Sobre materiais armazenados em faturas

Índice

Visão geral

O faturamento de materiais armazenados em um projeto de construção permite que os empreiteiros recuperem os custos de compra e armazenamento de materiais em um local da obra. Também exige que as equipes garantam que contabilizam com precisão os materiais recebidos. Isso inclui documentar os parceiros comerciais, tipos de materiais, quantidades, custos e datas de entrega. Como os materiais armazenados não representam o trabalho concluído, as faturas devem ser discriminadas para diferenciar entre o que é instalado em um projeto durante um período de faturamento e o que é armazenado para trabalho futuro. 

Uma vez que um empreiteiro recebe um pagamento de fatura, os materiais armazenados tornam-se propriedade do cliente e o contratante é responsável por garantir que os materiais armazenados sejam seguros. Para evitar mal-entendidos, certifique-se de que os requisitos no compromisso ou contrato principal de um projeto sejam claros sobre como faturar os materiais armazenados. 

As equipes que usam a solução de Gestão de faturas do Procore podem gerenciar materiais armazenados manualmente ou habilitar uma opção de configuração que move saldos da coluna "Materiais armazenados atualmente" em uma fatura anterior para a coluna "Trabalho concluído de aplicativo anterior" na próxima fatura. Os usuários também faturam os materiais armazenados usando as método contábil configuradas para o contrato.

Além disso, as equipes podem configurar um modelo de projeto do Procore para que as definições de configuração de materiais armazenados sejam copiadas automaticamente para novos projetos do Procore. Para saber mais, consulte O que é copiado para um novo projeto ao aplicar um modelo de projeto?

Considerações

Pré-requisitos

Para faturar os materiais armazenados, sua equipe precisa:

  • Acompanhe os materiais recebidos e documente-os em seu inventário.
  • Rastreie os materiais instalados durante um período de faturamento e aqueles armazenados para o futuro.
     Ponta
    Precisa de ajuda para rastrear materiais? Para obter dicas sobre como usar diferentes ferramentas do Procore para rastrear materiais recebidos e instalados, consulte Como rastreio os materiais reais recebidos e instalados em um local da obra?

Você também precisa:

Passo Nas faturas do proprietário... Em subempreiteiro faturas...
Ative a experiência de fatura modernizada Sobre faturas do proprietário Sobre as medições do subempreiteiro
Criar um contrato Criar contratos principais Criar um compromisso 1
Criar uma fatura Criar faturas do proprietário Criar uma medição do subempreiteiro

1 No Procore, um compromisso é uma ordem de compra ou um subcontrato. 

Quando sua equipe cria faturas de proprietário ou subempreiteiro, você fatura itens de linha como outros custos do projeto. A única diferença é que os materiais instalados e os materiais armazenados estão documentados na nota fiscal. 

Limitações

Esteja ciente das seguintes limitações: 

  • O Procore sempre usa o mesmo método contábil para um contrato e suas faturas. Se você escolher um contrato baseado em valor, o Procore gerará faturas baseadas em valor. Da mesma forma, um contrato baseado em Unidade/quantidade gera faturas baseadas em Unidade/Quantidade.
  • Depois que os itens de linha forem adicionados aos Itens do contrato principal de um contrato principal, o método contábil do contrato principal e suas faturas não poderão ser modificados. Consulte Criar Contratos Principais.

Definir configurações

Para faturar materiais armazenados, defina estas configurações:

Escolher o método contábil do contrato

Configure o método contábil de um novo contrato principal para faturar materiais armazenados em uma fatura. Você também pode configurar o método contábil para ordens de compra e subcontratos criados com a ferramenta Compromissos de nível de projeto. O Procore aplica a configuração escolhida ao contrato e a todas as faturas relacionadas ao contrato. As opções são:

  • Baseado em Valor. Insira o valor quantia fixa para itens de linha nos Itens do contrato e nas faturas do contrato. 
  • Baseado em unidade/quantidade. Insira uma quantidade e um preço unitário para itens de linha nos Itens do contrato e nas faturas do contrato. 
 Ponta
Gerenciando lances no Procore? Você pode definir o método contábil para a ferramenta Concorrência de nível de projeto. Para saber mais, consulte Como defino o método contábil de cotações?
Exemplos

Estes exemplos mostram como escolher o método contábil para ordens de compra e subcontratos na ferramenta Compromissos do projeto e em um novo contrato principal para um projeto. Para saber mais, consulte Como defino o método contábil de um contrato?

Compromissos

Um usuário com permissões de nível "Administrador" na ferramenta Compromissos configura as configurações "Método contábil padrão para ordens de compra" e "Método contábil padrão para subcontratos" em "Configurações padrão do contrato" na página "Configurar definições" da ferramenta. Uma vez definidos, todos os compromissos no projeto usam o método configurado. Para saber mais, consulte Configurar definições avançadas: compromissos.

commitments-default-acctg-method.png

Contratos principais

Um usuário que cria um contrato principal precisa configurar sua padrão método contábil antes de adicionar qualquer item de linha a seus itens de contrato. Depois que os itens de linha forem adicionados, você não poderá alterar o método contábil. No Procore, o padrão método contábil são os contratos baseados em valor. Para alterar para o método baseado em Unidade/Quantidade, clique no botão no banner na parte superior dos Itens do contrato principal de um contrato principal. Para saber mais, consulte Criar Contratos Principais.

prime-contracts-default-acctg-method.png

Configurar as definições de materiais armazenados para um compromisso

Para habilitar o faturamento de materiais armazenados em um compromisso, um membro da equipe com permissões de nível "Administrador" na ferramenta Compromissos pode marcar a definição "Habilitar faturamento separadamente para materiais armazenados" na guia Definições avançadas de um compromisso. 

Exemplo

Este é um exemplo da configuração "Materiais armazenados" em um contrato. Essa definição está disponível na ferramenta Compromissos. Para habilitar a opção, marque a caixa de seleção "Habilitar faturas" e, em seguida, a caixa de seleção "Habilitar faturamento separadamente para materiais armazenados".

Se suas faturas precisarem contabilizar retenção, sua equipe também terá a opção de marcar a caixa de seleção "Habilitar retenção de material armazenado". Para configurar subempreiteiro faturas para inserir retenção, consulte Habilitar a retenção em uma ordem de compra ou subcontrato. 

enable-stored-materials.png

Configurar definições de materiais armazenados para a ferramenta Medições

Um membro da equipe com permissões de nível "Administrador" na ferramenta Compromissos pode atualizar as definições de Materiais armazenados na ferramenta Medições de nível de projeto.  Quando ATIVADO, o Procore move automaticamente o valor inserido na coluna "Materiais atualmente armazenados" nos itens do contrato da fatura anterior para a coluna "Trabalho concluído da aplicação anterior" na fatura seguinte. 

 Obs.
Para obter melhores resultados, o Procore recomenda definir essa configuração antes que sua equipe crie faturas em um projeto. No entanto, você pode alterar essa configuração no meio do projeto, conforme mostrado neste exemplo. 
Exemplo

Este é um exemplo da definição "Materiais armazenados" na ferramenta Faturamento de nível de projeto. 

invoicing-stored-materials-setting.png

Se você ATIVAR essa definição no meio do projeto, uma mensagem informativa informará como a alteração da definição afeta seus contratos existentes. O usuário que fizer a alteração deve clicar em Atualizar para aceitar o prompt.

update-stored-materials-message.png

Entrada de dados baseada em valor

Analise este exemplo para saber como faturar materiais armazenados em faturas quando um contrato estiver configurado para usar o método contábil "Baseado em valor". 

Entrada de dados na primeira fatura baseada em valor

Para a primeira fatura do contrato, o valor na coluna Novos materiais armazenados sempre é definido como US$ 0,00 por padrão. Como o subempreiteiro recebeu materiais no local durante esse período de faturamento, o contato da medição insere US$ 2.000,00 na coluna Novos materiais armazenados (consulte 1). Isso representa o valor monetário dos materiais recebidos. Após a entrada, o Procore atualiza automaticamente esses valores no item de linha (consulte 2):

  • Total concluído e armazenado até a data (%). O Procore converte a entrada em um valor percentual (16%) para mostrar o andamento total.
  • Materiais atualmente armazenados. O Procore atualiza essa coluna com o valor na coluna Novos materiais armazenados (US$ 2.000,00).
  • Total concluído & Data de armazenamento ($). O Procore adiciona a entrada de US$ 2.000,00 a essa coluna (consulte 2). Nota: Essa coluna mostra o total cumulativo dos valores na coluna Trabalho concluído neste período, Novos materiais armazenados e Materiais armazenados atualmente. 
  • Equilíbrio para Finalizar. Esta coluna só é visível para administrador de medições (s). O Procore utiliza o valor de Valor programado e subtrai o valor de Novos materiais armazenados para calcular o saldo a concluir). Nota: Nas faturas subsequentes, essa coluna mostra o declínio acumulado do valor contratado para o item de linha. 

first-sub-invoice-sov-new-materials-stored.png

Entrada de dados na segunda fatura baseada em valor

Para o próximo período de faturamento, o contato da medição prepara sua segunda fatura. Em todas as novas faturas, a coluna Novos materiais armazenados sempre é definida como US$ 0,00 por padrão (consulte 1). No entanto, o Procore move automaticamente o valor da coluna Novos materiais armazenados na fatura anterior para a coluna Materiais armazenados anteriormente na fatura atual (consulte 1 a 2). Antes de fazer entrada de dados adicionais, observe que os valores destacados (veja 3) correspondem à primeira fatura (acima). 

second-invoice-previous-materials-stored.png

Em seguida, execute algumas entrada de dados adicionais no item de linha.

Para esta entrada, o subempreiteiro recebeu mais US$ 2.500,00 em novos materiais que agora estão armazenados no local da obra (ou em uma instalação de armazenamento). O contato da medição insere US$ 2.500,00 na coluna Novos materiais armazenados (consulte 1). Após a entrada, o Procore atualiza automaticamente esses valores (consulte 2). 

  • Total concluído e armazenado até a data (%). O Procore atualiza esse valor de 16% para 36%. 
  • Materiais armazenados atualmente. O Procore atualiza esse valor de US$ 2.000,00 para US$ 4.500,00.
  • Total concluído e armazenado até a data ($). O Procore atualiza esse valor de US$ 2.000,00 para US$ 4.500,00.
  • Equilíbrio para Finalizar. O Procore subtrai a soma do valor de "Novos materiais armazenados" e o valor de "Material armazenado anteriormente" do valor de "Valor programado". Isso mostra o declínio acumulado do valor contratado. 
    Nota: O valor de Trabalho concluído da aplicação anterior (%) permanece inalterado (consulte 3).

    second-invoice-new-materials-stored.png

Em seguida, metade dos novos materiais armazenados na primeira fatura foi instalada no local da obra durante o período de faturamento atual. Para resolver isso, o contato da medição pega US$ 1.000,00 da coluna Materiais armazenados anteriormente (consulte 1) e transfere esses US$ 1.000,00 para a coluna Trabalho concluído neste período (consulte 2). 

 Obs.

Depois de alterar a entrada na coluna Materiais armazenados anteriormente, o foco do sistema salta para a coluna Retenção de trabalho neste período ($). Isso ocorrerá se o administrador de medições habilitar a configuração retenção no compromisso. Para manter a finalidade de faturamento de materiais armazenados, retenção entrada de dados não está incluído neste exemplo. No entanto, documentação sobre retenção está disponível: 

second-invoice-new-materials-stored.png

Após mover a quantidade de Materiais armazenados anteriormente para a coluna Trabalho concluído neste período, o Procore considera as entradas para calcular estes valores:

  • Total concluído e armazenado até a data (%). O Procore mantém o valor em 36%. 
  • Materiais armazenados atualmente. O Procore mantém o valor em US$ 3.500,00.
  • Total concluído e armazenado até a data ($). O Procore mantém o valor em US$ 4.500,00.
  • Saldo até conclusão. O Procore subtrai a soma do valor de “Novos materiais armazenados” e o valor de “Material armazenado anteriormente” do valor de “Valor programado”. Isso mostra o declínio acumulado do valor contratado. 
    Obs.: o valor de Trabalho concluído da aplicação anterior (%) permanece inalterado.
Entrada de dados na terceira fatura baseada em valor

Para o próximo período de faturamento, o subempreiteiro recebe materiais adicionais, os materiais previamente armazenados foram instalados. O contato da medição cria sua terceira fatura.

Na terceira fatura:

  • O Procore move o valor da coluna Novos materiais armazenados na segunda fatura e o adiciona ao valor na coluna Materiais armazenados anteriormente (consulte 1). 

    third-invoice-previous-materials.png
     
  • O contato da medição pega US$ 3.000,00 da coluna Materiais armazenados anteriormente na segunda fatura e a move para a coluna Trabalho concluído neste período (consulte 1). Isso deixa US$ 500,00 na coluna Materiais armazenados anteriormente (consulte 2). 

    third-invoice-previous-materials-to-work-completed.png
     
  • O contato da medição também insere US$ 2.000,00 na coluna Novos materiais armazenados (consulte 1). Isso representa os novos materiais recebidos durante o período de faturamento atual que agora estão sendo armazenados. O Procore adiciona o valor dos Materiais armazenados atualmente ao valor dos Materiais armazenados anteriormente (consulte 2) para calcular o valor dos Materiais armazenados atualmente (consulte 3). 

    third-invoice-new-materials-plus-previous-equals-stored.png
     
  • O Procore também atualiza automaticamente os seguintes valores no item de linha:
    • Total concluído e armazenado até a data (%).  O Procore calcula o valor em 52%.
    • Total concluído e armazenado até a data ($). O Procore calcula o valor em US$ 6.500,00
    • Saldo até conclusão. O Procore subtrai a soma do valor de “Novos materiais armazenados” e o valor de “Material armazenado anteriormente” do valor de “Valor programado”. Isso mostra o declínio acumulado do valor contratado. 

Você pode continuar criando faturas e inserindo novas entradas de itens de linha até que o valor de Saldo até conclusão em um item de linha atinja US$ 0,00. 

Entrada de dados baseada em quantidade unitária

Saiba como faturar materiais armazenados em faturas quando um contrato estiver configurado para usar o método contábil "Baseado em unidade/quantidade".  

Entrada de dados na primeira fatura baseada em unidade/quantidade

Antes entrada de dados, a quantidade na coluna Nova quantidade é definida como 0 por padrão na primeira fatura.

Neste período de faturamento, o subempreiteiro instalou 100 unidades. Um contato da medição insere 100 na coluna Nova quantidade (consulte 1). Após a entrada, o Procore atualiza automaticamente os valores destacados no item de linha (consulte 2):

1-unit-qty-contract-first-invoice-new-quantity-entry.png

  • Novo valor. O Procore calcula esse valor multiplicando o valor da Nova Quantidade pelo Preço Unitário. 
  • Total concluído & armazenado até a data ($). O Procore atualiza esse valor de US$ 0,00% para US$ 12.500,00. 
  • Total concluído & armazenado até a data (%). O Procore converte a entrada em um valor percentual (20%) para mostrar o andamento total.
  • Equilíbrio para Finalizar. O Procore subtrai a soma do Novo Valor (US$ 12.5000,00) do Valor Programado (R$ 62.500,00). O saldo de R$ 50.000,00 a ser concluído mostra o declínio acumulado do valor contratado. 

Em seguida, a quantidade na coluna Novos materiais armazenados (Qtd) é definida como 0 por padrão na primeira fatura. Neste período de faturamento, 50 unidades estavam armazenadas no canteiro de obras. Um contato da medição insere 50 na coluna Novos materiais armazenados (Qtd). Esta é a quantidade de materiais recebidos e armazenados no local. Após a entrada, o Procore atualiza automaticamente os valores destacados no item de linha (consulte 2):

2-unit-quantity-new-materials-stored.png

  • Novos materiais armazenados ($). O Procore calcula a entrada de quantidade de novos materiais armazenados pelo preço unitário do subcontrato. 
  • Materiais armazenados atualmente (Qtd). O Procore atualiza essa quantidade de 0 para 50. 
  • Materiais atualmente armazenados ($). O Procore converte a quantidade (50) em um valor monetário (US$ 6.250,00).
  • Total concluído & armazenado até a data ($). O Procore adiciona US$ 6.250,00 a US$ 12.500,00 e mostra US$ 18.750,00. 
  • Total concluído & armazenado até a data (%). O Procore converte a entrada em um valor percentual (30%).
  • Equilíbrio para Finalizar. O Procore subtrai a soma do Novo Valor ($12.5000,00) e dos Novos Materiais Armazenados ($) ($6.250,00) do Valor Programado (US$ 62.500,00) quantidade. R$ 43.750,00 mostra o declínio acumulado do valor do contrato. 
Entrada de dados na segunda fatura baseada em unidade/quantidade

Para o próximo período de faturamento, o contato da medição prepara sua segunda fatura. Em todas as novas faturas, a nova quantidade é de 0 por padrão (consulte 1). A Quantidade anterior mostra a "Nova quantidade" enviada na primeira fatura (consulte 2) e a Quantidade de materiais armazenados anteriormente (Qtd.) mostra a "Nova quantidade de materiais armazenados (quantidade)" da fatura anterior (consulte 3). 

unit-quantity-second-invoice-before-data-entry.png

Em seguida, execute algumas entrada de dados adicionais no item de linha.

Neste exemplo, o subempreiteiro instalou as 50 unidades armazenadas anteriormente na fatura anterior. O contato da medição atualiza a entrada Qtd (Materiais armazenados anteriormente) para 0 e move essa quantidade (50) para a coluna Nova quantidade (consulte 1). O subempreiteiro também recebeu 100 unidades adicionais, colocando-as todas em armazenamento. O contato da medição insere 100 na coluna Novos materiais armazenados (Qtd) (consulte 2). 

Após a entrada, o Procore atualiza automaticamente os valores destacados no item de linha (consulte 3):

4-unit-quantity-second-invoice-after-data-entry.png

  • Novo valor. O Procore calcula esse valor multiplicando o valor da Nova Quantidade pelo Preço Unitário. 
  • Materiais Anteriores Armazenados ($). O Procore calcula esse valor multiplicando o valor de Qtd (Materiais armazenados anteriormente) pelo Preço unitário. 
  • Novos materiais armazenados ($). O Procore calcula a entrada de quantidade de novos materiais armazenados pelo preço unitário do subcontrato. 
  • Materiais armazenados atualmente (Qtd). O Procore mostra a quantidade de materiais armazenados atualmente. O Procore mostra a quantidade de novos materiais armazenados porque eles instalaram todos os materiais armazenados na fatura anterior. 
  • Materiais atualmente armazenados ($). O Procore converte a quantidade (100) em um valor monetário (US$ 12.500,00).
  • Total concluído & armazenado até a data ($). Procore adiciona o novo valor (US$ 6.250,00) da nova fatura, subtrai os Materiais Armazenados Anteriormente  (US$ 6.250,00) da fatura anterior e, em seguida, adiciona a quantidade de novos materiais armazenados (Qtd)(US$ 18.750,00) para calcular o total de US$ 31.250,00. 
  • Total concluído & armazenado até a data (%). O Procore converte o total concluído e armazenado até a data ($) em um valor percentual (50,00%).
  • Equilíbrio para Finalizar. O Procore subtrai a soma do Novo Valor (US$ 6.250,00) e os Novos Materiais Armazenados ($) ($12.500,00) do Valor Programado (US$ 62.500,00) quantidade. $31.250,00 Mostra o declínio acumulado do valor do contrato. 
Entrada de dados na terceira fatura baseada em unidade/quantidade

Para o próximo período de faturamento, o contato da medição prepara sua segunda fatura. Em todas as novas faturas, a nova quantidade é de 0 por padrão (consulte 1). A Quantidade anterior mostra a "Nova quantidade" enviada na fatura anterior (consulte 2) e a Quantidade de materiais armazenados anteriormente (Qtd.) mostra a "Nova quantidade de materiais armazenados (quantidade)" da fatura anterior (consulte 3). 

5-unit-quantity-third-invoice-before-data-entry.png

Em seguida, execute algumas entrada de dados adicionais no item de linha.

Neste exemplo, o subempreiteiro instalou 50 das unidades armazenadas anteriormente na fatura anterior. O contato da medição atualiza a entrada Quantidade de materiais armazenados anteriormente de 100 para 50 e move a quantidade (50) para a coluna Nova quantidade (consulte 1). O subempreiteiro também recebeu 50 unidades adicionais, colocando todas em armazenamento. O contato da medição insere 50 na coluna Novos materiais armazenados (Qtd) (consulte 2). 

Após a entrada, o Procore atualiza automaticamente os valores destacados no item de linha (consulte 3):

6-unit-quantity-third-invoice-after-data-entry.png

  • Novo valor. O Procore calcula esse valor multiplicando o valor da Nova Quantidade pelo Preço Unitário. 
  • Materiais Anteriores Armazenados ($). O Procore calcula esse valor multiplicando o valor de Qtd (Materiais armazenados anteriormente) pelo Preço unitário. 
  • Novos materiais armazenados ($). O Procore calcula a entrada de quantidade de novos materiais armazenados pelo preço unitário do subcontrato. 
  • Materiais armazenados atualmente (Qtd). O Procore mostra a quantidade de materiais armazenados atualmente. O Procore mostra a quantidade de novos materiais armazenados porque eles instalaram todos os materiais armazenados na fatura anterior. 
  • Materiais atualmente armazenados ($). O Procore converte a quantidade (100) em um valor monetário (US$ 12.500,00).
  • Total concluído & armazenado até a data ($). Procore adiciona o novo valor (US$ 6.250,00) da nova fatura, subtrai os Materiais Armazenados Anteriormente ($) ($6.250,00) da fatura anterior e, em seguida, adiciona a Qtde (Novos Materiais Armazenados)($6.2500,00) para calcular o total de US$ 37.500,00. 
  • Total concluído & armazenado até a data (%). O Procore converte o Total concluído e armazenado até a data ($) em um valor percentual (60,00%).
  • Equilíbrio para Finalizar. O Procore subtrai a soma do Novo Valor (US$ 6.250,00) e os Novos Materiais Armazenados ($) ($6.250,00) do Valor Programado (US$ 62.500,00) quantidade. $25.000,00 mostra o declínio acumulado do valor do contrato. 

Perguntas comuns

Temos que optar pelas experiências modernizadas de faturas?

Sim. Para faturar materiais armazenados usando os métodos descritos, você precisa aceitar a experiência modernizada para faturas ao proprietário e faturas subempreiteiro. Para saber mais, consulte Sobre faturas do proprietário e Sobre faturas do subempreiteiro.

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