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Procore

Criar e gerenciar espaços reservados na ferramenta Gestão de documentos

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disponibilidade regional
A ferramenta Gestão de documentos está disponível para contas nos seguintes países: Reino Unido, Irlanda, Austrália e Nova Zelândia. Ainda não está disponível para contas Procore nos EUA. Para saber mais, entre em contato com seu ponto de contato do Procore.

Fundo

Os espaços reservados permitem que as equipes de projeto planejem previamente sua estrutura de documentos. Ao contrário dos uploads padrão, um espaço reservado atua como um contêiner para um arquivo futuro. Depois que um arquivo é carregado em um espaço reservado e enviado, ele passa para um documento padrão.

Coisas a considerar

  • Permissões necessárias: Permissões "Criar espaços reservados" na ferramenta Gestão de documentos.

  • Padrões de nomenclatura: Se um padrão de nomenclatura estiver habilitado, campos específicos (por exemplo, Descrição, Originador do projeto) se tornarão obrigatórios para garantir que o nome do arquivo seja gerado corretamente.

    • Não é possível editar campos vinculados ao padrão de nomenclatura na guia Uploads; eles devem ser editados na guia Documentos para evitar erros de conteinerização.

  • Formatos de arquivo: O formato do arquivo eventualmente carregado deve corresponder ao "Formato de arquivo" especificado durante a criação do espaço reservado.

Passos

Configurar permissões

Certifique-se das configurações de projeto abaixo antes de criar espaços reservados:

  1. Acesse a ferramenta Administrador de nível de projeto.

  2. Selecione o Modelo de permissão relevante.

  3. Localize a ferramenta Gestão de documentos .

  4. Habilite o caixa de verificação para Criar espaços reservados.

    Permissão de espaço reservado

Importar e criar espaços reservados

  1. Abra a ferramenta Gestão de documentos .

  2. Clique em Adicionar e selecione Criar com .csv ou .xlsx.

  3. Clique no link para fazer download do modelo e salvar o arquivo.
    Obs.: antes de importar o arquivo, verifique se o padrão de nomenclatura definido como "Nenhum" na ferramenta Gestão de documentos, em "Requisitos de upload", na ferramenta Gestão de documentos.

  4. Preencha as informações necessárias e clique em Carregar arquivo.
    Obs.: ao selecionar Nenhum para o padrão de nomenclatura, você só precisará preencher três campos: Nome, Tipo e Formato do arquivo.

  5. Selecione o arquivo necessário e clique em Importar.
    Nota: Se a importação falhar, baixe a Folha de Erros, corrija as duplicatas realçadas ou os campos ausentes e faça o upload novamente.

    Espaço reservado para importação

Adicionar responsável

  1. Localize o espaço reservado na guia Uploads ou Documentos .

  2. Selecionar um responsável de espaço reservado: selecione o usuário e adicione responsável. Atualmente, o responsável de espaço reservado e o criador do espaço reservado tem permissão para carregar o arquivo.

  3. Definir uma data limite: atribua um prazo para acionar avisos de "Prazo vencido" se a data passar sem um envio.

    Adicionar responsável

Converter um espaço reservado em um documento

Obs.:

  • Somente o responsável de espaço reservado ou o criador de espaço reservado pode executar essa ação.

  • Esta é a fase 1 e referências adicionais e documentação estendida estão programadas para a fase 2.

  1. Navegue até a guia Uploads ou a visualização Coleção de espaços reservados .

  2. Selecione o espaço reservado específico.

  3. Clique em Carregar e anexar o arquivo.
    Nota: O arquivo deve corresponder ao formato, por exemplo, .pdf, conforme definido nos metadados.

  4. Verifique os metadados e clique em Enviar. O status do item muda de "Espaço reservado" para "Documento" e o arquivo é movido para a guia Documentos .

    Importação de espaço reservado

Visualizações e filtros

  • Filtro de conteúdo do item: alterne entre "Documento" e "Espaço reservado" para refinar o visualização em lista.

  • Coleções:

    • Atribuído a mim: visualize espaços reservados atribuídos especificamente à sua conta.

    • Atribuído à Minha Empresa: exiba espaços reservados atribuídos a qualquer pessoa em sua organização.

  • Ver tudo (conteinerização): clique em "Ver tudo" para visualizar todas as revisões ou espaços reservados que compartilham o mesmo nome e formato em um único contêiner.

Veja também