Criar um comunicado

Objetivo

Para criar uma transmissão usando a ferramenta Transmissões do projeto.

Fundo

Usando a ferramenta Comunicados do projeto, você pode criar um registro das informações do projeto que foram enviadas a outras pessoas por fax e canais de envio. Quando você cria um comunicado e envia uma cópia por e-mail para seus destinatários, todas as informações são capturadas e armazenadas com seu projeto do Procore, incluindo os nomes do remetente, destinatário e quaisquer datas relevantes. Por exemplo, talvez o sistema de e-mail de um usuário esteja desativado e a única maneira de enviar uma resposta oficial é por fax ou por telefone. Nesses casos, você deseja criar uma comunicado para acompanhar a correspondência, portanto, um registro histórico está disponível para fins de auditoria no Procore. 

Coisas a considerar

Pré-requisitos

Passos

Criar um comunicado

  1. Acesse a ferramenta Comunicados do projeto.
  2. Clique em Criar.
    create-transmittal.png
  3. Siga estas etapas:

Adicionar informações gerais ao comunicado

  1. Localize a página Informações Gerais.
  2. Preencha a entrada de dados da seguinte maneira:

    • Número: O Procore atribui automaticamente números a novos comunicados em ordem sequencial. É possível alterar esse número conforme desejado.

    • Assunto: Um assunto descritivo para o comunicado.

    • Para: Selecione pessoas ou grupos de distribuição no Diretório do projeto. Essa ação atribui a comunicado aos indivíduos nomeados. Se você optar por clicar no botão Criar e enviar por e-mail (ou "Salvar e enviar por e-mail" se for um usuário "Administrador" editando um comunicado existente), o sistema enviará automaticamente por e-mail uma notificação sobre os comunicado aos destinatários. 

    • CC: Selecione pessoas ou grupos de distribuição no Diretório do projeto. Esta ação copia a comunicado aos indivíduos nomeados. Se você optar por clicar no botão Criar e enviar por e-mail (ou "Salvar e enviar por e-mail" se for um usuário "Administrador" editando um comunicado existente), o sistema enviará automaticamente por e-mail uma notificação sobre os comunicado aos destinatários.

    • Enviado por: Selecione Anexado para anexar um item do Procore à comunicado ou Em Capa separada. Se selecionar Em Capa separada, também será possível selecionar uma destas opções: E-mail, US Mail, Entrega à mão, FedEx, UPS, DHL, Express Mail, Fax e Outras. 

    • Privado: marque esta caixa de seleção para ocultar a transmissão de todos, exceto usuários de nível 'Administrador', usuários designados nos campos 'Para' e 'Cc' e membros do grupo de distribuição padrão (consulte Definir configurações avançadas: transmissões).

    • Enviado para: Marque as caixas de verificação que correspondem ao motivo do envio do comunicado. Você tem estas opções: Aprovação, Seu uso, Como solicitado, Revisão e Commentou Processamento posterior.

    • Ação com ressalvas: Marque as caixas de seleção que correspondem à ação desejada. Você tem estas opções: Saiu para Assinatura, Aprovado como Enviado, Aprovado com Ressalvas, Enviar, Reenviar, Retornar, Retornar para Correções, Reenviar, Devido por, Recebido, Recebido com ressalvas e Data de envio. (Obs.: recomenda-se que você trabalhe com a gestão do seu projeto para definir o uso adequado para cada uma dessas ações padrão em seu ambiente). 

  3. Continue com <a title=" " href.path="//products/online/user-guide/project-level/transmittals/tutorials/create-a-transmittal" href.anchor="Add_Items_to_the_Transmittal" href.nome de arquivo..."href..."./">Conselhado ao Comunicado. 

Adicionar itens ao comunicado

  1. Na página Novo Comunicado, role para baixo até a área Itens . 
  2. Selecione um item na lista suspensa Formato.
    Notas:
    • Você pode adicionar vários itens a um comunicado. 
    • Ao adicionar itens a um comunicado, o sistema permite anexar vários arquivos de uma vez para os seguintes formatos: Documentos, Plantas, Impressões, Amostras e Plantas de construção. Consulte Como anexar vários arquivos de uma vez a uma transmissão? 

      items-format-list.png

      Dependendo das ferramentas Procore habilitadas em seu ambiente, você pode ter estas opções:

      • Estoque de sótão: Selecione esta opção para criar uma transmissão para qualquer estoque de sótão. Em seguida, insira uma descrição, selecione uma data no calendário e insira o número de cópias. 

      • Cds: Selecione essa opção para criar um comunicado para um disco compacto. Em seguida, insira uma descrição, selecione uma data no calendário e insira o número de cópias. 

      • Contrato de Compromisso: Selecione esta opção para criar uma transmissão para subcontrato (consulte Criar um Subcontrato). Em seguida, selecione um subcontrato na lista Descrição, a data do subcontrato é capturada automaticamente e, em seguida, insira várias cópias. 

      • Comunicação: Selecione essa opção para criar um comunicado para uma mensagem de e-mail na ferramenta E-mails do projeto. 

      • Documento: Ao selecionar essa opção, o sistema solicitará que você selecione um documento na ferramenta Documentos do projeto. 

      • Outros: Para criar um tipo diferente de envio para aprovação, selecione esta opção. Em seguida, insira uma descrição, selecione uma data no calendário e insira várias cópias. 

      • Planos:  Selecione essa opção para criar um comunicado para qualquer plano de construção. Em seguida, insira uma descrição, anexe todos os arquivos ao item, selecione uma data no calendário e insira várias cópias. 

      • Alteração contratual potencial:  Ao selecionar essa opção, o sistema solicitará que você selecione uma alteração contratual potencial na ferramenta Contratos Principais do projeto. 

      • Contrato principal: Ao selecionar essa opção, o sistema solicitará que você selecione uma item de linha do contrato na ferramenta Contratos Principais do projeto. 

      • Impressões: Selecione essa opção para criar um comunicado para impressões. Em seguida, insira uma descrição das impressões, anexe um arquivo da impressão, selecione uma data no calendário e insira várias cópias. 

      • Item da lista de pendências: Ao selecionar essa opção, o sistema solicitará que você selecione uma item da lista de pendências na ferramenta Lista de pendências do projeto.

      • Contrato de pedido de compra: selecione esta opção para criar uma transmissão para um pedido de compra (consulte Criar um pedido de compra). Em seguida, selecione uma ordem de compra na lista Descrição, o sistema define a data automaticamente e insira várias cópias. 

      • RFI: ao selecionar essa opção, o sistema solicitará que você selecione um RFI na ferramenta RFIs do projeto. 

      • Amostras: Selecione essa opção para criar um comunicado para uma amostra. Em seguida, digite uma descrição da amostra, anexe um arquivo ao item, selecione uma data no calendário e insira várias cópias. 

      • Plantas de construção: Selecione essa opção para criar um comunicado para a planta de construção. Em seguida, digite uma descrição da planta da loja, anexe um arquivo ao item, selecione uma data no calendário e insira várias cópias. 

      • Registro de envio para aprovação: Selecione essa opção para criar uma comunicado para um glossary-of-terms#Submittalssubmittal. Em seguida, selecione um envio para aprovação na lista de descrição e especifique o número de cópias. 

      • Pacote de envios para aprovação: Quando você seleciona esta opção, o sistema solicita que você selecione uma pacote de envios para aprovação na ferramenta Envios para Aprovação do projeto. 

  3. Clique em Adicionar. 
    Obs.: se você tiver anexado vários arquivos ao comunicado, cada arquivo será adicionado como uma item de linha distinta. 
  4. Repita as etapas acima para adicionar outros itens de linha. 
    A ilustração abaixo mostra um exemplo de uma área de Itens já concluída. 
    Obs.: o sistema NÃO permite que você edite itens existentes. Se precisar corrigir um item, clique no "X" VERMELHO para excluí-lo. Em seguida, adicione o item novamente. 

    transmittal-items.png
     
  5. Continue com Adicionar comentários à transmissão. 

Adicionar comentários ao comunicado

  1. Na página Novo Comunicado, localize a área Comentários . 
  2. Digite qualquer informação adicional sobre a comunicado na caixa Comentários. 
  3. Continue com Criar ou Criar e enviar a transmissão.

Criar ou criar e enviar o comunicado

  1. Siga até a parte inferior da página Novo Comunicado.
  2. Escolha uma destas opções:
    • Para criar a comunicado sem enviar um e-mail às pessoas listadas nos campos "Para" e "Cc", clique em Criar. 
      OU
    • Para criar a comunicado e enviar uma notificação por e-mail às pessoas listadas nos campos "Para" e "Cc", clique em Criar e enviar por e-mail. 
      Obs.: após a criação de um comunicado, o sistema torna visíveis as guias Itens Relacionados, E-mails e Histórico de alterações. A guia E-mails permite que os usuários encaminhem uma comunicado a outros equipe de projeto membros. Consulte <a title=" " href.path="//products/online/user-guide/project-level/transmittals/tutorials/forward-a-transmittal-by-email" href.nome de arquivo..."href...".. /encaminhar-a-comunicado-por-e-mail/">Enviar um comunicado por e-mail. 

Próximos passos

Veja também