Concluir um contrato de compromisso com o DocuSign®

Objetivo

Para concluir o processo de assinatura eletrônica de um compromisso usando a integração Procore + DocuSign® .

Histórico

Depois de criar um pedido de compra ou subcontrato, os usuários do Procore com uma conta DocuSign® podem preparar um envelope DocuSign® para o compromisso e enviá-lo ao destinatário apropriado para solicitar uma assinatura.

Se você for o destinatário de uma solicitação de assinatura, não precisará de uma conta DocuSign®. No entanto, se você tiver uma conta DocuSign® e o endereço de e-mail corresponder ao e-mail que você usa no Procore, uma cópia de todos os documentos que você assinar será salva em sua conta DocuSign®. Depois que todas as assinaturas exigidas forem coletadas no DocuSign®, o Procore altera o status do compromisso para 'Aprovado'.

Coisas a considerar

Pré-requisitos

Passos

Abrir o compromisso no Procore

  1. Acesse a ferramenta Compromissos do projeto. 
  2. Na guia Contratos , localize o compromisso com o qual trabalhar. 
  3. Clique no link Número para abri-lo. 
  4. No cartão Informações Gerais do compromisso, clique em Editar Contrato. 
  5. Certifique-se de que uma marca apareça na caixa de seleção Assinar com o DocuSign . 
    subcontract-sign-with-docusign-checkbox.png
  6. Preencha seus entrada de dados conforme necessário. Consulte Criar um pedido de compra e Criar um subcontrato.
     Observação
    Para adicionar itens de linha à Tabela de Valores (SOV), clique em Criar e inserir SOV. 
  7. Após a conclusão do entrada de dados, escolha uma destas opções:
    • Se este for um compromisso existente, clique no botão Enviar com DocuSign na parte superior da página. 

      commitment-existing-send-with-docusign.png
    • Se este for um novo compromisso que você acabou de criar, clique em Criar e enviar com DocuSign na parte inferior da página. 
      new-commitment-create-and-send-with-docusign.png

      Procore lança o aplicativo web DocuSign® . Se você NÃO estiver conectado à sua contaDocuSign® , deverá seguir as etapas em Fazer login noDocuSign®. Se você já estiver logado, prossiga para Preparar o envelopeDocuSign® . 

Faça login noDocuSign®

Preparar o envelope do DocuSign®

Após fazer login no DocuSign®, a página “Fazer upload de um documento e adicionar destinatário do envelope” será exibida. Conclua as seguintes etapas:

Adicionar documentos ao envelope

As seguintes informações do Procore são preenchidas automaticamente no envelope do DocuSign®:

  • Uma cópia em PDF da compromisso será adicionada automaticamente à seção "Adicionar documentos ao envelope". 
  • As caixas de assinatura exigidas para cada 'Função' no contrato. Por exemplo, o Empreiteiro Geral ou Subempreiteiro que são partes no contrato de compromisso. Isso inclui o 'Nome' e o 'Endereço de e-mail' de cada usuário. Para obter mais informações, consulte Adicionar destinatários ao envelope abaixo.
  1. Opcional: Se desejar adicionar documentos adicionais ao envelope, escolha uma das opções disponíveis na seção 'Adicionar Documentos ao Envelope':

    docusign-add-documents-to-envelope.png
     Observação
    As opções disponíveis na seção "Adicionar documentos ao envelope" são desenvolvidas e mantidas pelo DocuSign®. Para aprender como usar o DocuSign®, a Procore recomenda revisar o conteúdo em support.docusign.com. 
    1. Fazer upload
    2. Usar um modelo
    3. Obtenha da nuvem

Adicionar destinatários ao envelope

  1. Em "Adicionar destinatários ao envelope", mantenha as caixas de padrão assinatura. 
     Observação

    Conforme ilustrado abaixo, as seguintes informações do Procore, se disponíveis, serão preenchidas automaticamente no DocuSign®:

    docusign-add-recipients-to-the-envelope.png

Adicionar uma mensagem para todos os destinatários

  1. Na seção 'Mensagem para todos os destinatários', faça o seguinte:
    • Assunto de e-mail
      Insira uma linha de assunto para a mensagem de e-mail de saída. 
    • Mensagem de e-mail
      Insira a cópia do corpo da mensagem de e-mail enviada. 
  2. Clique em Avançar. 

Visualizar os campos de assinatura e enviar o envelope

A próxima etapa é visualizar os campos de assinatura no PDF. Os campos de assinatura correspondem às funções no Procore. Por exemplo, o Empreiteiro Geral e o Subempreiteiro que são partes do contrato de compromisso. Esses campos são adicionados automaticamente ao envelope do DocuSign® pela integração do Procore + DocuSign® . 

  1. Role até a parte inferior do PDF para visualizar os campos de assinatura. Um exemplo é mostrado abaixo. 

    docusign-signature-fields-send.png
     
  2. Mantenha os campos de assinatura existentes. Esses campos são preenchidos automaticamente pelo Procore e os mantêm em suas posições de padrão garante que a fluxo de assinatura para o aplicativo do Procore funcione conforme o esperado. 
  3. Opcional: adicione quaisquer 'Campos padrão' ao formulário conforme desejado.
     Observação
    As opções na área "Campos padrão" são desenvolvidas e mantidas pelo DocuSign®. Para saber como usar o DocuSign®, o Procore recomenda revisar o conteúdo em support.docusign.com. 
  4. Quando estiver pronto para coletar as assinaturas especificadas, clique em Enviar. 
    O DocuSign® envia o envelope aos destinatários especificados. Em seguida, os destinatários poderão continuar com a próxima etapa. Depois que todas as assinaturas forem coletadas e aplicadas ao documento, o Procore alterará a status do contrato de compromisso para "Aprovado". Você também tem a opção de atualizar manualmente os status dos compromisso. 

     

Próxima etapa

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