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Procore

Criar uma nova alocação de despesas

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Objetivo

Criar uma nova alocação de despesa para um projeto do Procore a fim de faturar os custos da sua tecnologia Procore ao proprietário.

Fundo

O Procore criou um novo recurso de Alocações de despesas na ferramenta Administrador de nível de empresa para fornecer aos Empreiteiros gerais uma declaração de alocação de custo para a nível de projeto. Isso fornece aos GCs a capacidade de faturar os custos do Procore ao proprietário. Como empreiteiro geral, os custos do seu investimento em tecnologia Procore podem ser reembolsáveis. Esse recurso cria a declaração de alocação necessária para garantir que você tenha a documentação em PDF adequada para recuperar o custo de seu investimento no Procore.

Para usar esse recurso, você precisará selecionar o projeto ativo para alocar e concluir três (3) campos relevantes para esse projeto:

  1. Data prevista de início
  2. Data final prevista
  3. Estimativa de valor do contrato

Com base nessas informações, o Procore vai gerar uma declaração de alocação de custo reduzindo sua taxa de preços de pontos de base na data de alocação por valor do contrato. Em seguida, o Procore gera essa declaração como um PDF, que você pode enviar ao proprietário para reembolso e manter para seus registros.

É importante observar que o valor total do custo alocado não pode exceder o custo de sua licença anual do Procore.

Coisas a considerar

  • Permissões de usuário necessárias:
    • "Administrador" na ferramenta Administrador da empresa
  • Requisitos:
    • Os usuários precisam inserir dados em TODOS os campos. 
    • Os usuários estão limitados a criar um (1) alocação de despesa por projeto do Procore por um (1) ano período de faturamento.
    • Um alocação de despesa não pode abranger vários períodos de faturamento.
  • Limitações:
    • Você só pode criar um (1) alocação de despesa por projeto.
    • Os usuários não podem excluir uma alocação de despesa. 
  • Informações adicionais:
    • O termo alocação de despesa representa o período de faturamento da conta Procore da sua empresa. Se você tiver perguntas específicas sobre os custos da sua empresa para o Procore durante um projeto, recomenda-se entrar em contato com seu Ponto de contato da Procore.
    • A período de faturamento para um alocação de despesa NÃO tem relação com os períodos de faturamento em seu projeto. 
    • IMPORTANTE! Um alocação de despesa não pode estar de volta. Os períodos de faturamento do Procore sempre são definidos em incrementos de um (1) ano. Por exemplo, se o contrato do Procore da sua empresa data de início era 1º de janeiro de 2019, o final do seu único (1) ano período de faturamento seria 31 de dezembro de 2019. Se o seu contrato data de início era 1 º de março de 2019, então o final do seu (1) ano período de faturamento seria 29 de fevereiro de 2020. 
    • Você pode criar uma nova alocação de despesa em qualquer data em um (1) ano período de faturamento. No entanto, você não pode criar um alocação de despesa que abrange vários períodos de faturamento do Procore. Se você quiser faturar um proprietário por um projeto que abrange mais de um (1) períodos anuais de faturamento, será necessário criar um alocação de despesa distinto para cada período de faturamento anual. 
    • O ACV (Valor real do contrato) do seu contrato do Procore é usado para calcular o total para o proprietário na alocação de despesa. Se o ACV da sua empresa mudar durante um período de faturamento e você criar um novo alocação de despesa, o novo ACV sempre será usado para calcular o valor da fatura. 

Passos

  1. Acesse a ferramenta Administrador de nível de empresa. 
  2. Em "Definições da empresa", clique em Alocações de despesas.
  3. Clique em Nova Alocação de despesas.
  4. Preencha os seguintes campos obrigatórios:
    • O projeto. Selecione o projeto desejado na lista. Somente projetos ativos do Procore aparecerão nessa lista. 
      Observações:
      • Se você selecionar um projeto ativo com um alocação de despesa existente, a mensagem de erro "Projeto já foi obtido" aparecerá.
      • Você só pode criar um (1) alocação de despesa para um projeto durante o período de faturamento de um (1) ano. Por exemplo, se sua empresa tiver um contrato de um ano do Procore iniciado em 1º de janeiro de 2019, você poderá criar até um (1) alocação de despesa antes de 31 de dezembro de 2019. Se sua empresa tiver um contrato de vários anos do Procore iniciado em 1º de janeiro de 2019, o primeiro período de faturamento terminaria em 30 de dezembro de 2019. A período de faturamento do segundo ano começaria em 1º de janeiro de 2020 e terminaria em 31 de dezembro de 2020. 
    • Data prevista de início. Insira a estimativa de data de início do projeto.
      Observações:
      • Essa data deve corresponder à data inserida no campo Data prevista de início da ferramenta Administrador de nível de projeto na página Geral. 
      • Essa data precisa estar no período de faturamento inicial e data de término atual da sua empresa em seu contrato do Procore.
    • Data final prevista. Insira a estimativa de data de término do projeto.
      Obs.: essa data deve corresponder à data inserida no campo Data final prevista da ferramenta Administrador de nível de projeto na página Geral.
    • Estimativa de valor do contrato. Insira o valor estimado de contrato original. 
      Obs.: esse valor deve corresponder ao valor inserido no campo Valor estimado do projeto da ferramenta Administrador de nível de projeto na página Geral. 
  5. Clique em Criar.
  6. Se quiser exportar uma cópia do PDF, clique no ícone PDF no alocação de despesa item.
    Obs.: seus pontos de base NÃO aparecerão no PDF.