Criar e gerenciar espaços reservados na ferramenta Gestão de documentos

Configurar permissões

Certifique-se das configurações de projeto abaixo antes de criar espaços reservados:

1. Acesse a ferramenta Administrador de nível de projeto.

2. Selecione o Modelo de permissão relevante.

3. Localize a ferramenta Gestão de documentos .

4. Habilite o caixa de verificação para Criar espaços reservados.

   

Importar e criar espaços reservados

1. Abra a ferramenta Gestão de documentos .

2. Clique em Adicionar e selecione Criar com .csv ou .xlsx.

3. Clique no link para fazer download do modelo e salvar o arquivo.
   Obs.: antes de importar o arquivo, verifique se o padrão de nomenclatura definido como "Nenhum" na ferramenta Gestão de documentos, em "Requisitos de upload", na ferramenta Gestão de documentos.

4. Preencha as informações necessárias e clique em Carregar arquivo.
   Obs.: ao selecionar Nenhum para o padrão de nomenclatura, você só precisará preencher três campos: Nome, Tipo e Formato do arquivo.

5. Selecione o arquivo necessário e clique em Importar.
   Nota: Se a importação falhar, baixe a Folha de Erros, corrija as duplicatas realçadas ou os campos ausentes e faça o upload novamente.

   

Adicionar responsável

1. Localize o espaço reservado na guia Uploads ou Documentos .

2. Selecionar um responsável de espaço reservado: selecione o usuário e adicione responsável. Atualmente, o responsável de espaço reservado e o criador do espaço reservado tem permissão para carregar o arquivo.

3. Definir uma data limite: atribua um prazo para acionar avisos de "Prazo vencido" se a data passar sem um envio.

   

Converter um espaço reservado em um documento

Observação: Somente o responsável de espaço reservado ou o criador de espaço reservado pode executar essa ação.

1. Navegue até a guia Uploads ou a visualização Coleção de espaços reservados .

2. Selecione o espaço reservado específico.

3. Clique em Carregar e anexar o arquivo.
   Nota: O arquivo deve corresponder ao formato, por exemplo, .pdf, conforme definido nos metadados.

4. Verifique os metadados e clique em Enviar. O status do item muda de "Espaço reservado" para "Documento" e o arquivo é movido para a guia Documentos .

   

Visualizações e filtros

• Filtro de conteúdo do item: alterne entre "Documento" e "Espaço reservado" para refinar o visualização em lista.

• Coleções:

  • Atribuído a mim: visualize espaços reservados atribuídos especificamente à sua conta.

  • Atribuído à Minha Empresa: exiba espaços reservados atribuídos a qualquer pessoa em sua organização.

• Ver tudo (conteinerização): clique em "Ver tudo" para visualizar todas as revisões ou espaços reservados que compartilham o mesmo nome e formato em um único contêiner.

Criar espaços reservados manualmente

1. Acesse a ferramenta Gestão de documentos do projeto.

2. Clique na guia Uploads .

3. Clique no botão Adicionar e selecione Criar manualmente.

4. Preencha os campos obrigatórios na linha vazia, como "Nome", "Tipo" e quaisquer outros atributos ausentes.

5. (Opcional) Para criar vários espaços reservados semelhantes:

   • Marque o caixa de verificação ao lado de uma linha de espaço reservado.

   • Clique em Duplicar linha.

   • Modifique a "Revisão" ou o "Estágio do documento" para a linha duplicada para garantir que cada espaço reservado seja exclusivo.

6. Clique em Criar espaço reservado.

Rastreando espaços reservados em Meus itens abertos e notificações

• Criação automática de tarefas: quando um espaço reservado é criado com um responsável e uma data limite, uma tarefa não cumprida aparece automaticamente no painel Meus itens em aberto nos níveis de projeto e empresa.

• Atualizações dinâmicas: A atualização da data limite ou do responsável de um espaço reservado atualiza automaticamente a tarefa de item aberto correspondente.

• Limpeza de tarefas: a tarefa de item aberto é removida automaticamente de duas maneiras:

  • Quando um arquivo é carregado no espaço reservado.

  • Quando o espaço reservado for enviado para a Lixeira.

• Resumos por e-mail: Além do painel, o sistema envia notificações automáticas por e-mail diariamente, às 16h, horário local do projeto , resumindo espaços reservados atribuídos, futuros (com vencimento amanhã) ou atrasados, bem como eventos de upload e envio de arquivos.

Resolvendo correspondências de upload (mesclagem automática & fechar correspondência)

Ao fazer upload de documentos para um projeto, o sistema verifica automaticamente se há espaços reservados correspondentes na guia Uploads :

• Correspondência exata (mesclagem automática): Se o nome e o formato de um arquivo corresponderem perfeitamente a um espaço reservado sem discrepâncias de metadados, o sistema o sinalizará como uma correspondência exata. Clique em Confirmar para mesclar instantaneamente o arquivo no espaço reservado ou em Rejeitar para manter os registros individuais separados.

• Fechar correspondência (mesclagem manual): se o nome e o formato do arquivo corresponderem, mas os campos de metadados opcionais tiverem conflitos, o sistema sinalizará como uma correspondência próxima. Selecione o arquivo emparelhado e o espaço reservado para revisar as discrepâncias. Em seguida, você pode resolver os campos de texto incompatíveis e clicar em Corresponder para concluir a sequência de preenchimento do espaço reservado ou optar por rejeitar a correspondência de fechamento se os arquivos não devem ser emparelhados.