O que acontece se eu tiver registros duplicados da empresa no Diretório da empresa do Procore?
Resposta
Se você descobrir que há várias entradas para uma única empresa no Diretório da empresa, talvez isso seja porque o Procore foi projetado para permitir que os usuários com permissões adequadas adicionem novas empresas aos projetos (consulte Adicionar uma empresa ao Diretório do projeto). Para cada nova empresa adicionada a um projeto, um registro correspondente também é criado no nível de empresa. Para organizações que gerenciam vários projetos de construção no Procore, isso garante que todas as empresas que tenham sido adicionadas aos seus projetos sejam capturadas no nível de empresa.
Além disso, quando uma empresa recebe convites para enviar cotações na Procore Construction Network, a empresa é automaticamente adicionada ao seu Diretório da empresa como uma empresa “Conectada”. Consulte O que acontece quando empresas e usuários são adicionados ao Diretório da empresa diretamente da Procore Construction Network?
O que leva às entradas duplicadas de empresa
Quando você adiciona um novo registro de fornecedor/empresa à ferramenta Diretório de um projeto, o sistema adiciona automaticamente esse registro de fornecedor/empresa à ferramenta Diretório de nível de projeto e à ferramenta Diretório de nível de empresa. Se sua empresa permitir que vários usuários criem registros de fornecedor/empresa em seus respectivos projetos, é importante que esses usuários estejam cientes de que os registros de fornecedor/empresa podem parecer estar duplicados se você não prestar atenção na grafia de qualquer registro de fornecedor/empresa existente no Diretório da empresa.
EXEMPLO
A inserção de grafias semelhantes em projetos diferentes levará ao aparecimento de dados duplicados da seguinte maneira:
Ferramenta Diretório do Projeto A
Jack, um gerente de projeto, adicionou um novo registro de fornecedor/empresa ao diretório do Projeto A e nomeou a empresa como “Star Framing”.Ferramenta Diretório do Projeto B
Jane, também gerente de projeto, adicionou o mesmo fornecedor/empresa ao diretório do Projeto B, mas nomeou a empresa como “Star Framing, LLC”.Ferramenta Diretório da empresa
Como ambos os gerentes de projeto usaram uma grafia semelhante, mas exclusiva, ao criar o fornecedor/empresa, o sistema criou dois (2) registros exclusivos de fornecedor/empresa na ferramenta Diretório de nível de empresa da sua organização. Um para “Star Framing” e outro para “Star Framing, LLC”.
Evitar o aparecimento de entradas “duplicadas” garante que todos os dados de usuários, escritórios, informações do proponente, informações do seguro e histórico de alterações do fornecedor/empresa sejam armazenados em um único registro (em vez de dividir os dados entre dois [2] ou mais registros). Isso garante que seus processos de cotação, rastreamento de seguros e relatórios permaneçam precisos. As formas mais comuns de ocorrência de entradas duplicadas incluem:
- Várias entradas para a mesma empresa (p. ex., um subempreiteiro, empreiteiro, fornecedor externo) são criadas inadvertidamente no Diretório da empresa quando diferentes usuários adicionam a mesma empresa (com grafias diferentes) a dois projetos diferentes.
- Outra fonte de entradas múltiplas pode ser resultante de problemas semelhantes de grafia durante o processo de importação do fornecedor. Para saber mais sobre o processo de importação do fornecedor, entre em contato com seu Ponto de contato da Procore.
Se você detectar a presença de registros “duplicados” de fornecedor/empresa em seu sistema, siga as etapas em Mesclar empresas para solucionar o problema.
E se uma das empresas estiver “conectada”?
Empresas conectadas são criadas ao convidar empresas para licitar diretamente da Procore Construction Network. No momento, você não pode mesclar empresas conectadas e não conectadas em um único registro. No entanto, há outras maneiras de gerenciar duplicatas. Consulte Como empresas duplicadas são processadas entre a ferramenta Diretório e a Procore Construction Network?
Observação importante para contas que usam Integrações de ERP
Se a conta Procore da sua empresa tiver sido integrada a um sistema ERP (Planejamento de Recursos Empresariais) de terceiros, também será possível introduzir entradas duplicadas quando os dados estiverem sincronizados entre seu sistema ERP e o Procore.
Quando sua conta Procore estiver integrada a um sistema ERP de terceiros, é muito importante eliminar as entradas múltiplas do Diretório da empresa. Isso ocorre porque os registros de fornecedores no sistema ERP precisam compartilhar um link direto com a entrada da empresa correspondente no Procore. Esse relacionamento individual (ou seja, de fornecedor para empresa) garante a integridade dos dados entre os dois sistemas. Para ver instruções, consulte: