O que são espaços reservados na ferramenta Gestão de documentos?

O que é?

Um espaço reservado atua como um contêiner estruturado que define:

• O que é necessário: Nome e tipo do documento.

• Quando for devido: Prazos específicos para submissão.

• Quem é o responsável: Atribuir responsabilidade a um subempreiteiro ou consultor.

Por que usá-lo?

Em vez de depender de planilhas fragmentadas ou usar indevidamente a ferramenta Envios para aprovação, os espaços reservados permitem:

• Centralize o rastreamento: Mantenha todas as entregas esperadas em um só lugar, em vez de rastreadores externos.

• Garanta a consistência: Predefina convenções de nomenclatura e metadados antes mesmo que o arquivo exista.

• Impulsionar a responsabilidade: Identifique facilmente documentos ausentes ou atrasados para evitar atrasos no projeto.

• Alinhe com os planos: Gerencie perfeitamente os requisitos de MIDPs e TIDPs.

Quando o arquivo real estiver pronto, ele simplesmente substituirá o espaço reservado, herdando instantaneamente todas as informações predefinidas.

Gerenciar espaços reservados

• Posso criar manualmente um único espaço reservado?
  Sim. Você pode criar espaços reservados individuais diretamente da guia Uploads clicando em Adicionar e selecionando Criar manualmente. Isso permite que você preencha atributos de documento em uma nova linha sem usar um modelo de importação.

• Como duplico um espaço reservado?
  Marque o caixa de verificação ao lado de uma linha de espaço reservado existente na guia Uploads e clique em Duplicar linha.
  Observação: É necessário alterar pelo menos um atributo exclusivo, como Revisão ou Fase do documento, antes de clicar em Criar espaço reservado. O Procore não permite a criação de espaços reservados idênticos.

• Posso visualizar um arquivo enviado por upload para um espaço reservado?
  Sim. Após carregar um arquivo em uma linha de espaço reservado, clique no ícone Revisar para abrir o documento no visualizador. Se o arquivo estiver incorreto, clique no ícone Excluir para removê-lo e fazer upload de uma nova versão antes de enviá-lo.

• As ações de espaço reservado são rastreadas no Histórico de alterações?
  Sim. O Histórico de alterações de um documento agora inclui eventos específicos de espaço reservado, como quando um espaço reservado é criado, quando um arquivo é carregado nele e quando é enviado oficialmente.

Notificações por e-mail de espaço reservado

Os resumos de e-mail de espaço reservado são enviados diariamente às 16:00, horário local do projeto, para destinatários configurados pelo administrador. Essas notificações agregam cinco tipos de eventos distintos: 

1. Espaços reservados atribuídos: quando um espaço reservado é atribuído a um usuário.

2. Vencimento amanhã: quando o prazo de espaço reservado é no dia seguinte.

3. Atrasado: Para espaços reservados com prazos vencidos nos últimos 90 dias.

4. Arquivo carregado: Quando um arquivo é carregado diretamente em um espaço reservado.

5. Enviado: quando um documento é formalmente enviado para um slot de espaço reservado.

No e-mail, os usuários podem clicar em Visualizando no Procore para ver uma lista filtrada de itens ou fazer download de um resumo do arquivo CSV offline da lista de espaços reservados.

Diferença entre uma correspondência exata e uma correspondência fechada

O seguinte indica a diferença entre a correspondência exata e próxima ao carregar um arquivo:

• Correspondência exata: o nome do arquivo, o formato e os metadados correspondem perfeitamente a um único slot de espaço reservado. O sistema os mescla automaticamente enquanto aguarda uma rápida confirmação do usuário.

• Fechar Jogo: O nome e o formato do arquivo coincidem, mas os campos de metadados opcionais têm discrepâncias ou há vários espaços reservados correspondentes para um único upload (e vice-versa). Os usuários devem emparelhar manualmente o arquivo e o espaço reservado e resolver os conflitos de campo antes de mesclar.

Saiba como criar e gerenciar espaços reservados na ferramenta Gestão de documentos.