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Enviar e-mails semanais de lookaheads de projeto, recurso e cronograma

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Objetivo

Enviar e-mails de cronograma para as partes interessadas do projeto.

Coisas a considerar

  • Permissões de usuário necessárias:
    • Permissões de "Administrador" na ferramenta Cronograma do projeto.
      Nota: Para visualizar ou editar informações na página Tabela de permissões para a ferramenta Cronograma, a permissão "Administrador" para a ferramenta Diretório do projeto também é necessária.
  • Requisitos:
  • Informações adicionais:
    • Os e-mails NÃO serão enviados automaticamente se não houver itens ou tarefas a serem executados para o determinado período ou se as tarefas estiverem 100% concluídas. No entanto, os e-mails ainda serão enviados se o aplicativo Enviar cronograma do projeto agora estiver clicado.

Passos

  1. Acesse a ferramenta Cronograma do projeto.
  2. Clique em Definir configurações icons-settings-gear.png ícone.
  3. Clique em Configurações de e-mail.
  4. Escolha uma destas opções:
    • Para enviar o cronograma semanal do projeto:
      1. Marque a caixa de seleção Habilitar semanal para enviar e-mails semanais para usuários especificados que mostrem todas as próximas tarefas no cronograma do projeto. 
      2. Ao lado de Definições, defina quando os e-mails serão enviados e quantas semanas serão exibidas no e-mail.
      3. Quando terminar de definir essas informações, acesse a página Tabela de permissões.
      4. Selecione quais usuários receberão e-mails verificando a caixa na coluna E-mail semanal do projeto. 
        Obs.: se um e-mail semanal do cronograma do projeto for enviado por meio de Definições de e-mail e um usuário tiver a caixa de e-mail semanal do cronograma do projeto marcada ao lado de seu nome, o usuário receberá um e-mail do cronograma pelo número de semanas exibidas nas definições de e-mail.
      5. Se desejar enviar imediatamente um cronograma semanal do projeto, siga as etapas abaixo.
        1. Navegue de volta para a página Configurações de e-mail .
        2. Clique em Enviar cronograma do projeto agora.
    • Para enviar o cronograma de recursos semanais:
      1. Marque a caixa de seleção ao lado de Habilitar semanalmente para enviar e-mails semanais para usuários especificados mostrando todas as próximas tarefas no cronograma do projeto. 
      2. Ao lado de Definições, defina quando os e-mails serão enviados e quantas semanas serão exibidas no e-mail.
      3. Quando terminar de definir essas informações, acesse a página Tabela de permissões.
      4. Selecione quais usuários receberão e-mails marcando a caixa na coluna E-mail de recurso semanal. 
        Observação: se um e-mail de recurso for enviado por meio de Configurações de e-mail e um recurso de usuário for atribuído a uma atividade agendada nesse período, o e-mail de recurso será enviado para esse usuário individual.
      5. Se desejar enviar imediatamente uma programação semanal de recursos, siga as etapas abaixo.
        1. Navegue de volta para a página Configurações de e-mail .
        2. Clique em Enviar agendamento de recursos agora.
    • Para enviar e-mail de lookahead semanal
      1. Marque a caixa de seleção ao lado de Habilitar semanalmente para enviar e-mails semanais para usuários especificados mostrando todas as próximas tarefas no cronograma de lookahead. 
      2. Ao lado de Definições, defina quando os e-mails serão enviados.
      3. Quando terminar de definir essas informações, acesse a página Tabela de permissões.
      4. Selecione quais usuários receberão e-mails verificando a caixa na coluna E-mail de lookahead semanal. 
        Obs.: se um e-mail de lookahead for enviado por meio de Definições de e-mail e o recurso, empresa ou indivíduo de um usuário for atribuído a uma atividade do cronograma de lookahead no lookahead mais recente, o e-mail de lookahead será enviado para esse usuário individual.
      5. Se quiser enviar um e-mail de lookahead imediatamente, siga as etapas abaixo.
        1. Navegue de volta para a página Configurações de e-mail .
        2. Clique em Enviar lookahead de cronograma agora.
  5. Clique em Atualizar para salvar as alterações.