Configurar uma Sala de contrato com base em uma Sala de cotação no Finanças do Portfólio
Objetivo
Configurar uma Sala de contrato com base em uma Sala de cotação no Finanças do Portfólio.
Fundo
Após selecionar o proponente para o qual deseja adjudicar um contrato, você será adicionado à página configuração contrato. Nessa página, você configuração uma versão digital do seu contrato com seu fornecedor. Após a conclusão do configuração, a Sala de cotação será convertida para uma Sala de contrato.
Coisas a considerar
- Permissões de usuário necessárias:
- Acesso "Limitado" ao projeto ou superior.
Nota: Os usuários com acesso "Limitado" precisam estar na equipe da Sala de cotação do projeto.
- Acesso "Limitado" ao projeto ou superior.
- Informações adicionais:
- Na página Configuração do contrato, você configurou a itens de contrato do contrato para refletir a do contrato assinado. Ainda será necessário adquirir um contrato assinado fora do Procore.
Vídeo
Passos
A configuração de uma Sala de contrato é um processo de várias etapas. Clique em um link para seguir para uma seção deste artigo:
- Inserir informações de visão geral do contrato
- Confirmar itens do contrato
- Adicionar documentos
- Revisar e finalizar o contrato
- Compartilhar o contrato com seu fornecedor
Etapa 1: inserir informações de visão geral do contrato
- Revise e preencha as informações na seção Visão geral do contrato conforme adequado:
- Valor total do contrato: o total do valor do contrato.
- Analítica de custos: a divisão de custos é habilitada por padrão se seu formulário de cotação contiver vários itens de linha. Se o seletor estiver ativado para a posição, você poderá detalhar o contrato item de linha ou deixá-lo como um quantia fixa.
- Lembrete: se uma data for selecionada, o Procore vai gerar automaticamente uma notificação por e-mail ao seu fornecedor na data escolhida, lembrando-os de enviar suas faturas e alterações contratuais.
- Para habilitar e-mails de lembrete, clique no menu suspenso Lembrete e selecione um dia.
- Retenção: você pode optar por habilitar ou desabilitar retenção para esse contrato. A retenção fica desabilitada por padrão.
- Para habilitar retenção e definir um percentual de retenção:
- Coloque o seletor ao lado de Retenção na posição ATIVADO.
- O padrão% para retenção é 10%. Se quiser inserir um percentual diferente, clique no campo percentual e insira um novo valor.
- Para habilitar retenção e definir um percentual de retenção:
- Fornecedor: o nome do fornecedor para o qual você adjudicou a cotação.
- Data do contrato: a data do contrato assinado.
- Para inserir uma data de contrato, clique no campo e selecione uma data no calendário.
Etapa 2: confirmar itens do contrato
É possível modificar os itens do contrato para refletir as alterações que ocorreram durante o processo de contratação. Esse também é o ponto em que você adicionaria suas alternativas ao seu contrato.
Nota: Se você enviar essa item de custo em Finanças do Portfólio, os itens do contrato serão preenchidos com os itens de linha da cotação mais recente selecionada.
Você terá acesso às seguintes ações:
Para adicionar um item de linha:
- Clique em + Adicionar item na parte inferior da seção Tabela de valores.
Nota: Você verá uma nova item de linha. - Insira um rótulo para a nova item de linha.
- Insira um Custo para a nova item de linha.
- Clique fora do campo para salvar suas alterações.
Para editar uma item de linha:
- Clique no campo Rótulo ou Custo do item de linha.
- Insira um novo rótulo ou custo.
- Clique fora do campo para salvar suas alterações.
Para reorganizar os itens de linha:
- Passe o mouse sobre a alça
ícone ao lado do item de linha. - Clique e arraste o item de linha para movê-lo para um novo local.
Para remover um item de linha:
- Clique no ícone x ao lado do item de linha que você deseja remover.
Nota: Os itens de linha removidos são mostrados na parte inferior da página em "Itens de cotação removidos", onde podem ser recuperados, se for o caso.
Para restaurar um item de linha removido:
- Localize a seção "Itens de cotação removidos" da página.
- Clique em um item de linha removido para restaurá-lo na Tabela de Valores.
Para adicionar uma alternativa da cotação:
- Localize a seção "Alternativas".
- Clique em uma alternativa para adicioná-la aos Itens do contrato.
Nota: É possível remover as alternativas clicando no ícone x ao lado da item de linha ou limpando a caixa de verificação na seção "Alternativas".
Etapa 3: adicionar documentos
Ponta
Recomendamos anexar uma cópia digital assinada do seu contrato com seus fornecedor aqui. Você também pode anexar qualquer documentação adicional.
Você terá acesso às seguintes ações:
Para anexar um documento ao contrato:
- Na seção 'Documentos', arraste e solte os arquivos para fazer upload ou clique em Adicionar documento.
Etapa 4: revisar e finalizar o contrato
Antes de continuar para a etapa do contrato de compartilhamento, recomenda-se revisar os detalhes do contrato e itens de contrato e fazer as alterações necessárias. Quando estiver pronto para continuar na etapa de contrato de compartilhamento:
- Clique em Continuar para abrir a Sala de contrato recém-criada.
Etapa 5: compartilhar o contrato com seu fornecedor
Após configurar seu contrato, você poderá compartilhar o acesso à sua Sala de contrato. Isso permitirá que seu fornecedor envie faturas e alterações contratuais. O acesso é concedido individualmente. Isso significa que será necessário compartilhar o contrato com cada contato individual em sua empresa fornecedor.
Importante
Os contatos adicionados poderão ver o contrato e enviar alterações contratuais e faturas por meio do Procore. Se você NÃO adicionar contatos para seu fornecedor, ele não poderá enviar faturas ou alterações contratuais.
Siga as etapas nas seções abaixo:
Para selecionar fornecedor contatos:
Nota: Os contatos adicionados poderão ver o contrato e enviar alterações contratuais e faturas por meio do Procore.
- Marque a caixa de verificação ao lado do nome de um contato na janela de confirmação para selecioná-lo.
Nota: Os contatos que aparecem aqui são todos os contatos naquele fornecedor, incluindo aqueles que foram convidados durante o processo de cotação. Se não vir o contato que está procurando, é possível adicioná-los manualmente. - Opcional: Para adicionar um novo fornecedor contato para compartilhar um contrato:
- Clique em + Convidar mais contatos de [Nome do fornecedor].
- Digite o nome, o sobrenome e o endereço de e-mail do contato.
- Clique em Salvar.
Nota: Qualquer contato que você adicionar dessa forma será adicionado à lista de contatos associados a essa fornecedor.
Para personalizar a mensagem e notificar os proponentes que perderam:
- Opcional: Personalize a mensagem de padrão que será enviada ao seu proponente vencedor clicando na caixa de texto e editando a mensagem.
- Marque ou limpe a caixa de verificação ao lado de Notificar os proponentes que perderam, dependendo de você querer enviar um e-mail de rejeição pré-formatado aos proponentes que não tenham recebido um contrato.
Nota: Essa opção está habilitada por padrão e não é possível editar a mensagem.
Para compartilhar o contrato com sua fornecedor:
- Quando estiver pronto para compartilhar o contrato com seu fornecedor, clique em Compartilhar.
Isso enviará a notificação por e-mail ao proponente adjudicado e aos proponentes perdidos, se você tiver optado por notificá-los.