Gestão Documental - Glossário
Coleção
Uma coleção é um grupo de filtros salvos no painel Visualizações salvas da ferramenta Gestão de documentos. As coleções mantêm organizadas as pesquisas salvas para que os usuários possam encontrar rapidamente a revisão do documento necessária em seu contexto específico. Por exemplo, os administradores podem configurar uma coleção para usuários de campo que extraia automaticamente apenas a versão publicada mais recente de cada planta para um local específico. Pode haver revisões mais recentes dessas plantas, mas os usuários de campo devem trabalhar apenas com base nas versões aprovadas (publicadas).
O Procore fornece automaticamente duas coleções de documentos chamadas "Em revisão" e "Publicado", e os Administradores do projeto podem criar coleções adicionais usando filtros. Em uma coleção, qualquer usuário pode criar uma visualização salva que reduza ainda mais os resultados da pesquisa. Por exemplo, um engenheiro elétrico pode querer uma visualização salva que mostre apenas plantas elétricas. Ao colocar essa visualização salva na coleção "Publicado", o engenheiro facilita o acesso a uma lista dinâmica de todas as plantas elétricas publicadas do projeto.
Regra condicional
Na ferramenta Gestão de documentos do Procore, uma regra condicional é criada para definir diferentes requisitos para tipos específicos de documentos que não satisfadam os critérios da regra do padrão.
Regra padrão
Na ferramenta Gestão de documentos do Procore, uma regra de padrão é um conjunto de requisitos que os documentos enviados por upload para o projeto devem atender, a menos que uma regra condicional seja aplicável.
Contêiner de documento
Na ferramenta Gestão de documentos do Procore, um contêiner de documentos representa um conjunto exclusivo de revisões de documentos relacionadas descritas com metadados em comum. Por exemplo, um contêiner de documento terá o mesmo tipo de documento, disciplina e código de projeto para todas as revisões desse contêiner.
Metadados
Na ferramenta Gestão de documentos do Procore, os metadados são dados que fornecem informações sobre um documento, como nome de arquivo, tamanho, data de criação e upload, nome do autor etc. A ferramenta Gestão de documentos usa uma combinação de aprendizado de máquina e o padrão de nomenclatura do projeto para preencher automaticamente os metadados de um documento enviado por upload.
Padrão de nomenclatura
Um padrão de nomenclatura é um formato padrão ou específico da empresa para criar um ID exclusivo para um item. Na ferramenta Gestão de documentos do Procore, o padrão de nomenclatura é usado para criar e aplicar padrões para nomes de arquivo de documento de nomenclatura. Dependendo do padrão de nomenclatura definido para o projeto, o Procore preencherá automaticamente os metadados da nome de arquivo correspondentes a segmentos no padrão de nomenclatura.
Por exemplo, a Convenção padrão de nomenclatura da ISO 19650 usa 7 peças de metadados em conjunto. O padrão habitual de nomenclatura para plantas nos Estados Unidos é o Número de documento de disciplina, como A-101 para uma planta arquitetônica no primeiro andar.
Grupo de permissão
Na ferramenta Gestão de documentos do Procore, um grupo de permissões é criado para conceder permissões de documento a usuários com base em um tipo de permissão (Administrador, Proprietário, Visualizador) e atributos de documento.
Tipo de permissão
Na ferramenta Gestão de documentos do Procore, um tipo de permissão (Administrador, Proprietário, Visualizador) é concedido aos usuários para permitir o acesso a documentos. É possível configurar cada tipo de permissão para permitir uma série de ações em um documento.
Visualização salva
Uma visualização salva é um conjunto salvo de filtros de pesquisa para acesso rápido a documentos na ferramenta Gestão de documentos. As visualizações salvas organizam visualmente seus documentos e também atendem às necessidades de um contexto específico, como a visualização salva "Plantas elétricas publicadas" para eletricistas que desejam ver apenas as versões aprovadas mais recentes de um tipo de documento específico. Ao contrário das pastas tradicionais, as visualizações salvas não exigem que os usuários especifiquem um local de upload; elas preenchem automaticamente revisões passadas, presentes e futuras do mesmo documento.
Os administradores podem criar visualizações salvas para todos no projeto, e usuários individuais podem criar visualizações salvas que ficam visíveis apenas para eles. Cada visualização salva é mantida dentro de uma coleção, que é uma categoria principal com seu próprio conjunto de filtros determinado pelos Administradores do projeto.