Como o Procore decide qual versão do documento é a mais recente na ferramenta Gestão de documentos?
Fundo
Os usuários podem alterar qual documento é exibido como mais recente reordenando as revisões de documentos, mas o Procore usa fatores adicionais para decidir qual documento é "mais recente" em um determinado contexto. Os documentos armazenados na ferramenta Gestão de documentos geralmente são acessados por meio de links de e-mail da integração da ferramenta Fluxos ou links em itens de correspondência e e-mails. Esses contextos afetam qual revisão de documento é considerada mais recente.
Além disso, a ferramenta Gestão de documentos usa coleções para organizar documentos do projeto. Os filtros de uma coleção fornecem o contexto necessário para um público específico. Por exemplo, dentro de uma coleção Publicado, um usuário de campo vê apenas revisões de documentos aprovadas , o que significa que não está necessariamente vendo a revisão mais recente de cada documento. Por outro lado, um revisor de documentos usa a coleção Em revisão para acessar revisões de documentos em andamento que precisam de trabalho ou aprovações antes da publicação. Dessa forma, o Procore mostra o campo revisão 3 de um documento pelo usuário porque ele é "mais recente" na coleção Publicado (conforme mostrado abaixo), enquanto o revisor vê a revisão 4 do mesmo documento (por meio da coleção Em revisão), mas ambos estão visualizando a revisão correta para o trabalho que estão tentando fazer.
Resposta
A ferramenta Gestão de documentos foi projetada para apresentar as revisões de documento mais recentes com base no contexto em que um usuário encontrou o documento e quais filtros são aplicados. Esta tabela mostra como diferentes contextos afetam a revisão do documento apresentada e qual banner de aviso aparece quando um usuário navega para uma revisão diferente fora daquela que o Procore considera padrão para esse contexto.
| Contexto | Revisão de documentos que o Procore considera mais recente | Exemplo na imagem acima | Texto do banner que aparece se o usuário sair da revisão mais recente nesse contexto |
|---|---|---|---|
| E-mail do item de correspondência: Clicar em um link de uma correspondência, e-mail ou item do Procore | Revisão mais recente no contêiner de documentos. | V5 | "Não é a última revisão para a qual você tem permissão. A revisão não é a revisão mais recente para a qual você tem permissão" |
| Fluxos e-mail: clique em um link no e-mail do Procore sobre as tarefas necessárias para um fluxo de aprovação. | Última revisão na coleção "Em revisão" (que é a última revisão com uma fluxo em andamento). | V4 | "Não é a última revisão dentro da In Review. A revisão não é a mais recente com base na coleção da qual você a abriu" |
| Visualização salva "Todos os documentos": acessando um documento a partir da visualização salva "Todos os documentos" na parte inferior do painel Visualizações salvas, com o botão "Última revisão" selecionado. | Revisão mais recente no contêiner de documentos. | V5 | "Não é a última revisão para a qual você tem permissão. A revisão não é a revisão mais recente para a qual você tem permissão" |
| Coleção 'Publicada': Acessar um documento da coleção "Publicado" fornecida pelo sistema. | Última revisão na coleção "Publicado" (que é a última revisão "aprovada"). | V3 | "Não é a última revisão dentro do Publicado. A revisão não é a mais recente com base na coleção da qual você a abriu." |
| Coleção 'In Review': Acesso a um documento da coleção "Em revisão" fornecida pelo sistema. | Última revisão na coleção "Em revisão" (que é a última revisão com uma fluxo em andamento). | V4 | "Não é a última revisão dentro da In Review. A revisão não é a mais recente com base na coleção da qual você a abriu." |
| Coleção personalizada: Acessar um documento de uma coleção personalizada criada por um administrador de projeto, como "Pré-construção". | Última revisão no contexto da coleção. | Depende da coleção/ Filtros de visualização salvos |
"Não é a última revisão dentro [do nome da coleção]. A revisão não é a mais recente com base na coleção da qual você a abriu." |
| dispositivo móvel: acessar um documento de um dispositivo móvel usando o aplicativo do Procore para iOS ou Android. | Veja contextos relevantes nas linhas acima, com estas exceções: O aplicativo móvel não tem a coleção "Em revisão" ou a visualização salva "Todos os documentos". | Depende | Veja os contextos acima. |
Exemplos dos dois tipos de banner de aviso de revisão:
O usuário saiu da revisão mais recente em Um contêiner de documento:
O usuário saiu da revisão mais recente no contexto de uma coleção:
