Atribuições de fluxo de trabalho: guia de solução de problemas
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Visão geral
As atribuições de fluxo do Procore garantem que as pessoas corretas participem de cada etapa do processo. As interrupções podem ocorrer por diferentes motivos, afetando fluxo configuração do modelo, bloqueando o andamento dos fluxos de trabalho ou enviando notificações vencidas.
Entendendo e resolvendo os desafios de atribuição de fluxo de trabalho
A tabela abaixo detalha os desafios comuns de solução de problemas.
| Cenário | Causa | Efeito | Solução |
|---|---|---|---|
| Responsáveis inválidos ou inelegíveis | Um responsável ou responsável membro do grupo foi removido da ferramenta Diretório ou uma alteração de permissão os tornou inelegíveis para atribuição a uma etapa fluxo. | As configurações de responsável no modelo de fluxo são inválidas, novos fluxos de trabalho não podem ser iniciados. | Remova o responsável inválido da predefinição e reconfigure o modelo. |
| Bloqueado Fluxos | O sistema passou para a próxima etapa, mas ninguém foi atribuído porque as permissões foram removidas, o acesso ao diretório foi perdido ou uma função dinâmica não tinha membros. | O fluxo pára devido a um erro de "Atribuição necessária", alertando imediatamente o Gerente de fluxo e impedindo o progresso adicional. | Reatribua a etapa, remova o requisito de atribuição ou clique em "Continuar" para tentar novamente. |
| Notificações vencidas | O responsável dessa etapa perdeu o acesso à ferramenta Diretório enquanto o fluxo estava ativo. | O fluxo fica parado e atrasado, o que notifica o gerente fluxo. | Reatribuir a função ou remover o requisito de função. |
Responsáveis inelegíveis ou inválidos
Cenário
Um fluxo responsável não pode ser atribuído a uma etapa fluxo quando seu registro de usuário estiver inativo na ferramenta Diretório, o acesso à ferramenta for removido ou seu nível de permissão for alterado. Isso afeta os membros de grupos de responsável em fluxos de trabalho que ainda não foram iniciados.
Exemplo
Quando três (3) pessoas são atribuídas a uma etapa fluxo e a Pessoa A perde acesso ou permissões à ferramenta Diretório, o responsável do modelo de fluxo (ou seja, a Pessoa A) torna-se inválido ou inelegível para atribuição. Um gerenciador de fluxo deve atualizar as configurações do responsável. Para saber mais sobre essas funções, consulte Quais são as diferentes funções associadas à ferramenta Fluxos?Impacto
Os fluxos de trabalho em execução não são afetados imediatamente. Dependendo da configuração e do tempo de acesso ou alterações de permissão, o sistema pode bloquear o acesso ou enviar notificações vencidas. Fluxos usando "First Responder Decides" pode continuar normalmente. No entanto, você precisa corrigir a configuração de responsável incorreta antes de iniciar novos fluxos de trabalho.
Resolução
Para resolver esse desafio, um gerente de fluxo pode:
- Responsáveis por edição em massa: acesse as configurações do fluxo responsável e use o recurso de edição em massa para remover o responsável incorreto e adicionar um novo responsável. Isso atualiza o responsável em fluxos de trabalho em execução que não atingiram a etapa fluxo.
- Edição e reinicialização manual: vá para as configurações fluxo responsável, remova o(s) responsável inválido(s) e reinicie manualmente todos os fluxos de trabalho ativos afetados.
Bloqueado Fluxos
Cenário
Uma fluxo é interrompida se uma etapa começar sem responsáveis disponíveis ou qualificados. Isso acontece se:
- Um administrador remove o(s) perfil(s) de usuário do fluxo responsável da ferramenta Diretório ou altera o acesso ou as permissões do responsável antes que o fluxo atinja a etapa afetada.
- A etapa fluxo é atribuída a uma função (como um contato da medição) no Procore, mas o campo "Contato da fatura" está vazio no contrato.
Exemplo
Ao usar um fluxo para aprovar uma fatura, a função "Contato da fatura" deve ser atribuída a um usuário qualificado no contrato da fatura. Se essa função não for atribuída a ninguém quando o fluxo da fatura atingir essa etapa, o fluxo será interrompido.Impacto
- O fluxo pára imediatamente.
- Uma mensagem de erro Atribuição necessária é exibida, acompanhada por um botão Continuar.
- O modelo fluxo fica temporariamente indisponível até que o problema que causa a instância bloqueada seja resolvido.
Resolução
Para resolver esse desafio, um gerente de fluxo pode:
- Reatribuir responsável: use o painel lateral da instância de fluxo específica ou edite com o recurso de atribuição em massa para reatribuir um indivíduo válido à etapa necessária.
- Remover requisito de etapa: se a etapa não for mais necessária, o gerenciador de fluxo poderá remover o requisito da etapa afetada.
- Repetir atribuição: se alguém tiver alterado o acesso à ferramenta Diretório de um responsável ou suas permissões recentemente, clique em Continuar para encontrar responsáveis disponíveis para essa etapa.
Notificações vencidas
Cenário
Uma etapa fluxo está vencida se o responsável perder a data limite ou se seu acesso à ferramenta Diretório tiver sido removido enquanto a etapa fluxo estava ativa. Isso interrompe imediatamente o fluxo e o sistema envia uma notificação vencida.
Exemplo
Como a Pessoa A, um aprovador necessário, foi removida da ferramenta Diretório durante a etapa de aprovação, o fluxo está bloqueado e ficará vencido.
Impacto
- O fluxo permanece preso até que o problema de atribuição seja corrigido
- As notificações de atraso alertam o gerente fluxo, que então toma providências.
Ponta
E quanto aos fluxos de trabalho futuros? Se um responsável não tiver permissões adequadas ou perder o acesso à ferramenta Diretório quando um fluxo estiver em execução, o responsável do modelo de fluxo se tornará inválido ou inelegível para atribuição. Se isso acontecer após o início de um fluxo, apenas os fluxos de trabalho em andamento serão afetados.
Resolução
Para resolver esse desafio, um gerente de fluxo pode:
- Reatribuir responsável: na fluxo específica, use o painel lateral ou a ferramenta de edição em massa para atribuir a etapa a outra pessoa que tenha o acesso correto.
- Remover requisito de função: se a entrada do responsável não for mais necessária, o gerente de fluxo poderá remover o requisito dessa função.
- Respondentes não necessários: Se o responsável for um respondente necessário para a etapa (por exemplo, a etapa foi configurada com "O primeiro respondente decide"), o fluxo continua sem interrupção e nenhuma notificação vencida é enviada.