionar o filtro E-Electric no menu suspenso disciplina. Um usuário não pode adicionar o status DR-Rascunho porque a coleção "Em revisão" o exclui. Em outras palavras, coleções e visualizações salvas têm uma relação pai e filho. As visualizações salvas (crianças) adotam os filtros de sua coleção (principal).

Coisas a considerar

Permissões de usuário necessárias:
- Para editar sua própria visualização salva, permissões de nível "Padrão" ou "Administrador" na ferramenta Gestão de documentos.
- Para editar uma visualização salva de projeto, Permissões de nível "Administrador" para a ferramenta Gestão de documentos.
Informações adicionais:
- As visualizações salvas que foram criadas para "Todos no projeto" não podem ser alteradas para visualizações pessoais.

Passos

Acesse a ferramenta Gestão de documentos do projeto.
Verifique se você está na guia Documentos.
No painel Visualizações salvas, clique na visualização que deseja atualizar.
Nota: Se os painéis de visualização salva estiverem ocultos, clique no ícone Mostrar visualizações salvas na parte superior da tabela.
Você terá acesso às seguintes ações:

Atualizar filtros de visualização salvos

Siga as etapas abaixo se quiser fazer alterações nos documentos que aparecem em uma visualização salva que você criou. Você também pode modificar os filtros de uma visualização salva de um administrador criado, mas para salvar seus novos filtros, será necessário criar uma nova visualização salva.

Clique no nome da visualização salva.
No menu Mais filtros , adicione ou remova filtros para alterar quais documentos são exibidos na visualização.
- Após fazer uma alteração, um botão "Atualizar" aparecerá ao lado do nome da visualização salva e o botão "Criar" ficará ativo caso você queira criar uma nova visualização salva .
- Se você não vir o botão "Atualizar", a visualização salva não foi criada por você e você não poderá editá-la.
- Consulte Pesquisar e filtrar documentos para saber mais sobre filtragem, inclusive sobre a localização do filtro Revisão/revisão mais recente.
Clique em Atualizar ao lado do nome da visualização salva. As alterações serão aplicadas automaticamente à visualização salva.

Atualizar colunas de visualização salvas

Você pode salvar as preferências de coluna para que elas façam parte de uma visualização salva. Faça alterações na coluna e clique no botão "Atualizar" que aparece ao lado do nome da visualização salva. Você pode salvar configurações como quais colunas estão visíveis, sua ordem e se alguma está fixada à esquerda ou à direita. Siga as instruções detalhadas, consulte Configurar sua visualização na ferramenta Gestão de documentos.

Editar o nome ou a descrição de uma visualização salva

Siga as etapas abaixo se quiser fazer alterações no nome ou na descrição de uma visualização salva. Também é possível alterar uma visualização salva para ficar visível para todos no projeto se você tiver permissões de "Administrador" para a ferramenta Gestão de documentos.

Na seção "Visualizações salvas", clique no ícone de reticências verticais ao lado da visualização salva para a qual deseja editar os detalhes.
Nota: Você precisa ser o criador da visualização salva ou um Administrador no projeto para ver esse ícone e editar os detalhes de uma visualização salva.
Clique em Editar nome e descrição.
Isso abrirá a janela "Atualizar visualização salva".
Atualize os campos Nome e Descrição conforme necessário.
Nota: Se você tiver permissões de "Administrador" para a ferramenta Gestão de documentos, também poderá optar por alterar sua visualização salva pessoal para uma que todos no projeto possam ver selecionando "Todos no projeto" no campo "Visualizar acesso". No entanto, as visualizações do projeto não podem ser alteradas novamente para visualizações pessoais.
Clique em Atualizar.