Práticas recomendadas: Pacotes de envios para aprovação - Introdução
Observação
Esta página descreve as práticas recomendadas para usar os pacotes de envios para aprovação. Clique aqui para ver tutoriais, vídeos e mais sobre a ferramenta Envios para Aprovação do projeto.Introdução
Para ter menos problemas posteriormente, é necessário entender como você quer organizar os envio para aprovação no seu projeto antes de começar a criá-los e enviá-los. Além daquilo que funciona melhor para suas equipes de design, considere também suas equipes de campo.Muitas vezes, as equipes de campo não são levadas muito em consideração nessa fase, o que pode causar dificuldades depois para elas encontrarem os documentos aprovados. Além disso, alterar os planos da sua organização para envio para aprovação é muito mais difícil depois de iniciar o processo, devido a possíveis problemas de numeração de envios para aprovação entre você e suas equipes de design.
Problemas relacionados ao empacotamento e aprovações de documentos
Normalmente, qualquer documento enviado pelo empreiteiro à equipe de design com o objetivo de receber aprovação para uso em um projeto (equipamento, materiais, etc) é considerado um envio para aprovação. Historicamente, a maioria dos profissionais de construção pensa em um pacote de envios para aprovação como um único PDF que inclui uma folha de rosto e todos os itens de envio para aprovação. Quando um pacote assim é enviado à equipe de design, eles podem fazer comentários sobre os itens individuais, mas geralmente apresentam uma única resposta, como "Aprovado" ou "Revisar e reenviar" para todo o pacote. Quando as aprovações dizem respeito a um pacote inteiro, pode haver dificuldades dependendo do processo de revisão de envio para aprovação da sua empresa.
Opção 1: reenviar apenas os itens rejeitados em uma revisão de pacote
Na imagem acima, você pode ver que o pacote de envios para aprovação original foi parcialmente aprovado e os itens rejeitados foram aprovados nas revisões subsequentes. Este é o método de revisão mais comum, pois normalmente é o mais rápido. No entanto, como este exemplo mostra, existem três versões de documentos aprovados relacionados ao mesmo pacote de envios para aprovação. Isso força as equipes de campo a gastar tempo pesquisando em várias revisões de envio para um único dado. Além disso, como os itens não são listados em um registro de envio para aprovação individualmente, é fácil perder ou esquecer itens.
Opção 2: reenviar o pacote inteiro em uma revisão de pacote
A opção 1 é a mais comum, mas esse é o melhor método do ponto de vista do controle de documentos. No entanto, esse método pode causar atrasos para itens já aprovados e levar as equipes de design a perder tempo com revisões quase duplicadas. Também existe a possibilidade de itens "aprovados" mudarem entre as revisões, pois os revisores costumam não prestar muita atenção aos itens aprovados nas revisões posteriores.
Assim como na opção anterior, os itens não são listados individualmente e podem se perder facilmente entre as revisões do pacote, especialmente se os itens já aprovados forem alterados posteriormente. Além disso, a equipe de campo precisa ler documentos muito maiores quando provavelmente está procurando dados específicos.
Ambas as opções de revisão de documentos de envio para aprovação foram desenvolvidas muito antes de os arquivos digitais se tornarem comuns e o gerenciamento de envios para aprovação ainda era um processo em papel. Nenhuma das opções é a maneira mais eficiente de oferecer acesso aos dados a toda a equipe de projeto. Como resultado, a Procore desenvolveu um novo conceito de pacote.
Pacotes de envios para aprovação no Procore
No Procore, itens individuais em um pacote de envios para aprovação têm seus próprios fluxos e aprovações, em vez do pacote como um todo. Dentro do Procore, os itens individuais se parecem mais com os pacotes familiares descritos acima e os pacotes de envio para aprovação são mais semelhantes a um agrupamento flexível de itens relacionados.
A principal diferença do uso de pacotes de envio para aprovação no Procore é maneira de gerenciar reenvios. Ao reenviar um pacote no Procore, apenas os itens rejeitados são reenviados e todos os itens permanecem no mesmo pacote. Isso elimina a necessidade de pesquisar várias versões do documento. O Procore mostra as versões mais recentes dos itens de envio para aprovação dentro dos pacotes.
Se isso parecer um pouco estranho, as revisões também podem ser movidas para um pacote diferente (que serve como uma revisão de pacote ) se a equipe de design preferir mantê-las separadas dos envios anteriores (exemplo abaixo). No entanto, lembre-se de que não recomendamos essa opção, pois ela pode ser ineficiente para a equipe de campo, que precisa examinar vários pacotes para encontrar aprovações de itens.
O conceito exclusivo de pacote de envios para aprovação do Procore trata de muitas dificuldades de gerenciamento de documentos enfrentadas pelas equipes de projeto, especialmente pelas equipe de campo.
- Como recomendamos listar os itens individualmente, a probabilidade de um envio para aprovação crítico ser ignorado é significativamente reduzida.
- A organização de itens individuais permite que envios para aprovação específicos sejam agilizados a qualquer momento, mas permaneçam conectados ao seu pacote associado.
- Itens individuais podem ser revisados quantas vezes forem necessárias, mas apenas a versão mais atual é mostrada a qualquer momento. Isso reduz o risco de as equipes de projeto consultarem uma versão anterior.
- Quando os itens são listados individualmente, a equipe de campo gasta menos tempo pesquisando em pacotes separados e PDFs grandes que contêm vários itens.
Como os pacote de envios para aprovação devem ser organizados no Procore?
A maioria dos empreiteiros usa uma das três opções para organizar seus pacotes: Empreiteiro de Especialidade/Responsável, Divisão de Memorial Descritivo ou Seção de Memorial Descritivo. Recomendamos organizar os pacotes por seção do memorial descritivo, pois o empacotamento por divisão de memorial descritivo ou empreiteiro de especialidade/responsável pode ser muito amplo e criar pacotes grandes mais difíceis de gerenciar. Além disso, o empacotamento por seção do memorial descritivo é normalmente mais flexível e menos complicado para várias especialidades envolvidas em escopos de trabalho semelhantes.
Exemplo 1: pacote por divisão de memorial descritivo
| Pacote mecânico nº 23 | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Seção do memorial descritivo | Envio para aprovação Nº | Revisão nº | Título | Tipo | Status |
| 23 21 13 Tubulação Hidrônica | 1 | 0 | Dados do produto de tubulação hidrônica | Dados do produto | Aberto |
| 23 21 13 Tubulação Hidrônica | 2 | 0 | Dados do produto de bombas hidrônicas | Dados do produto | Aberto |
| 23 23 00 Tubulação de Refrigerante | 3 | 0 | Dados do produto da tubulação do refrigerante | Dados do produto | Aberto |
| 23 25 00 Tratamento de Água do Aquecimento, Ventilação e Ar-condicionado | 4 | 0 | Dados do produto de tratamento de água do aquecimento, ventilação e ar-condicionado | Dados do produto | Aberto |
| 23 31 13 Dutos de Metal | 5 | 0 | Dados do produto de dutos de metal | Dados do produto | Aberto |
Exemplo 2: pacote por seção de memorial descritivo, combinado por tipo de envio para aprovação
| Nº 23 Pacote de tratamento de água do aquecimento, ventilação e ar-condicionado | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Seção do memorial descritivo | Envio para aprovação Nº | Revisão nº | Título | Tipo | Status |
| 23 25 00 Tratamento de Água do Aquecimento, Ventilação e Ar-condicionado | 1 | 0 | Contornar os dados de produto dos feeders | Dados do produto | Aberto |
| 23 25 00 Tratamento de Água do Aquecimento, Ventilação e Ar-condicionado | 2 | 0 | Dados do produto de controladores de pH | Dados do produto | Aberto |
| 23 25 00 Tratamento de Água do Aquecimento, Ventilação e Ar-condicionado | 3 | 0 | Dados do produto de bombas de injeção | Dados do produto | Aberto |
| 23 25 00 Tratamento de Água do Aquecimento, Ventilação e Ar-condicionado | 4 | 0 | Dados do produto de separadores centrífugos | Dados do produto | Aberto |
| 23 25 00 Tratamento de Água do Aquecimento, Ventilação e Ar-condicionado | 5 | 0 | Dados do produto de filtros multimídia | Dados do produto | Aberto |
Se você optar por organizar seus pacotes por seção do memorial descritivo (Exemplo 2), ainda pode haver casos em que você tenha vários empreiteiros responsáveis envolvidos com um único pacote. A proteção contra fogo é um bom exemplo e, nesses casos, existem duas opções principais para garantir que cada empresa receba as informações adequadas.
- Crie um pacote separado para cada empreiteiro responsável usando a mesma seção de memorial descritivo. Por exemplo, crie os pacotes "Pacote de proteções contra fogo para mecânica" e "Pacote de proteções contra fogo para elétrica"
- Crie um item de envio para aprovação separado no mesmo pacote para cada empreiteiro responsável e processe os itens individuais separadamente. Por exemplo, crie um "Pacote de proteções contra fogo" com "Dados de produtos antichamas - Elétrica" e "Dados de produtos antichamas - Mecânica" como os envios para aprovação dentro do pacote.