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Enviar e-mails semanais de lookaheads de projeto, recurso e cronograma

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Objetivo

Enviar e-mails de cronograma para as partes interessadas do projeto.

Coisas a considerar

  • Permissões de usuário necessárias:
    • Permissões de "Administrador" na ferramenta Cronograma do projeto.
      Nota: Para visualizar ou editar informações na página Tabela de permissões para a ferramenta Cronograma, a permissão "Administrador" para a ferramenta Diretório do projeto também é necessária.
  • Requisitos:
  • Informações adicionais:
    • Os e-mails NÃO serão enviados automaticamente se não houver itens ou tarefas pendentes para o período de tempo determinado ou se as tarefas estiverem 100% concluídas. No entanto, os e-mails ainda serão enviados se clicar em Enviar agora .

Passos

  1. Acesse a ferramenta Cronograma do projeto.
  2. Clique em Definir configurações icons-settings-gear.png ícone.
  3. Clique em Distribuição de e-mail.
  4. Escolha uma destas opções:
    • Para enviar o cronograma semanal do projeto:
      1. Mova icon-blue-toggle-on-esticom.png o seletor para o posição ATIVADO para enviar e-mails semanais aos usuários especificados mostrando todas as tarefas futuras no cronograma do projeto. 
      2. Defina quando os e-mails serão enviados e quantas semanas serão exibidas no e-mail.
      3. Quando terminar de definir essas informações, navegue até a página Permissões do usuário .
      4. Selecione quais usuários receberão e-mails na coluna Permissões de e-mail . 
        Obs.: se um e-mail semanal de cronograma do projeto for enviado por e-mail de distribuição e um usuário tiver o e-mail de cronograma semanal do projeto habilitado, o usuário receberá um e-mail do cronograma para o número de semanas mostrado nas configurações de e-mail.
      5. Clique em Salvar.
      6. Se desejar enviar imediatamente um cronograma semanal do projeto, siga as etapas abaixo.
        1. Volte para a página Distribuição de e-mail.
        2. Clique em Enviar agora.
    • Para enviar o cronograma de recursos semanais:
      1. Mova icon-blue-toggle-on-esticom.png o seletor para o posição ATIVADO para enviar e-mails semanais aos usuários especificados mostrando todas as tarefas futuras no cronograma do projeto. 
      2. Defina quando os e-mails serão enviados e quantas semanas serão exibidas no e-mail.
      3. Quando terminar de definir essas informações, navegue até a página Permissões do usuário .
      4. Selecione quais usuários receberão e-mails na coluna Permissões de e-mail . 
        Obs.: se um email de recurso for enviado por meio de distribuição de e-mail e um recurso de usuário for atribuído a uma atividade do cronograma que esteja nesse período, o email de recurso será enviado a esse usuário individual.
      5. Clique em Salvar.
      6. Se desejar enviar imediatamente uma programação semanal de recursos, siga as etapas abaixo.
        1. Volte para a página  Distribuiçãode e-mail.
        2. Clique em Enviar agora.
    • Para enviar e-mail de lookahead semanal
      1. Mova icon-blue-toggle-on-esticom.png o seletor para o posição ATIVADO para enviar e-mails semanais aos usuários especificados mostrando todas as tarefas futuras no cronograma de lookahead. 
      2. Defina quando os e-mails serão enviados.
      3. Quando terminar de definir essas informações, navegue até a coluna Distribuição de e-mail.
      4. Selecione quais usuários receberão e-mails na coluna Permissões de e-mail . 
        Obs.: se um e-mail do Lookahead for enviado por distribuição de e-mail e o recurso, a empresa ou o indivíduo de um usuário for atribuído a uma atividade do cronograma do lookahead no lookahead mais recente, o e-mail do lookahead será enviado a esse usuário individual.
      5. Clique em Salvar.
      6. Se quiser enviar um e-mail de lookahead imediatamente, siga as etapas abaixo.
        1. Volte para a página Distribuição de e-mail.
        2. Clique em Enviar agora.