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Como cancelo uma cotação ou contrato nas Finanças do portfólio?

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 Nota
Estas informações são destinadas às contas com produto Portfolio Financials no Procore. Para obter mais informações, entre em contato com seu ponto de contato do Procore. 

Histórico

Após adjudicar uma cotação, ainda é possível cancelar a cotação e o contrato nas Finanças do portfólio. Embora viável, o processo não é recomendado e exige a satisfação de várias condições antes que você possa cancelar a adjudicação. Recomendamos veementemente que você analise minuciosamente suas cotações e contratos antes de adjudicá-los.

Além disso, é altamente recomendável que você se comunique com seu fornecedor antes de cancelar a adjudicação do contrato, pois o processo de cancelamento revogará o acesso e poderá resultar em confusão para o fornecedor.

Você NÃO PODE cancelar uma cotação ou contrato se:

  • Houver faturas ou alterações contratuais no contrato.
  • O contrato tiver sido compartilhado com seu fornecedor.
  • As definições da sua organização proibirem a edição de contratos.
  • A cotação, contrato, faturas ou alterações contratuais tiverem passado por um fluxo de aprovação.
     Importante
    Se houver alguma aprovação envolvida na respectiva cotação ou contrato, consulte seu Ponto de contato da Procore. Sem o envolvimento das partes interessadas em sua organização que definem os parâmetros para os fluxos de aprovação e a assistência da equipe de sucesso do cliente do Procore, você não poderá cancelar nada que tenha passado por um fluxo de aprovação.

Resposta

Siga as etapas abaixo:

Etapa 1: remover todas as faturas e alterações contratuais

Antes de cancelar uma cotação e um contrato, é necessário excluir todas as faturas e alterações contratuais existentes da Sala de contrato.

 Aviso
Se as faturas ou alterações contratuais forem excluídas, NÃO haverá REGISTRO de sua remoção e qualquer documento anexado será perdido permanentemente.

Para excluir uma fatura:

  1. Acesse a Sala de contrato.
  2. Clique em Faturas.
  3. Clique na fatura que deseja excluir.
  4. Clique no menu de reticências verticais e clique em Excluir.
  5. Clique em Excluir novamente para confirmar.

Para excluir uma alteração contratual: 

  1. Acesse a Sala de contrato.
  2. Clique em Alterações contratuais.
  3. Clique na alteração contratual que deseja excluir.
  4. Clique no menu de reticências verticais e clique em Excluir.
  5. Clique em Excluir novamente para confirmar.

Etapa 2: cancelar o compartilhamento do contrato com o fornecedor

A próxima etapa é revogar o acesso de seu fornecedor à Sala de contrato.

Para cancelar o compartilhamento do contrato com seu fornecedor:

  1. Acesse a Sala de contrato.
  2. Clique em Contrato. 
  3. Clique em Cancelar compartilhamento em “Status de compartilhamento”.
  4. Clique novamente em Cancelar compartilhamento para confirmar.

Etapa 3: cancelar a adjudicação do contrato

Para cancelar a adjudicação do contrato:

  1. Acesse a Sala de contrato.
  2. Clique em Contrato. 
  3. Clique no menu de reticências verticais e clique em Editar.
  4. Clique em Cancelar adjudicação abaixo do nome do fornecedor.
  5. Clique em Cancelar adjudicação para confirmar. Essa etapa reverterá sua Sala de contrato em uma Sala de cotação.
     Cuidado
    O cancelamento da adjudicação pode levar até um minuto. Clique no botão apenas uma vez para evitar a ocorrência de erros.

Etapa 4: cancelar seleção do proponente

Após cancelar a adjudicação do contrato, sua Sala de contrato será revertida para uma Sala de cotação com o proponente anteriormente adjudicado já selecionado.

Para cancelar a seleção de um proponente que já esteja selecionado:

  1. Acesse a Sala de cotação na qual o proponente foi selecionado.
  2. Clique no menu de reticências verticais e clique em Cancelar seleção do proponente.