O que acontece quando importo um arquivo da Gestão de documentos para a ferramenta Plantas?
Fundo
A ferramenta Plantas permite que você selecione arquivos de Gestão de documentos para visualização e marcação na ferramenta Plantas, de modo que você não precise levar esse documento ao processo de upload completo novamente. As equipes podem fazer upload e aprovar documentos por meio de fluxos de trabalho estabelecidos de Gestão de documentos e, em seguida, usar o seletor "anexar arquivos" na ferramenta Plantas para localizar o documento e inseri-lo rapidamente na ferramenta Plantas com todos os metadados anexados. O restante destas perguntas frequentes discute os limites de sincronização de dados e os indicadores de importação após a importação do arquivo.
Resposta
Limitações de sincronização
Qualquer marcação de documento ou nova versão de documento criada na ferramenta Plantas não é refletida na versão do arquivo existente na ferramenta Gestão de documentos. Da mesma forma, quaisquer alterações feitas em um arquivo na ferramenta Gestão de documentos não serão refletidas na versão importada anteriormente para a ferramenta Plantas. Por isso, é recomendável que as equipes importem apenas as plantas aprovadas da Gestão de documentos para a ferramenta Plantas.
Por exemplo, se o documento for marcado ou excluído em uma ferramenta, ele não marcará nem excluirá a cópia existente na outra ferramenta.
Até que o Procore tenha uma solução mais integrada, essa solução de importação temporária acelera o tempo de upload, aproveitando o trabalho de upload já realizado na ferramenta Gestão de documentos. Você pode fazer upload para a ferramenta Gestão de documentos e, em seguida, extrair o arquivo para a ferramenta Plantas, onde provavelmente permanecerá. Para saber se um documento foi importado para a ferramenta Plantas ou se um documento teve origem na ferramenta Gestão de documentos, procure os seguintes indicadores.
Indicadores na ferramenta Gestão de documentos
Quando um arquivo de Gestão de documentos é importado para a ferramenta Plantas, essa ação é comunicada de volta à ferramenta Gestão de documentos, juntamente com a data, a hora e o nome do usuário que fez a importação. Essas informações são exibidas nos seguintes locais:
- Coluna "Enviado para a ferramenta Plantas". O ícone de
plantas aparece na coluna "Enviado para a ferramenta Plantas" na ferramenta Gestão de documentos. Saiba como escolher colunas.
- Passe o mouse sobre o ícone para ver a data, a hora e o iniciador da importação.
- Você também pode filtrar pelo atributo "Enviado para a ferramenta Plantas" para ver todos os documentos importados para a ferramenta Plantas.
- Banners. Ao visualizar um documento na Web ou no celular, um banner explica que o documento foi enviado anteriormente para a ferramenta Plantas, juntamente com a data, hora e iniciador da importação.
- Painel de informações. Ao visualizar um documento, procure a seção "Enviado para a ferramenta Plantas".
- Histórico de alterações. Ao visualizar um documento, o Histórico de alterações é acessado na parte inferior do painel de informações.
Indicadores na ferramenta Plantas
Quando um arquivo de Gestão de documentos é importado para a ferramenta Plantas, o Procore também armazena a data, a hora e o nome do importador como parte dos metadados na ferramenta Plantas. Essas informações aparecem no Histórico de alterações do arquivo, que é acessado por meio da guia "Histórico de alterações" ao visualizar o documento.