Criar um subcontrato (legado)

 Conteúdo legado

Este tutorial detalha a experiência legada da Procore para a criação de um subcontrato. As informações nesta página serão substituídas por conteúdo atualizado quando a experiência beta de compromissos reprojetada estiver disponível para o público geral. Para saber mais sobre esta versão e seu cronograma, consulte Finanças do projeto: experiência modernizada para compromissos.

Importante! Se você estiver usando a experiência beta de compromissos, consulte o tutorial Criar subcontratos em vez das informações abaixo. 

Objetivo

Criar um subcontrato no Procore utilizando a ferramenta Compromissos do projeto. 

Histórico

Os subcontratos podem ser concedidos durante as fases de pré-construção e construção de um projeto e normalmente são criados e acompanhados no Procore pelo gerenciamento do projeto. Após a adjudicação de um contrato principal, o gerente de projeto cria pedidos de compra e subcontrata para negociações específicas para garantir materiais e serviços de subcontratados para um projeto. 

Coisas a considerar

Pré-requisitos

Passos

Etapa 1: criar um subcontrato

  1. Acesse a ferramenta Compromissos do projeto.
  2. Clique em +Criar e selecione Subcontrato no menu suspenso.
    create-commitment.png
  3. Na guia "Geral", em "Informações Gerais", faça o seguinte:
    subcontract-general-tab.png
    • Assine com DocuSign®
      Se você ativou a integração Procore + DocuSign® (consulte Habilitar ou desabilitar a integração DocuSign® em um projeto Procore), uma marca de seleção aparece nesta caixa por padrão. Se você NÃO deseja coletar assinaturas com DocuSign®, remova a marca.
       Tip
      How do you collect signatures with DocuSign? After the data entry for the item is complete, Procore recommends changing the item's status to 'Out for Signature' before clicking the Complete with DocuSign button to launch the DocuSign® application. If you have not previously signed in, you will be prompted to Log In to DocuSign®. Once you are signed in, you can prepare the DocuSign® envelope for signatures. After the signature process is complete, Procore automatically changes the status of the item to 'Approved' and marks the item as 'Executed'. To learn more, see DocuSign®.
    • Número #
      Aceite o número padrão, insira um novo número ou crie um esquema personalizado de numeração.

      For companies using the icon-erp-synced2.png ERP Integrations tool: 

      • In order to send the commitment to the ERP Integrations tool to be accepted for export by an accounting approver:
        • Your integrated ERP system may impose a maximum character limit.
        • Prerequisites, limitations, and considerations might apply depending on the ERP system your Procore account is integrated with. Visit Things to Know about your ERP Integration for details.
       Ponta
      Como os números são atribuídos? Para saber como o Procore atribui números e entender suas opções personalizadas de numeração, consulte Posso personalizar o sistema de numeração de objetos financeiros no Procore?
    • Título
      Insira um título descritivo para o subcontrato. 
       Obs.
    • Empresa contratada
      Selecione a empresa responsável pela conclusão do trabalho no subcontrato (p. ex., American Construction Co.).
      Observações:
    • Contatos da fatura
      Selecione um (1) ou mais funcionários da "Empresa contratada" para designar como contatos da fatura. Após salvar a subcontrato, todos os usuários adicionados aqui serão adicionados à lista "Privado". É necessário selecionar uma "Empresa contratada" antes que possa selecionar os contatos da fatura. 
       Note
      It is important to always add at least one  'Invoice Contact' on a purchase order or subcontract. This ensures that important email invitations and automatic email notifications are sent to the appropriate contact. To learn more about the importance of including invoice contacts on your commitments, see What is an invoice contact? 
    • Status
      Atribua uma status à subcontrato. Para saber mais sobre os status disponíveis e quais status compromisso refletem os valores do contrato no orçamento do seu projeto, consulte <a title=" " href.path="//faq/what-are-the-default-commitment-statuses-in-procore" href.nome de arquivo..." >Os status do padrão compromisso no Procore? 
    • Executado. Marque esta caixa de seleção para indicar que o subcontrato foi totalmente assinado e executado.
       Obs.
      • Muitos usuários do Procore optam por colocar uma marca de verificação na caixa Executado ao colocar o compromisso na status "Aprovado" ou "Concluído".
      • O momento em que sua equipe de projeto marca a caixa Executado deve estar sempre alinhado com o processo de negócios exclusivo do seu projeto 
    • Privada
      Marque as caixas de seleção e escolha qualquer usuário ou colaborador do projeto na lista "Selecionar uma pessoa". Para saber mais sobre as opções de privacidade, consulte Alterar as configurações de privacidade de um compromisso.
      • Torná-lo visível apenas para administradores e usuários a seguir
        Marque essa caixa de seleção para limitar a visibilidade da ordem de compra a usuários com "Administrador" na ferramenta Compromissos do projeto e usuários especificados na lista suspensa "Selecionar uma pessoa". 
      • Permitir que esses usuários vejam itens SOV
        Marque esta caixa de seleção nesta caixa para limitar a visibilidade dos itens da Tabela de Valores (SOV) no pedido de compra para usuários com 'Admin' na ferramenta Compromissos do projeto e usuários especificados no ' Selecione a lista suspensa de uma pessoa. 
    • Retenção padrão
      Especifique o valor percentual de retenção a ser retido na primeira fatura do subcontratado. Por exemplo, é prática comum inserir 5 ou 10% neste campo. 
       Obs.
    • Descrição
      Forneça mais informações, conforme necessário.
    • Anexos. Anexe qualquer material relacionado, como cotações de preços, recibos, ordens de compra assinadas e assim por diante. Você pode anexar arquivos que foram enviados ao seu projeto ou arrastar e soltar arquivos do seu computador local.
  4. Role até a seção Datas do contrato e insira o seguinte:
    subcontract-contract-dates.png
    • Data de início. Selecione a data em que o escopo do trabalho começará no local de trabalho.
    • Data prevista da conclusão. Selecione a data estimada de conclusão do escopo do trabalho.
       In Beta
      Note to users participating in the Field-Initiated Change Orders' limited release beta program. The information below details a configuration that is available to Procore users taking part in the Beta Participant Program for Field-Initiated Change Orders. For more information about this release, see Commitments: Allow Collaborators to Submit Field-Initiated Change Orders. 
    • Data de recebimento do contrato assinado. Selecione a data na qual o subcontrato foi assinado oficialmente.
    • Data real de conclusão. Selecione a data em que o escopo do trabalho foi considerado concluído.
  5. Role até a seção Informações Adicionais e insira o seguinte:
    subcontract-inclusions-exclusions.png
    • Inclusões. Divulgue quaisquer inclusões que talvez não estejam claramente declaradas nos documentos do contrato relacionados.
    • Exclusões. Divulgue quaisquer exclusões que possam não estar claramente indicadas nos documentos contratuais relacionados.
  6. Clique em um (1) destes botões:
    • Criar. Clique neste botão para salvar o novo subcontrato e retornar à aba 'Geral' no modo de visualização. 
    • Criar e inserir SOV. Clique nesse botão para salvar o novo subcontrato e acessar a guia "Itens do contrato" no modo de edição. Continue inserindo os SOV.
    • Conclua com o DocuSign®. Clique nesse botão para concluir o subcontrato com a integração do DocuSign®. Consulte <a title=" " href.path="//products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/complete-a-commitment-contract-with-docusign" href.nome de arquivo..."href...".. /concluir um compromisso-contrato-com-docusign/">Completar um contrato de compromisso com o DocuSign®.

Etapa 2: inserir os SOV (Itens do contrato)

Há duas maneiras de inserir os SOV (Itens do contrato) em um subcontrato:

Importar itens de linha SOV de um CSV

If you want to import multiple line items to an SOV, the Commitments tool provides users with a CSV template that you can download, complete, and then upload to Procore. For instructions, see Import Commitment SOV Line Items from a CSV File.

Adicionar itens de linha aos SOV

 Obs.
  • Se sua empresa estiver usando a integração Procore + Integration by Procore e seu sistema Integration by Procore estiver configurado para usar o Método Calculado, a Integration by Procore NÃO permitirá o uso de Lump Sum (LS) como unidade de medida.
  • Se você estiver usando o "Substituir subtotal", deverá inserir SOMENTE o valor do subtotal. A integração Integration by Procore criará um item "LS" no Integration by Procore.
  1. Navigate to the project's Commitments tool.
  2. Under the Contracts tab, locate the commitment to update. Then click Edit.
  3. Click Schedule of Values.
  4. Click Add Line.
     Note
     If the 'Enable Always Editable Schedule of Values' setting is turned ON in the Commitments tool, users with the required user permission to Edit a Commitment can modify the Schedule of Values while a commitment is in any status. To learn more, see What is the 'Enable Always Editable Schedule of Values' setting?
  5. Follow the appropriate steps depending on whether your accounting method is Amount Based or Unit/Quantity Based:
     Note
    To edit your accounting method before adding SOV line items, see Edit the Advanced Settings Tab on a Commitment. To learn more, see How do I set the accounting method for a contract or funding?
    1. For contracts using the Amount Based accounting method:
      1. #
        Automatically enters a line item number in sequential order. 
      2. Change Event Line Item
        If you have change events enabled, you can select a change event line item if the commitment needs to be linked to a change event. 
      3. Budget Code
        Select a budget code from the list or click Create Budget Code to create a new one. See What is a budget code in Procore's WBS? 
      4. Description
        Enter a description for the line item. For example, type: Monthly Service Fee
      5. Amount
        Enter the amount of the cost.
      6. Billed to Date
        The system automatically calculates the amount billed on the commitment up to the current date.  
      7. Amount Remaining
        Enter the amount that has NOT been billed to the current date. 
      8. Tax Code
        Enter a tax code to use for this line item. This field only appears if you have enabled the tax codes feature. See How can I use tax codes on a project?
    2. For contracts using the Unit/Quantity Based accounting method:
      1. #
        Automatically enters a line item number in sequential order. 
      2. Change Event Line Item
        If you have change events enabled, you can select a change event line item if the commitment needs to be linked to a change event. 
      3. Budget Code
        Select a budget code from the list or click Create Budget Code to create a new one. See What is a budget code in Procore's WBS? 
      4. Description
        Enter a description for the line item. For example, type: Monthly Service Fee
      5. Qty
        Enter the number of units.
      6. UOM
        Enter the Unit of Measure (UOM).
         Notes
      7. Unit Cost
        Enter the Unit Cost in the box provided.
      8. Amount
        The system automatically calculates the subtotal for you, based on the Qty, UOM, and Unit Cost entries. 
      9. Billed to Date
        The system automatically calculates the amount billed on the commitment up to the current date. 
      10. Amount Remaining
        Enter the amount that has NOT been billed to the current date. 
      11. Tax Code
        Enter a tax code to use for this line item. This field only appears if you have enabled the tax codes feature. See How can I use tax codes on a project?
  6. Choose one of these options:
    • Save. Click this button to save the changes to the SOV. 
    • Save & Email. Click this button to save the change to the SOV and email the updates to the invoice contact.

Não deixe de conferir 

If you would like to learn more about Procore's commitments software and how it can help your business, please visit our construction financials tool product page icon-external-link.png.