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Procore

O que é um contato da fatura?

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 For Procore Customers in the United States

flag-us.png  When your company applies the 'Owners English' or 'Specialty Contractors English' point-of-view dictionary, you'll see different tool names and term changes in the user interface. Learn how to apply the dictionary options. 

  • To learn the differences: Show/Hide      

    • This table shows the differences in tool names (bold) and terms across the point-of-view dictionaries for Project Financials. These dictionaries are available in US English only. The default dictionary is designed for general contractors, which means that you will need to work with your Procore Administrator at your company and your Procore point of contact to access the other dictionary options. 

      General Contractors

      English (United States) - Default

      Owners

      English (Owner Terminology V2)

      Specialty Contractors

      English (Specialty Contractor Terminology)
      Invoicing Invoicing Progress Billings
      Owner Funding Owner
      Owner/Client Owner/Client GC/Client
      Prime Contract Change Order Funding Change Order Client Contract Change Order
      Prime Contracts Funding Client Contracts
      Revenue Funding Revenue
      Subcontract Contract Subcontract
      Subcontractor Contractor Subcontractor
      Subcontractor Schedule of Values (SSOV) Contractor Schedule of Values (CSOV) Subcontractor Schedule of Values (SSOV)

Resposta

An Invoice Contact is a person who ensures that an invoice is submitted to an upstream contractor for payment. In Procore, an invoice contact is always an employee of the designated 'Contract Company' on a purchase order or subcontract. The contract company is the party responsible for performing work and/or supplying materials for a project. For customers in the United States using Procore's Progress Billings tool, this term is synonymous with progress billing contact.

De quais permissões os contatos da fatura precisam para criar e enviar subempreiteiro faturas no Procore? 

Esta tabela detalha as permissões necessárias para que os contatos da fatura criem subempreiteiro faturas no Procore. 

  Nível de permissões em compromissos
Ação Nenhuma Somente leitura Padrão Administrador
Aceitar ou recusar um “Convite para faturamento ” como um contato da fatura :Menos: :check_mark: icon-inactive-checkmark-pfcp.png 1 :Menos:
Enviar uma nova fatura como um "Contato da fatura"  :Menos: :check_mark: icon-inactive-checkmark-pfcp.png 1 :Menos:
Criar uma nova medição do subempreiteiro como um contato da fatura :Menos: :check_mark: icon-inactive-checkmark-pfcp.png 1 :Menos:

1 Alguns clientes do Procore optam por fornecer aos contatos da fatura permissões de nível "Padrão" na ferramenta Compromissos. É importante observar que o Procore NÃO recomenda fornecer permissões superiores às permissões de nível "Somente leitura" aos colaboradores externos.

 SUPORTE DO PROCORE: NOTAS INTERNAS

Ao solucionar problemas da conta de usuário de um contato da medição no Diretório da empresa, certifique-se de que:

  • O contato da medição deve ter permissões de nível "Somente leitura" na ferramenta Compromissos. Embora permissões de nível "Padrão" sejam permitidas, o Procore não recomenda fornecer permissões de nível "Padrão" para colaboradores downstream, pois isso fornece ao usuário a capacidade de ver informações em outros compromissos. 
  • A conta de usuário do contato da medição na ferramenta Diretório de nível de empresa precisa ser definida como Ativa.
  • O endereço de e-mail do contato da medição em sua conta de usuário do Procore precisa ser válido.
  • É necessário ATIVAR a configuração "Enviar mensagens a este usuário" na conta de usuário do Procore selecionando a opção Por e-mail no lista suspensa.  
  • Para aparecer como uma opção na lista suspensa "Contatos da fatura" em um compromisso, a empresa do usuário deve ser definida como a "Empresa de contato" e o usuário deve estar listado na guia "Usuários" do registro da empresa no Diretório de nível de empresa. 
  • Ao adicionar o contato da medição a um compromisso, o Procore adiciona automaticamente o contato à lista "Privado" desse compromisso.

Os contatos da fatura precisam receber permissões especiais de acesso ao Procore?

Não. Quando designado como um contato da fatura em um compromisso, o Procore adiciona automaticamente o contato à lista "Privado" dessa compromisso. Em seguida, um contato da fatura poderá visualizar o compromisso e suas faturas no Procore.

 Obs.
Em um medição do subempreiteiro, o nome do contato aparece na seção "Fatura" da guia "Definições avançadas" na área "Contatos da fatura".

Como adiciono contatos da fatura ao Procore?

Para adicionar um contato de fatura, um usuário autorizado da empresa que gerencia o compromisso no projeto Procore deve:

  1. Adicione a empresa terceirizada ao Diretório da empresa. A empresa terceirizada corresponde à "Empresa contratada" em um compromisso. Consulte <a title=" " href.path="//products/online/user-guide/company-level/directory/tutorials/add-a-company-to-the-company-directory" href.nome de arquivo...">D uma empresa ao Diretório da empresa. O usuário que será o contato da fatura precisa estar adicionado à empresa. Consulte Adicionar usuários à empresa.
     Notas 
    • Opcional. Você pode selecionar um (1) usuário para ser o padrão contato da fatura em um registro da empresa. Consulte <a title=" " href.path="//products/online/user-guide/company-level/directory/tutorials/add-a-company-to-the-company-directory" href.nome de arquivo...">D uma empresa ao Diretório da empresa.
  2. Conceder à conta de usuário do contato da fatura permissões de nível "Somente leitura" na ferramenta Compromissos de nível de projeto. O Procore recomenda gerenciar as permissões de contato da fatura com um modelo de permissões do projeto. Consulte Gerenciar modelos de permissões de projeto.
  3. Adicione a "Empresa contratada" e o "Contato da fatura" à compromisso. Consulte Adicionar contatos de fatura a um pedido de compra ou subcontrato. 
  4. Opcional. Configure notificações opcionais por e-mail para o contato da fatura: 

Não tem certeza sobre seu contato da fatura status ou a ausência de um "Convite para faturamento"?

Quando o Procore envia um “Convite para faturamento”? 

Quando um administrador de fatura para a conta corporativa Procore cria um novo período de cobrança, esse usuário tem a opção de enviar um convite de cobrança automatizado para qualquer pessoa que esteja (1) nomeada na lista 'Privada' da fatura ou (2) um membro da lista padrão de 'Contato da fatura' da ferramenta Commitment. Consulte Adicionar contatos de fatura a um pedido de compra ou subcontrato.

Um contato da fatura precisa de um "Convite para faturamento" para criar uma fatura?

Não. Um contato da fatura tem várias opções para criar uma fatura. 

There are two ways to respond to an 'Invite to Bill' as an invoice contact: (1) from the 'Invite to Bill' email or (2) from the upstream collaborator's Project level Commitments tool. Use the second option when you know you have invoice contact permissions but the 'Invite to Bill' is missing or lost.

When responding to an invite, you can accept or decline it as follows:

  • To respond to an 'Invite to Bill' email: Show/Hide      
      1. Open your email Inbox. 
      2. Look for the email message with the subject line, " "Project Name: User Name has invited you to bill." 
      3. Open the 'Invite to Bill'. 

        invite-to-bill.png
         
      4. Review the Invoice Details:
        • Commitment. Shows the commitment number and name. 
        • Invoice Type. Shows the invoice type. See Configure Settings: Invoicing. 
        • Billing Period. The date range for the Open billing period. 
        • Invited By. The first and last name of the sender. Typically, this is the invoice administrator. 
        • Due Date. The date your invoice is due. Invoice contacts cannot create or submit an invoice in the Procore project after this date.  
      5. Click one of these buttons to respond to the Do you want to bill this period? prompt:
        • Yes. Accept the invite and submit an invoice. This changes the invoice status to Accepted. Continue with the steps in Submit a New Invoice as an Invoice Contact.
        • No. Decline the invite if you don't want to submit an invoice for the Open billing period. This changes the invoice status to Declined.  
  • To respond to an 'Invite to Bill' in the Commitments tool: Show/Hide      
    1. Navigate to the project's Commitments tool. 
    2. Locate the commitment to which you were added as an invoice contact. 
    3. Under Do you Want to Bill this Period?, indicate your intent to submit an invoice by clicking the Yes button. 
      do-you-want-to-bill-this-period.png
    4. Click the Post Response button. 
 Tip

Can't find your 'Invite to Bill' or uncertain if one was sent?  An invoice contact always has sufficient permissions to create a new invoice for an open billing period in the upstream collaborator's Procore project. See Create a New Invoice as an Invoice Contact.

O que os contatos da fatura podem adicionar ou atualizar no Procore?

Você só poderá executar tarefas no Procore quando for adicionado como um contato da fatura em um compromisso no projeto do Procore do colaborador upstream. O que você pode fazer e como faz depende das opções usadas pela colaborador upstream. 

Os contatos da fatura podem… Para saber mais…
Aceitar ou recusar um "Convite para faturamento" do e-mail enviado por um administrador de faturas. Consulte Enviar um "Convite para faturamento" a um contato da fatura.  Aceitar ou recusar um “Convite para faturamento ” como um contato da fatura
Responda a um "Convite para faturamento" enviado por um administrador de faturas. Consulte Enviar um "Convite para faturamento" a um contato da fatura.  Enviar uma nova fatura como um contato da fatura
Crie uma fatura na ferramenta Compromissos sem um "Convite para faturamento" de um administrador de faturas. Você precisa conceder permissões de contato da fatura ao destinatário.  Criar uma nova fatura como um contato da fatura
Atualize os itens de contrato de subempreiteiro. Esse recurso precisa estar habilitado no projeto. Consulte Habilitar ou desabilitar a guia Itens de contrato de subempreiteiro na ferramenta Compromissos.  Atualizar itens de contrato de subempreiteiro como um contato da fatura
Revise e reenviar todos os itens de linha da fatura que forem rejeitados por um administrador de faturas. Revisar e reenviar uma medição do subempreiteiro como um contato da fatura

Os contatos da fatura recebem e-mails do Procore?

Sim.  O Procore envia notificações por e-mail aos contatos da fatura quando essas ações ocorrem:

Ações Detalhes e saiba mais Próxima etapa
Quando um compromisso com um contato da fatura designado for criado. O e-mail é enviado quando a colaborador upstream clica em "Criar e enviar por e-mail" ou "Salvar e enviar por e-mail" na guia Geral do compromisso. Consulte Enviar um 'convite para cobrança' a um contato de fatura a partir da ferramenta de faturamento.
Se um administrador de medições definir a opção "Lembrar subempreiteiros de faturar".   Se um contato da medição aceitar um "Convite para faturamento", um lembrete será enviado no intervalo especificado até que a fatura em "Rascunho" seja enviada. Os lembretes não são mais enviados depois que o status da fatura for alterado para "Em revisão". 
Quando os itens de contrato de subempreiteiro estiverem "Rejeitados". Consulte O que é uma tabela de valores do subcontratado? Um e-mail é enviado quando o colaborador upstream altera o status de Itens de contrato de subempreiteiro para "Revisar e reenviar". Consulte Revisar uma fatura de subcontratado como administrador de faturas.
Se o colaborador upstream tiver configurado a definição Enviar notificação de vencimento para seguros na ferramenta Diretório de nível de empresa.  Um e-mail é enviado quando o seguro está a duas (2) semanas de seu data de vencimento. Consulte Adicionar seguro a um registro de empresa no Diretório de empresas.
Se o colaborador upstream tiver configurado a definição Notificar subempreiteiros quando as faturas forem aprovadas na ferramenta Medições de nível de projeto.  Um e-mail é enviado quando o colaborador upstream altera o status da fatura para "Aprovado". Consulte Definir configurações: faturamento e edição em massa do status de faturas de subcontratados. -

 

 

If you would like to learn more about Procore's commitments software and how it can help your business, please visit our construction financials tool product page icon-external-link.png.