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Substituir em massa responsáveis pelo fluxo

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Fundo

O recurso de substituição de responsáveis em massa permite que você substitua ou delegue responsáveis em vários projetos de uma só vez. Essa ferramenta foi desenvolvida para ajudar os administradores da empresa a lidar com alterações de pessoal, como saídas, reatribuições ou licenças temporárias, sem a necessidade de editar manualmente fluxos de trabalho projeto a projeto. Ao atualizar automaticamente as predefinições e as instâncias de fluxo em andamento, você pode garantir a continuidade do projeto e evitar que os fluxos de trabalho sejam paralisados.

Coisas a considerar

  • Tipos de substituição: escolha entre "Substituição permanente" para alterações de longo prazo ou "Substituição temporária" para ausências de curto prazo.

  • Requisitos do usuário: O usuário substituto deve ser adicionado ao Diretório do projeto para os projetos que você pretende atualizar antes de começar. Enquanto um lembrete é mostrado no produto, a ferramenta e as permissões do usuário substituto não são atualizadas automaticamente e os administradores devem verificar esse acesso. 

  • Integridade dos dados: o Procore valida automaticamente o acesso ao diretório do projeto e as permissões para o novo responsável antes de aplicar as alterações.

  • Visibilidade: use o Registro de atividades para visualizar um histórico detalhado de todas as alterações em massa, incluindo acompanhamento de erros e atualizações de status.

  • Notificações por e-mail: nenhuma confirmação de e-mail é enviada após a conclusão de uma execução em massa. O Registro de atividades é a fonte da verdade. 

  • Reversão automática: as "Substituições temporárias" terminam automaticamente na "Data de término da substituição" e nenhuma ação manual é necessária. 

  • Permissões de usuário necessárias: os usuários devem ser administradores de fluxo ou ter a permissão granular "Substituir responsáveis".

     Observação importante para usuários de dispositivos móveis

    As atribuições de substituição são sincronizadas com dispositivos móveis. 

    Em breve: a atividade de substituição permanente ou temporária ficará visível no painel de histórico de fluxo no celular para verificação.

Passos

  1. Acesse a ferramenta Fluxos nível de empresa.

  2. Selecione a guia Substituir responsáveis .

  3. Clique no botão Substituir responsáveis , localizado no canto superior direito, e selecione uma das seguintes opções:

    • Substituição temporária: selecione essa opção para cobrir ausências de curto prazo, como licença médica, licença parental ou férias. Isso substitui temporariamente uma fluxo responsável entre projetos, funções de projeto e a função Gerenciador de fluxo por outro usuário. Fluxos e funções atribuídas à(s) responsável(s) temporária(s) retornarão ao responsável original após a data de término de substituição ter passado. Essas alterações serão aplicadas a todos os fluxos de trabalho, incluindo fluxos de trabalho em andamento. As alterações feitas aqui não impactam as atribuições de função da ferramenta (p. ex., contato da medição ou revisor designado). 

    • Substituição permanente: selecione essa opção para reatribuições permanentes ou quando um usuário deixar a empresa. Isso substitui permanentemente uma fluxo responsável entre projetos, funções de projeto e a função Gerenciador de fluxo por outro usuário. Essas alterações se aplicam a todos os fluxos de trabalho, incluindo fluxos de trabalho a bordo. As alterações feitas aqui não impactam as atribuições de função da ferramenta (p. ex., contato da medição ou revisor designado). 

Observação: Cada substituição é uma ação separada. Para substituir vários usuários que partiram, você deve enviar uma solicitação separada para cada indivíduo.

Substituição Temporária

Clique aqui para visualizar as etapas.

  1. Insira as seguintes informações na seção Gestão de responsáveis:

    • Responsável atual: selecione o usuário atualmente atribuído aos fluxos.

    • Responsáveis(ões) temporário(s): selecione o usuário ou grupo de indivíduos que assumirá as atribuições.

    • Datas: selecione uma Data de início de substituição e uma Data de término de substituição. 
      Observação: Instâncias futuras são atribuídas automaticamente ao delegado durante a janela ativa. Quando o período de substituição terminar, as atribuições serão automaticamente revertidas para o usuário original. 

    • Motivo da substituição temporária: Insira uma breve explicação para a substituição temporária. Isso ficará visível no painel Histórico fluxo.

    • Aplicar alterações à configuração da função do projeto: Selecione Sim para substituir o usuário nas definições de função do Diretório do projeto. Isso garante que o responsável temporário herde todas as tarefas atuais e futuras vinculadas a esse cargo específico.

    • Aplicar alterações à função de Gerente de Fluxo: Selecione Sim para substituir o usuário nas instâncias em que ele for designado como Gerenciador de fluxo. Isso garante que o responsável temporário receba as notificações automáticas por e-mail se uma etapa fluxo estiver atrasada.

  2. Clique em Editar na seção Projetos e ferramentas selecionados para filtrar quais projetos e ferramentas devem ser incluídos ao atualizar. Selecione os projetos e ferramentas nos quais o fluxo responsável atual deve ser substituído. Por padrão, todos os projetos e ferramentas disponíveis para o responsável são selecionados.
    Observação: A lista inclui todos os projetos em que o responsável atual tem etapas de fluxo ativas. 

  3. Clique em Enviar para confirmar e executar o atualizar. 
    Observação:

    • Verifique o Registro de atividades para visualizar o status. 

    • As permissões da ferramenta e do usuário não são atualizadas automaticamente e um lembrete é exibido para verificar o acesso.

    • Você pode editar datas ou cancelar delegações temporárias a qualquer momento no Registro de atividades. Se uma delegação temporária for cancelada, todas as atribuições futuras serão revertidas para o usuário original. Quaisquer etapas incompletas também serão revertidas.

Visibilidade do histórico do fluxo de trabalho

O painel lateral do histórico mostra quando alguém responde "em nome" de outro.

Substituição Permanente

Clique aqui para visualizar as etapas.

  1. Insira as seguintes informações na seção Gestão de responsáveis:

    • Responsável atual: selecione o usuário a ser substituído.

    • Novo(s) responsável(is): escolha o(s) usuário(s) substituto(s).

    • Motivo da substituição: Insira um breve motivo para a substituição. Isso ficará visível no painel Histórico fluxo.

    • Aplicar alterações à configuração da função do projeto: Selecione Sim para substituir o usuário nas definições de função do Diretório do projeto. Isso garante que o responsável temporário herde todas as tarefas atuais e futuras vinculadas a esse cargo específico.

    • Aplicar alterações à função de Gerente de Fluxo: Selecione Sim para substituir o usuário nas instâncias em que ele for designado como Gerenciador de fluxo. Isso garante que o responsável de substituição receba as notificações automáticas por e-mail se uma etapa fluxo estiver atrasada.

  2. Clique em Editar na seção Projetos e ferramentas selecionados para filtrar quais projetos e ferramentas devem ser incluídos ao atualizar. Selecione os projetos e ferramentas nos quais o fluxo responsável atual deve ser substituído. Por padrão, todos os projetos e ferramentas disponíveis para o responsável são selecionados.
    Observação: A lista inclui todos os projetos em que o responsável atual tem etapas de fluxo ativas. 

  3. Clique em Enviar para confirmar e executar o atualizar. 
    Observação:

    • Verifique o Registro de atividades para visualizar o status. O novo responsável recebe notificações por e-mail.

    • As permissões da ferramenta e do usuário não são atualizadas automaticamente e um lembrete é exibido para verificar o acesso.

Visibilidade do histórico do fluxo de trabalho

  • Cada substituição grava em fluxo histórico: "Usuário X substituído por Usuário Y (em massa)". 

  • O Criador do item original será mostrado em fluxo histórico junto com a substituição.

Exibir status no registro de atividades 

Todas as ações são registradas no Registro de atividades, essa é a fonte central de verdade para todas as alterações de responsável em massa, sejam permanentes ou temporárias.

  1. Acesse a ferramenta Fluxos nível de empresa.

  2. Selecione a guia Substituir responsáveis .

  3. Role para baixo até a seção Registro de atividades .

  4. Revise o status de suas solicitações recentes. O log exibe os seguintes status:

    • Parou: Substituição temporária que foi interrompida manualmente antes da data de término

    • Expirado: Substituição temporária que atingiu o data de término e não está mais ativa

    • Em breve: Substituição temporária com data futura e não ativa no momento

    • Ativo: Substituição temporária que está ativa no momento

    • Concluído: Substituição permanente executada

    • Falhou: Algo deu errado. Tente novamente.

    • Processamento: A substituição está sendo processada pelo sistema

  5. Clique em Visualizar ao lado de uma entrada para ver os detalhes completos.
    Observação: Se um projeto falhar ao atualizar devido a problemas de diretório ou permissão, o log sinalizará o erro específico.

  6. Dependendo do status da solicitação, você poderá executar as seguintes ações:

    • Tente novamente: Se uma atualização de projeto falhar, resolva o problema de diretório subjacente e clique em Repetir para os itens de linha com falha diretamente da tela "Detalhes da atividade".

    • Parar substituição: Para substituições ativas, clique no botão Parar substituição para encerrar imediatamente a substituição e retornar as atribuições ao usuário original.

    • Editar: Clique no botão Editar para modificar a substituição.

Observação: Para substituições permanentes, as ações são registradas no painel lateral do histórico fluxo, quando a substituição afeta a etapa fluxo atual.