Práticas recomendadas: Pacotes de envios para aprovação - Criação e revisão
Observação
Esta página descreve as práticas recomendadas para usar os pacotes de envios para aprovação. Clique aqui para ver tutoriais, vídeos e mais sobre a ferramenta Envios para Aprovação do projeto.Introdução
Neste artigo, você encontrará a sequência recomendada de eventos para maximizar o uso de pacotes de envio para aprovação.
Etapa 1: criar pacote de envios para aprovação e itens
Opção 1: importação de envios para aprovação
A opção de importação de envio para aprovação via CSV é a maneira mais rápida de criar itens e pacotes de envio para aprovação ao mesmo tempo. As primeiras quatro colunas na importação são específicas às informações do pacote. Os campos não são obrigatórios para processar a importação, mas você economizará tempo preenchendo-os na importação.
"Título do pacote" (Coluna A) e "Número do pacote" (Coluna B) podem usar qualquer formato que funcione melhor para sua organização. Para obter recomendações sobre títulos de pacote, consulte o artigo anterior Práticas recomendadas: Pacotes de Envios para Aprovação - Itemização de envio. Lembre-se de que o número de um pacote é um campo definido pelo usuário quando você importa, cria ou edita o pacote. Atualmente, o Procore não permite que várias seções de memorial descritivo sejam selecionadas em um pacote, portanto, "Número da seção de memorial descritivo do pacote" e "Descrição da seção de memorial descritivo do pacote" (colunas C e D) podem fazer referência apenas a uma única seção de memorial descritivo.
Opção 2: criar pacotes manualmente
Ao usar o Gerador de envios para aprovação ou criar itens de envio manualmente, você poderá adicioná-los aos pacotes como uma etapa de acompanhamento. Não há como adicionar envios para aprovação em massa a um pacote de envios para aprovação, portanto, recomendamos a Opção 1 acima sempre que possível. Se você optar por criar pacotes manualmente, poderá filtrar por uma seção de memorial descritivo específica para restringir as seleções disponíveis.
Etapa 2: (opcional) gerenciar a numeração do item de envio para aprovação em um pacote
Recomendamos usar 0 como espaço reservado temporário para os números de seus envios para aprovação ao criá-los, pois pode ser difícil saber a ordem em que eles serão recebidos e enviados. Ao receber os itens enviados e antes de enviá-los para revisão, clique no botão "Editar" no pacote. Neste modo de edição, você pode editar os números de envio em linha. Depois que os números de envio forem definidos, passe para a próxima etapa para editar em massa o pacote e enviar os itens para revisão.
Etapa 3: editar itens de envio em massa para aprovação em um pacote
Quando um registro de envio para aprovação é criado antecipadamente (antes da compra, por exemplo), os detalhes conhecidos nos itens de envio para aprovação geralmente são limitados. Com o botão "Editar em Massa" em um pacote de envios para aprovação, você pode adicionar rapidamente os dados ausentes a vários itens de envio em um pacote à medida que as informações se tornam conhecidas. Você também pode aplicar um fluxo na mesma tela. Sem o uso de pacotes, seriam duas etapas separadas para cada grupo de envios para aprovação se você fizesse a mesma coisa por meio da opção de edição em massa de visualização em lista.
Etapa 4: iniciar fluxos de trabalho e notificações de resumo por e-mail
Depois que os fluxos forem adicionados aos itens do pacote de envios para aprovação, você estará pronto para enviar os e-mails de "Ação necessária" para a primeira pessoa no fluxo. Ao contrário de criar envios para aprovação individualmente, onde vários e-mails de notificação são enviados quando você clica em "Criar e enviar e-mail", os pacotes adotam uma abordagem diferente que resulta em um único e-mail enviado para cada usuário.
Depois que um fluxo for adicionado a pelo menos um envio para aprovação em um pacote, um novo banner de alerta aparecerá na página de visualização do pacote. Esse banner permite que um usuário administrador inicie um único e-mail de "Ação necessária" para a primeira pessoa no fluxo. Quanto menor o número de e-mails de envio para aprovação, maior o benefício para usar a funcionalidade do pacote.
Observação
Os fluxos não precisam ser exatamente os mesmos para todos os envios para aprovação de um pacote. Os apresentadores, os aprovadores e as datas limites podem ser diferentes e cada usuário receberá seu próprio e-mail de resumo com base em seu envolvimento no fluxo.Recomendamos enviar e-mails para todos os itens de envio para aprovação em um pacote ao mesmo tempo. Você pode adicionar novos itens a um pacote quando quiser, mas clicar em "Enviar agora" na faixa de alerta de pacote também reenviará qualquer já e-mail enviado, o que pode confundir seus apresentadores/aprovadores.
Etapa 5: função de Apresentador - análise e resposta do pacote
Depois de clicar no botão "Enviar agora", o e-mail "Ação necessária" mostra ao destinatário todos os envios para aprovação que agora exigem resposta (4 itens neste exemplo). Eles podem clicar no link "Revisar no Procore" para ir diretamente para a página do Procore, onde podem enviar a resposta e os documentos solicitados.
Na página de revisão de exemplo abaixo, você pode ver que todos os quatro itens têm o Empreiteiro da porta listado como "Atribuído a". Nessa visualização, os usuários podem ver e responder a todos os seus itens em uma única página e é outro grande benefício do uso de pacotes. Clicar em "Revisar" para cada item mostra sua data limite e inclui os campos para os usuários inserirem suas respostas, comentários e anexos.
Como existem fluxos nos itens de envio para aprovação individuais, as datas limites não precisam ser as mesmas para cada envio para aprovação em um pacote. No exemplo acima, incluímos um item de envio para aprovação em uma Garantia de Fechamento que falta muitos meses para vencer. Se o empreiteiro da porta não estiver pronto para enviar esse item no momento, ele poderá enviar os outros três sem ficar atrasado nesse item de fechamento. O empreiteiro da porta permanecerá listado como "Atribuído a" na garantia até que ela seja enviada para aprovação. As notificações por e-mail atrasadas também serão enviadas ao empreiteiro da porta se não forem enviadas até a data limite. Essa é uma ótima maneira de acompanhar as entregas de fechamento. Se as equipes de design do seu projeto preferirem receber pacotes "completos", é fácil mover qualquer item de fechamento para um pacote separado.
Etapa 6: função de Aprovador - análise e resposta do pacote
O processo do aprovador é semelhante ao processo do apresentador descrito acima. O aprovador recebe um único e-mail de "Ação necessária" com os três itens desse pacote que precisam revisar. Ao seguir o link "Revisão no Procore" no e-mail, a tela de revisão é quase idêntica à função do Apresentador. As únicas diferenças são as opções disponíveis no menu suspenso "Resposta" e na seção "Resposta anterior".
Novamente, como os fluxos existem nos itens de envio para aprovação individuais, cada um deles pode ser encaminhado para outro usuário ou aprovado separadamente. Seja qual for o progresso dos itens de envio para aprovação, cada usuário permanece na lista como o "Atribuído a" até que publiquem sua resposta.
A seguir nesta série
Práticas recomendadas: Pacotes de envios para aprovação - Distribuição e Revisão