Como o Procore decide qual versão do documento é a mais recente na ferramenta Gestão de documentos?
Fundo
Os usuários podem alterar qual documento é exibido como mais recente reordenando as versões do documento, mas o Procore usa fatores adicionais para decidir qual documento é o "mais recente" dentro de um determinado contexto. Os documentos armazenados na ferramenta Gestão de documentos geralmente são acessados por meio de links de e-mail da integração da ferramenta Fluxos ou links em itens de correspondência e e-mails. Esses contextos afetam qual versão do documento é considerada mais recente.
Além disso, a ferramenta Gestão de documentos usa coleções para organizar documentos do projeto. Os filtros de uma coleção fornecem o contexto necessário para um público específico. Por exemplo, dentro de uma coleção Publicado, um usuário de campo vê apenas versões aprovadas do documento, o que significa que ele não está necessariamente vendo a versão mais recente de cada documento. Por outro lado, um revisor de documentos usa a coleção In Review para acessar versões de documentos em andamento que precisam de trabalho ou aprovações antes da publicação. Dessa forma, o Procore mostra a versão 3 de um documento do usuário em campo porque ela é "mais recente" na coleção Publicado (conforme mostrado abaixo), enquanto o revisor vê a versão 4 do mesmo documento (por meio da coleção Em revisão, não mostrada aqui), mas ambos estão visualizando a versão correta para o trabalho que estão tentando fazer.
Resposta
A ferramenta Gestão de documentos foi projetada para apresentar a versão mais recente do documento com base no contexto em que um usuário encontrou o documento e quais filtros são aplicados. Esta tabela mostra como diferentes contextos afetam a versão do documento apresentada e qual banner de aviso aparece quando um usuário navega para uma versão diferente daquela que o Procore considera padrão para esse contexto.
| Contexto | Versão do documento que o Procore considera mais recente | Exemplo na imagem acima | Texto do banner que aparece se o usuário navegar para fora da versão mais recente neste contexto |
|---|---|---|---|
| E-mail do item de correspondência: Clicar em um link de uma correspondência, e-mail ou item do Procore | Versão mais recente no contêiner de documentos. | V5 | "Não é a versão mais recente para a qual você tem permissão. A versão não é a versão mais recente para a qual você tem permissão." |
| Fluxos e-mail: clique em um link no e-mail do Procore sobre as tarefas necessárias para um fluxo de aprovação. | Versão mais recente da coleção "Em revisão" (que é a versão mais recente com um fluxo em andamento). | V4 | "Não é a versão mais recente dentro da In Review. A versão não é a mais recente com base na coleção da qual você a abriu." |
| Visualização salva de "Todos os documentos": acesso a um documento a partir da visualização salva "Todos os documentos" na parte inferior do painel Visualizações salvas, com o botão "Versão mais recente" selecionado. | Versão mais recente no contêiner de documentos. | V5 | "Não é a versão mais recente para a qual você tem permissão. A versão não é a versão mais recente para a qual você tem permissão." |
| Coleção 'Publicada': Acessar um documento da coleção "Publicado" fornecida pelo sistema. | Versão mais recente na coleção "Publicado" (que é a última versão "aprovada"). | V3 | "Não é a versão mais recente dentro do Publicado. A versão não é a mais recente com base na coleção da qual você a abriu." |
| Coleção 'In Review': Acesso a um documento da coleção "Em revisão" fornecida pelo sistema. | Versão mais recente da coleção "In Review" (que é a versão mais recente com uma fluxo em andamento). | V4 | "Não é a versão mais recente dentro da In Review. A versão não é a mais recente com base na coleção da qual você a abriu." |
| Coleção personalizada: Acessar um documento de uma coleção personalizada criada por um administrador de projeto, como "Pré-construção". | Versão mais recente no contexto da coleção. | Depende da coleção/ Filtros de visualização salvos |
"Não é a versão mais recente dentro [nome da coleção]. A versão não é a mais recente com base na coleção da qual você a abriu." |
| dispositivo móvel: acessar um documento de um dispositivo móvel usando o aplicativo do Procore para iOS ou Android. | Veja contextos relevantes nas linhas acima, com estas exceções: O aplicativo móvel não tem a coleção "Em revisão" ou a visualização salva "Todos os documentos". | Depende | Veja os contextos acima. |
Exemplos dos dois tipos de banner de aviso de versão:
Nota: O Procore está em processo de alteração de "Revisão" para "Versão" nos banners.
O usuário saiu da versão mais recente em Um contêiner de documentos:
O usuário navegou para fora da versão mais recente no contexto de uma coleção:
