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Procore

Fluxos guia do usuário

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Índice

Introdução

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Este guia do usuário fornece aos usuários do Procore informações sobre como usar a ferramenta Fluxos do Procore para criar e empregar fluxos do início ao fim.

Algumas das coisas que você aprenderá neste guia incluem:
  • O que são fluxos de trabalho? Um fluxo é um processo que define um caminho da aprovação exclusivo para um item em seus projetos. Por exemplo, um fluxo permite que você crie etapas para "Aprovar" um item (como um medição do subempreiteiro ou contrato) no Procore. Um modelo de fluxo definiria as funções, os grupos e as condições responsáveis para rotear um item por meio desse processo de aprovação — e esse processo é adaptado para atender às necessidades exclusivas e aos requisitos específicos do ambiente de negócios da sua empresa. 
  • Como migrar de fluxos legados para fluxos de autoatendimento. Os fluxos de autoatendimento estão substituindo os fluxos legados criados pela equipe de Custom Solutions do Procore. Se você já usou fluxos legados, sua empresa precisará atualizar cada ferramenta usando fluxos de autoatendimento antes que novos fluxos possam ser criados por sua empresa.
  • Como criar e gerenciar modelos de fluxo. Aprenda a criar e gerenciar seus próprios modelos de fluxo na ferramenta Fluxos empresa.
  • Como atribuir fluxos de trabalho a projetos. Depois de criar fluxo tentadores na ferramenta Fluxos, será necessário atribuí-los aos seus projetos. Isso permite a flexibilidade de criar fluxos de trabalho que podem ser usados em um único projeto ou em todos os projetos.
  • Como configurar fluxos de trabalho para uso em projetos. A etapa final antes de um fluxo está ativo em um item. Configure funções, responsabilidades e notificações para seus fluxos de trabalho.
  • Como visualizar e responder a um fluxo. Use seus modelos de fluxo para facilitar o processo de aprovação para seu(s) item(ns).

Workflows

Welcome to the Company level Workflows tool. With Workflows, users have the ability to create their own approval paths for items in Procore. 

What is a custom workflow?

Example

The image below shows you an example of what a published custom workflow for subcontractor invoices might look like. The workflow steps and conditions may be different in your environment. 
v2-workflows-sub-invoices.png

Which Procore tools are supported by the Workflows Tool?

Supported Tools 

 

Instalação e configuração

A transição do mecanismo de fluxo herdado para o mecanismo de autoatendimento não será concluída até que a atualização seja ativada por meio da página Fluxos definir configurações. No entanto, permite que os usuários configurem seus próprios modelos de fluxo personalizados antes de atualizar totalmente sua versão fluxo. Os modelos de fluxo não podem ser aplicados a itens (contratos e faturas) até que a atualização da versão do fluxo no Fluxos defina as definições.

Consulte as etapas na seção "Habilitar Fluxos de autoatendimento" quando estiver pronto para atualizar.

Modelos de fluxo de início rápido

O que são modelos de fluxo de Início Rápido?

Os modelos de fluxo de Início Rápido são modelos de fluxo pré-configurados para as ferramentas financeiras do Procore. Esses modelos foram projetados com base nas práticas recomendadas do setor.

Você pode personalizá-los para atender às necessidades específicas da sua empresa alterando status, nomes de etapas e muito mais. Consulte Editar um modelo de fluxo.

Como obtenho modelos de Início Rápido na conta da minha empresa?

Os modelos de fluxo de Início Rápido estão disponíveis automaticamente na ferramenta Fluxos da sua empresa para todos os clientes nos Estados Unidos, Austrália, Nova Zelândia, Canadá, Grã-Bretanha e Irlanda.

Eles aparecem ao lado de qualquer fluxo personalizado que já tenha sido criado em sua conta e são rotulados como "Suporte ao cliente" para indicar que foram criados pelo Procore.

E se eu não quiser usar modelos de Início Rápido?

Você pode arquivar qualquer modelo de Início Rápido que não deseje usar clicando no botão "Arquivar" ao lado do modelo. Consulte Arquivar um modelo de fluxo.

A adição de modelos de Início Rápido afeta meus modelos de fluxo personalizados existentes?

Não, não há impacto nos modelos personalizados existentes.

Criar um modelo de fluxo

Coisas a considerar

  • Permissões de usuário necessárias:

    • Para visualizar, criar ou editar um modelo de fluxo:

      • Permissões de nível "Administrador" na ferramenta Fluxos empresa.
        OU

      • Permissões de nível "Somente leitura" ou "Padrão" na ferramenta Fluxos da empresa com os permissões granulares "Visualizar modelos de fluxo" e "Criar e editar modelos de fluxo" habilitados em seu modelo de permissões.

  • Os clientes que usam o Procore em inglês também podem escolher entre uma seleção de modelos de fluxo de início rápido pré-preenchidos para ferramentas financeiras. Esses modelos podem ser usados no estado em que se encontram ou editados para atender às necessidades da sua empresa. Os modelos de fluxos de início rápido não estão disponíveis fora das regiões de língua inglesa no momento.

Passos

Adicionar um fluxo

  1. Acesse a ferramenta Fluxos nível de empresa.

  2. Clique em Criar. Isso abrirá a caixa de diálogo "Adicionar um fluxo".
    Uma caixa de diálogo para adicionar um fluxo com terrenos para seleção de nome e ferramenta e botões Cancelar e Criar.

  3. Insira um nome para o fluxo.

  4. Selecione a ferramenta para o fluxo no menu Ferramenta.

     Obs.
    Algumas ferramentas do Procore precisam estar habilitadas para aparecerem como uma seleção nessa lista. Para obter uma lista das ferramentas disponíveis, consulte Quais ferramentas do Procore são compatíveis com Fluxos?

  5. Clique em Criar. O Procore abre o construtor de fluxo e cria uma primeira etapa "Sem título" para você.

Atualizar a primeira etapa do fluxo

  1. Comece selecionando o tipo de etapa (Etapa de resposta, Etapa de condição) que você usará no início da fluxo.

Fluxos escolha do primeiro passo

2. Siga as instruções para o tipo de etapa selecionada:

  • Adicionar uma etapa de resposta a um fluxo

  • Adicionar uma etapa de condição a um fluxo

  • Adicionar uma etapa de ação a um fluxo

Adicionar uma etapa de resposta a um fluxo

  1. Insira as seguintes informações na seção Informações Gerais :

    • Nome da etapa. Insira um nome para a etapa.

    • Tipo. Selecione Etapa de resposta.

    • Status do item. Insira o status do item que será associado a essa etapa fluxo.

    • Dias para conclusão. Insira o número de dias que o "Grupo responsável" tem para concluir a etapa fluxo. Em seguida, selecione Dias corridos ou Dias úteis na lista suspensa. Assim que o número definido de dias passar, o Procore enviará um e-mail de lembrete até que a etapa seja concluída.

    • Opcional: destinatários da notificação. Selecione os grupos ou funções que devem receber uma notificação automática quando a etapa fluxo NÃO for concluída dentro do número de dias especificado em Dias para conclusão. Os destinatários nomeados aqui também receberão um e-mail quando a etapa fluxo for concluída. Os padrão grupos incluem:

      • Gerenciador de fluxo de trabalho. Um gerente de fluxo é um usuário do Procore que precisa ser designado em um projeto.

      • Criador do item. Um criador de item é um usuário do Procore que criou o item em um projeto.

      • grupo de distribuição. Depois de publicar esse fluxo e atribuí-lo a um projeto, você poderá definir diferentes membros do grupo ao configurar o fluxo no nível de projeto.

      • Todos os usuários do projeto da empresa. Todos os usuários do projeto da empresa do criador do item atribuídos ao projeto são notificados automaticamente quando você seleciona Empresa do criador do item na lista de destinatários da notificação.

Adicionar responsáveis

  1. Preencha a seção Responsáveis:

    • Tipo de Decisão. Selecione um dos padrão tipos de decisão para a etapa. Essa configuração também determinará quais opções de requisito de resposta estão disponíveis.

      • O socorrista decide.

      • Vários respondedores decidem.

        • Só necessários respondentes decidem. Marque essa caixa se quiser que a decisão final sobre a etapa a ser determinada apenas pelos respondentes em funções com um ou todos os membros necessários para responder.

  2. Clique em Gerenciar responsáveis.

  3. Você pode gerenciar responsáveis com base na função do projeto ou no tipo de responsável de função personalizada. Dependendo do seu método de configuração responsável, siga as instruções relevantes:

    • Responsáveis pela função do projeto:
      Nenhuma atualização manual é necessária para gerenciar responsáveis individuais.
      Os responsáveis são preenchidos automaticamente em cada etapa fluxo com base nas funções de projeto atribuídas pelo

    • Diretório do projeto.
      Importante: Certifique-se de que as funções do diretório do projeto estejam corretamente atribuídas e atualizadas. Consulte Como atribuir automaticamente funções de projeto a fluxo etapas? para mais detalhes.

      1. Crie funções de projeto na ferramenta Administrador da empresa. Saiba como →

      2. Atribua indivíduos a funções de projeto na ferramenta Diretório do projeto. Saiba como →

      3. Configure um modelo de fluxo no nível de empresa. Ao configurar cada etapa fluxo, selecione a(s) função(ões) de projeto relevante(s) que deseja atribuir a essa etapa.

      4. Para qualquer projeto ao qual o modelo esteja atribuído, os indivíduos associados a essas funções de projeto serão preenchidos automaticamente em cada etapa do fluxo de acordo com a configuração do modelo de fluxo de nível de empresa.

      5. Certifique-se de que todos os membros listados no Diretório do projeto tenham as permissões apropriadas necessárias para itens em cada ferramenta e as permissões de fluxo corretas.

      6. Para concluir a configuração, ainda é necessário configurar manualmente o Gerenciador de fluxo para cada modelo de projeto por ferramenta. Essa etapa é necessária porque o Diretório do projeto é gerenciado por projeto e o Gerenciador de fluxo pode variar de acordo com a ferramenta.

    • Responsáveis de função personalizada:

      1. Clique em Gerenciar responsáveis nos detalhes da etapa na seção Responsáveis .

      2. Clique em Editar membros ao lado da função personalizada.

      3. Selecione usuários nos membros disponíveis do diretório do projeto. Obs.: cada função personalizada em uma etapa fluxo precisa ter pelo menos um usuário atribuído.

      4. (Opcional) Se o tipo de decisão for Decidir Vários Respondentes, você poderá definir o requisito de cada membro usando o lista suspensa Necessário para responder?

      5. Clique em Concluído para confirmar suas atualizações responsável.

      6. Clique em Salvar para finalizar as alterações. Observação: Se algum terreno obrigatório tiver informações ausentes, um banner aparecerá na parte superior do visualizador de fluxo. Clique em Mostrar detalhes para ver qual etapa precisa ser atualizada.

         Ponta
        Você também pode atribuir funções de projeto em massa no Diretório da empresa.

Adicionar respostas

Depois que as funções responsável para a etapa forem determinadas, a próxima etapa é adicionar respostas. As opções disponíveis ao adicionar respostas são determinadas pelo tipo de decisão da etapa e pela necessidade ou não de respostas.

As etapas para adicionar respostas são separadas por tipo de decisão. Siga as etapas para o tipo de decisão selecionado na etapa.

  •  

    O socorrista decide: mostrar/ocultar

    • No cartão de respostas das configurações da etapa, faça o seguinte:

    • Se a resposta for. Selecione uma (1) ou mais respostas no menu suspenso.

    • Vá para o Passo. Selecione a próxima etapa no fluxo se essa resposta for a decisão final da etapa.

    • Opcionais: Clique em Adicionar resposta para criar respostas adicionais e preencher as informações acima conforme necessário.

  •  

    Vários respondentes decidem: mostrar/ocultar

    • No cartão de respostas das configurações da etapa, faça o seguinte:

    • Se apenas os respondentes necessários decidirem ESTÁ marcado:

    • Se necessário, os respondentes decidem. Selecione uma (1) ou mais respostas no menu suspenso.

    • Vá para o Passo. Selecione a próxima etapa no fluxo se essa resposta for a decisão final da etapa.

    • Se Apenas os respondentes necessários decidirem NÃO está marcado:

    • Se todos os respondedores decidirem. Selecione uma (1) ou mais respostas no menu suspenso.

    • Vá para o Passo. Selecione a próxima etapa no fluxo se essa resposta for a decisão final da etapa.

    • Opcionais: Clique em Adicionar resposta para criar respostas adicionais e preencher as informações acima conforme necessário.

Adicionar uma etapa de condição a um fluxo

As etapas de condição permitem que um caminho fluxo seja roteado de forma diferente, dependendo se as condições da etapa forem atendidas. Para criar uma etapa de condição, siga as instruções abaixo.

  1. Insira as seguintes informações na seção Informações Gerais :

    • Nome da etapa. Insira um nome para a etapa.

    • Tipo. Selecione Etapa de condição.

    • Quando. Selecione a primeira parte da hipótese na instrução condicional. Existem instruções condicionais diferentes para cada ferramenta. Consulte Declarações condicionais por ferramenta.

      • Maior que. Se sua organização exigir assinaturas adicionais para valores maiores ou iguais a um valor especificado, escolha essa opção e insira um valor no terreno à direita.

      • Menos que. Se você quiser que a etapa funcione quando a hipótese for menor que um número especificado.

      • É. Se quiser que a etapa funcione quando um determinado terreno for selecionado para um terreno personalizado.

      • está verificado. Se quiser que a etapa funcione quando uma caixa de verificação de terreno personalizado estiver marcada.

      • Contém qualquer um deles. Se quiser que a etapa funcione quando uma ou mais opções de seleção múltipla forem escolhidas para um terreno personalizado.

    • Depois. Selecione uma etapa na lista suspensa ou crie uma nova clicando no botão Adicionar etapa.

    • Caso contrário. Selecione uma etapa na lista suspensa ou crie uma nova clicando no botão Adicionar etapa. Esta é a próxima etapa do fluxo se as condições para a etapa atual NÃO forem atendidas.

  2. Escolha entre as seguintes opções:

    • Cancelar. Clique nesse botão para descartar as alterações feitas.

    • Salvar como rascunho. Clique nesse botão para salvar uma versão numerada do fluxo "Rascunho". Escolha essa opção quando ainda estiver trabalhando na criação do seu fluxo.

    • Salve e publique. Clique nesse botão para criar uma versão recém-publicada do fluxo. Escolha essa opção quando estiver pronto para atribuir seu fluxo a um projeto.

Declarações condicionais por ferramenta

 

Alterações no Orçamento... Mostrar/Ocultar

Condição

Definição

Valor da alteração no orçamento

A total geral dos valores "Para" e "De" alteração no orçamento item de linha valores.

Valor do ajuste

A soma dos montantes positivos do ajustamento item de linha OU o valor absoluto dos montantes negativos do ajustamento item de linha dos montantes negativos. O maior valor absoluto será usado para determinar o resultado da etapa da condição.

 

Compromissos... Mostrar/Ocultar

Condição

Definição

Exemplo

Valor do contrato original

O valor total de SOV (Itens do contrato) que está sendo aprovado.

Dependendo do valor da aprovação, é necessário seguir diferentes caminhos de aprovação fluxo o valor do contrato que está sendo aprovado.

Valor total de objetos de custo aprovados

 

O valor total de SOV dos compromissos "aprovados", alterações contratuais de compromisso e custos diretos no projeto. O valor de SOV do item fluxo é incluído no total.

Fórmula... Mostrar/Ocultar

Compromissos aprovados + ACCs aprovadas + Custos Indiretos aprovadas & Valor total de objetos de custo aprovados

Encaminhe a caminho da aprovação do fluxo quando o valor total de outros contratos, alterações contratuais e custos indiretos estiverem acima ou abaixo de um valor especificado.

Valor total de todos os objetos de custo

 

O valor total de SOV de todos os compromissos "Aprovados" e "Pendentes", alterações contratuais de compromisso e custos diretos no projeto. O valor de SOV do item fluxo é incluído no total.

Fórmula... Mostrar/Ocultar

Compromissos aprovados e pendentes + ACCs aprovadas e pendentes + Custos Indiretos aprovados e pendentes & total de todos os objetos de custo

Encaminhar o caminho da aprovação do fluxo quando o valor total de outros contratos pendentes ou aprovados, alterações contratuais e custos diretos de qualquer status estiver acima ou abaixo de um valor especificado

Valor acima do orçamento em objetos de custo aprovados

O valor total da coluna designada do projeto subtraiu do valor total combinado de todos os compromissos "Aprovados", alterações contratuais de compromisso e Custos Indiretos.

Fórmula... Mostrar/Ocultar

Compromissos aprovados + ACCs aprovadas + Custos Indiretos aprovadas - Valor total do orçamento & valor acima do orçamento em objetos de custo aprovados

Encaminhe o caminho da aprovação do fluxo se o contrato que está sendo aprovado e outros contratos, alterações contratuais e custos diretos já aprovados levarem seu projeto acima do orçamento em um valor específico.*

Valor acima do orçamento em todos os objetos de custo

O valor total do orçamento do projeto foi subtraído do valor total combinado de todos os Compromissos "Aprovados" e "Pendentes", Alterações contratuais de compromisso e Custos Indiretos.

Fórmula... Mostrar/Ocultar

Compromissos aprovados e pendentes + ACCs aprovadas e pendentes + Custos Indiretos aprovados e pendentes - Valor total do orçamento & acima do orçamento em todos os objetos de custo

Encaminhe o caminho da aprovação do fluxo se o contrato que está sendo aprovado e outros contratos pendentes ou aprovados, alterações contratuais e custos diretos levarem seu projeto acima do orçamento em um valor específico.*

% do orçamento alocado para objetos de custo aprovados

O percentual do valor total do orçamento do projeto usado pelo valor total combinado de Compromissos " Aprovados", Alterações contratuais de compromisso e Custos Indiretos.

Fórmula... Mostrar/Ocultar

(Compromissos aprovados + ACCs aprovadas + Custos Indiretos aprovadas ) ÷ Valor total do orçamento & % do orçamento alocado para objetos de custo aprovados

Encaminhe a caminho da aprovação do fluxo se o contrato que estiver sendo aprovado e outros contratos já aprovados, alterações contratuais e custos indiretos levarem seu projeto acima do orçamento por um percentual específico. *

% do orçamento alocado para todos os objetos de custo

O percentual do valor total do orçamento do projeto usado pelo valor total combinado de todos os compromissos "Aprovados" e "Pendentes", alterações contratuais de compromisso e custos diretos.

Fórmula... Mostrar/Ocultar

(Compromissos aprovados e pendentes + ACCs aprovadas e pendentes + Custos Indiretos aprovadas e pendentes ) ÷ valor total do orçamento & percentual de orçamento alocado para todos os objetos de custo

Encaminhe o caminho da aprovação do fluxo se o contrato que está sendo aprovado e outros contratos, alterações contratuais e custos diretos pendentes ou aprovados levarem seu projeto acima do orçamento em um percentual específico.*

Terrenos personalizados (Seleção única, Seleção múltipla ou Caixa de verificação) Observação: os terrenos Seleção única e Seleção múltipla devem ser marcados como Obrigatórios na . Consulte Criar novos conjuntos de campos configuráveis.

Mova a fluxo com base no valor do campo personalizado conforme configurado no fluxo criador de modelos.

Encaminhe o caminho da aprovação do fluxo com base em um terreno personalizado de "Tipo de contrato" ou "Edifício #". Se o "Edifício #" for 2, encaminhe o fluxo para João. Se o "Edifício #" for 1, encaminhe o fluxo para Susan.

Valor Beta sobre o valor do código de orçamento para objetos de custo aprovados

A diferença entre os valores aprovados associados (compromissos, alterações contratuais de compromisso, custos diretos) a cada um dos códigos de orçamento incluídos nos SOV do item e ao valor orçado revisado do código de orçamento.

O fluxo será roteado dependendo se a aprovação do item fará com que os códigos de orçamento associados ao item se movam acima do valor definido.

Valor Beta sobre o valor do código de orçamento para todos os objetos de custo

A diferença entre os valores Aprovado, Pendente e Revisado associados (Compromissos, Alterações contratuais de compromisso, Custos diretos) aos Códigos de orçamento incluídos nos SOV do item e ao Valor orçado revisado do Código de orçamento.

O fluxo será roteado dependendo se a aprovação do item fará com que os códigos de orçamento associados ao item se movam acima do valor definido.

Beta Custos aprovados Porcentagem dos valores de código de orçamento orçado

O percentual do Valor orçado revisado para o(s) valor(es) de código de orçamento incluído(s) no SOV do item de fluxo em todos os itens de custo aprovados.

O fluxo será roteado com base no fato de os valores do Código de orçamento SOV do item fluxo em todos os itens aprovados estarem acima/abaixo de um percentual definido do Valor orçado revisado dos códigos de orçamento.

Beta Porcentagem de todos os custos dos valores do código de orçamento orçado

O percentual do Valor de orçamento revisado para o(s) valor(es) de código de orçamento incluído(s) no SOV do item fluxo em todos os itens aprovados, pendentes e revisados.

O fluxo será roteado com base no fato de os valores do Código de orçamento SOV do item fluxo em todos os itens Aprovados, Pendentes e Revisados estarem acima/abaixo de um percentual definido do Valor orçado revisado dos códigos de orçamento.

 

Alterações contratuais de compromisso... Mostrar/Ocultar

Condição

Definição

Exemplo

Valor

O valor total de SOV da alteração contratual que está sendo aprovada.

Dependendo do valor da aprovação, é necessário seguir diferentes caminhos de aprovação fluxo o valor do contrato que está sendo aprovado.

Valor total de objetos de custo aprovados

O valor total de SOV dos compromissos "aprovados", alterações contratuais de compromisso e custos diretos no projeto. O valor de SOV do item fluxo é incluído no total.

Fórmula... Mostrar/Ocultar

Compromissos aprovados + ACCs aprovadas + Custos Indiretos aprovadas & Valor total de objetos de custo aprovados

Encaminhe a caminho da aprovação do fluxo quando o valor total de outros contratos, alterações contratuais e custos indiretos estiver acima ou abaixo de um valor especificado.

Valor total de todos os objetos de custo

O valor total de SOV de todos os compromissos "Aprovados" e "Pendentes", alterações contratuais de compromisso e custos diretos no projeto. O valor de SOV do item fluxo é incluído no total.

Fórmula... Mostrar/Ocultar

Compromissos aprovados e pendentes + ACCs aprovadas e pendentes + Custos Indiretos aprovados e pendentes & total de todos os objetos de custo

Encaminhar o caminho da aprovação do fluxo quando o valor total de outros contratos pendentes ou aprovados, alterações contratuais e custos diretos de qualquer status estiver acima ou abaixo de um valor especificado

Valor acima do orçamento em objetos de custo aprovados

O valor total da coluna designada do projeto subtraiu do valor total combinado de todos os compromissos "Aprovados", alterações contratuais de compromisso e Custos Indiretos.

Fórmula... Mostrar/Ocultar

Compromissos aprovados + ACCs aprovadas + Custos Indiretos aprovadas - Valor total do orçamento & valor acima do orçamento em objetos de custo aprovados

Encaminhe o caminho da aprovação do fluxo se o contrato que está sendo aprovado e outros contratos, alterações contratuais e custos diretos já aprovados levarem seu projeto acima do orçamento em um valor específico.*

Valor acima do orçamento em todos os objetos de custo

O valor total do orçamento do projeto foi subtraído do valor total combinado de todos os Compromissos "Aprovados" e "Pendentes", Alterações contratuais de compromisso e Custos Indiretos.

Fórmula... Mostrar/Ocultar

Compromissos aprovados e pendentes + ACCs aprovadas e pendentes + Custos Indiretos aprovados e pendentes - Valor total do orçamento & acima do orçamento em todos os objetos de custo

Encaminhe o caminho da aprovação do fluxo se o contrato que está sendo aprovado e outros contratos pendentes ou aprovados, alterações contratuais e custos diretos levarem seu projeto acima do orçamento em um valor específico.*

% do orçamento alocado para objetos de custo aprovados

O percentual do valor total do orçamento do projeto usado pelo valor total combinado de Compromissos " Aprovados", Alterações contratuais de compromisso e Custos Indiretos.

Fórmula... Mostrar/Ocultar

(Compromissos aprovados + ACCs aprovadas + Custos Indiretos aprovadas ) ÷ Valor total do orçamento & % do orçamento alocado para objetos de custo aprovados

Encaminhe a caminho da aprovação do fluxo se o contrato que estiver sendo aprovado e outros contratos já aprovados, alterações contratuais e custos indiretos levarem seu projeto acima do orçamento por um percentual específico. *

% do orçamento alocado para todos os objetos de custo

O percentual do valor total do orçamento do projeto usado pelo valor total combinado de todos os compromissos "Aprovados" e "Pendentes", alterações contratuais de compromisso e custos diretos.

Fórmula... Mostrar/Ocultar

(Compromissos aprovados e pendentes + ACCs aprovadas e pendentes + Custos Indiretos aprovadas e pendentes ) ÷ valor total do orçamento & percentual de orçamento alocado para todos os objetos de custo

Encaminhe o caminho da aprovação do fluxo se o contrato que está sendo aprovado e outros contratos, alterações contratuais e custos diretos pendentes ou aprovados levarem seu projeto acima do orçamento em um percentual específico.*

Terrenos personalizados (seleção única, seleção múltipla ou caixa de verificação) Obs.: os terrenos Seleção única e seleção múltipla precisam ser marcados como Obrigatórios no conjunto de campos. Consulte Criar novos conjuntos de campos configuráveis.

Mova a fluxo com base no valor do campo personalizado conforme configurado no fluxo criador de modelos.

Encaminhe o caminho da aprovação do fluxo com base em um terreno personalizado de "Tipo de contrato" ou "Edifício #". Se o "Edifício #" for 2, encaminhe o fluxo para João. Se o "Edifício #" for 1, encaminhe o fluxo para Susan.

Valor Beta sobre o valor do código de orçamento para objetos de custo aprovados

A diferença entre os valores aprovados associados (compromissos, alterações contratuais de compromisso, custos diretos) a cada um dos códigos de orçamento incluídos nos SOV do item e ao valor orçado revisado do código de orçamento.

O fluxo será roteado dependendo se a aprovação do item fará com que os códigos de orçamento associados ao item se movam acima do valor determinado no modelo de fluxo.

Valor Beta sobre o valor do código de orçamento para todos os objetos de custo

A diferença entre os valores Aprovado, Pendente e Revisado associados (Compromissos, Alterações contratuais de compromisso, Custos diretos) aos Códigos de orçamento incluídos nos SOV do item e ao Valor orçado revisado do Código de orçamento.

O fluxo será roteado dependendo se a aprovação do item fará com que os códigos de orçamento associados ao item se movam acima do valor definido.

Beta Custos aprovados Porcentagem dos valores de código de orçamento orçado

O percentual do Valor orçado revisado para o(s) valor(es) de código de orçamento incluído(s) no SOV do item de fluxo em todos os itens de custo aprovados.

O fluxo será roteado com base no fato de os valores do Código de orçamento SOV do item fluxo em todos os itens aprovados estarem acima/abaixo de um percentual definido do Valor orçado revisado dos códigos de orçamento.

Beta Porcentagem de todos os custos dos valores do código de orçamento orçado

O percentual do Valor de orçamento revisado para o(s) valor(es) de código de orçamento incluído(s) no SOV do item fluxo em todos os itens aprovados, pendentes e revisados.

O fluxo será roteado com base no fato de os valores do Código de orçamento SOV do item fluxo em todos os itens Aprovados, Pendentes e Revisados estarem acima/abaixo de um percentual definido do Valor orçado revisado dos códigos de orçamento.

 

Correspondência/Ferramentas personalizadas... Mostrar/Ocultar

Condição

Definição

Valor do impacto no custo

O valor inserido no campo "Impacto no custo" no item de correspondência.

Terrenos personalizados (seleção única, seleção múltipla ou caixa de verificação) Obs.: os terrenos Seleção única e seleção múltipla precisam ser marcados como Obrigatórios no conjunto de campos. Consulte Criar novos conjuntos de campos configuráveis.

Mova a fluxo com base no valor do campo personalizado conforme configurado no fluxo criador de modelos.

 

Medições ao proprietário... Mostrar/Ocultar

Condição

Definição

Valor líquido faturado neste período

O valor faturado antes dos impostos.

Fatura de valor bruto neste período

O valor cobrado após os impostos.

 

Contratos Principais... Mostrar/Ocultar

Condição

Definição

Exemplo

Valor do contrato original

O valor total de SOV (Itens do contrato) que está sendo aprovado.

Dependendo do valor da aprovação, é necessário seguir diferentes caminhos de aprovação fluxo o valor do contrato que está sendo aprovado.

Terrenos personalizados (seleção única, seleção múltipla ou caixa de verificação) Obs.: os terrenos Seleção única e seleção múltipla precisam ser marcados como Obrigatórios no conjunto de campos. Consulte Criar novos conjuntos de campos configuráveis.

Mova a fluxo com base no valor do campo personalizado conforme configurado no fluxo criador de modelos.

Encaminhe o caminho da aprovação do fluxo com base em um terreno personalizado de "Tipo de contrato" ou "Edifício #". Se o "Edifício #" for 2, encaminhe o fluxo para João. Se o "Edifício #" for 1, encaminhe o fluxo para Susan.

 

Alterações contratuais do contrato principal... Mostrar/Ocultar

Condição

Definição

Exemplo

Valor

O valor total de SOV da alteração contratual que está sendo aprovada.

Dependendo do valor da aprovação, é necessário seguir diferentes caminhos de aprovação fluxo o valor do contrato que está sendo aprovado.

Terrenos personalizados (seleção única, seleção múltipla ou caixa de verificação) Obs.: os terrenos Seleção única e seleção múltipla precisam ser marcados como Obrigatórios no conjunto de campos. Consulte Criar novos conjuntos de campos configuráveis.

Mova a fluxo com base no valor do campo personalizado conforme configurado no fluxo criador de modelos.

Encaminhe o caminho da aprovação do fluxo com base em um terreno personalizado de "Tipo de contrato" ou "Edifício #". Se o "Edifício #" for 2, encaminhe o fluxo para João. Se o "Edifício #" for 1, encaminhe o fluxo para Susan.

 

Medições do subempreiteiro... Mostrar/Ocultar

Condição

Definição

Valor Bruto

O valor bruto faturado na medição completa com retenção aplicado.

Quantidade de materiais armazenados

O valor faturado pelos materiais armazenados na medição completa.

Valor líquido

O valor líquido faturado na medição completa com retenção aplicado.

Valor de compromisso original

O valor original do contrato de compromisso antes de quaisquer alterações, ajustes ou aditamentos.

Valor liberado de retenção

O valor da retenção liberado na medição completa.

Total de retenção liberado

O percentual de retenção liberado na medição completa.

Total concluído e armazenado até a data

A porcentagem de trabalho concluído e materiais armazenados até o momento na medição completa.

Terrenos personalizados (seleção única, seleção múltipla ou caixa de verificação) Obs.: os terrenos Seleção única e seleção múltipla precisam ser marcados como Obrigatórios no conjunto de campos. Consulte Criar novos conjuntos de campos configuráveis.

Mova a fluxo com base no valor do campo personalizado conforme configurado no fluxo criador de modelos.

Terrenos personalizados do compromisso pai (Seleção única, Seleção múltipla ou Caixa de verificação) Observação: os terrenos Seleção única e Seleção múltipla precisam ser marcados como Obrigatórios em ambos os conjuntos de terrenos para ordens de compra e subcontratos. Consulte Criar novos conjuntos de campos configuráveis.

Mova o fluxo com base no valor do campo personalizado, no Compromisso pai, conforme configurado no construtor de modelos fluxo.

* As declarações condicionais vinculadas ao orçamento do projeto são baseadas no valor total da coluna de orçamento selecionada na Visualização do orçamento de relatório personalizado localizada na ferramenta Administrador do nível de empresa. Consulte Configurar uma visualização do orçamento para relatórios personalizados.

Adicionar uma etapa de ação a um fluxo

As etapas de ação detalham as várias ações que você pode executar como a próxima etapa em um fluxo. Atualmente, as etapas de ação compatíveis são Finalizar fluxo, Enviar webhook e Sincronizar dados externos do ERP.

Fim do fluxo de trabalho

Uma ação Finalizar fluxo define o final de um fluxo e que o fluxo está concluído.

  1. Clique no ícone anexado Ícone Blue Plus Pfcp a uma etapa existente no construtor de fluxo. Selecione Ação > fluxo final.

  2. Insira as seguintes informações na seção Informações Gerais :

    1. Nome da etapa. Insira um nome para a etapa.

    2. Tipo final. Escolha Sucesso OU Falha.

    3. Status do item. Selecione o status apropriado. As opções de status variam de acordo com a ferramenta.

    4. Opcional: destinatários da notificação. Selecione os grupos ou funções que devem receber uma notificação automática quando a etapa fluxo for concluída. Os padrão grupos incluem:

      • Gerenciador de fluxo de trabalho. Um gerente de fluxo é um usuário do Procore que precisa ser designado em um projeto.

      • Criador do item. Um criador de item é um usuário do Procore que criou o item em um projeto.

      • grupo de distribuição. Depois de publicar esse fluxo e atribuí-lo a um projeto, você poderá definir diferentes membros do grupo ao configurar o fluxo no nível de projeto.

  3. Escolha entre as seguintes opções:

    • Cancelar. Clique nesse botão para descartar as alterações feitas.

    • Salvar como rascunho. Clique nesse botão para salvar uma versão numerada em "Rascunho" do fluxo. Escolha essa opção quando ainda estiver trabalhando na criação do seu fluxo.

    • Salve e publique. Clique nesse botão para criar uma versão recém-publicada do fluxo. Escolha essa opção quando estiver pronto para atribuir seu fluxo a um projeto.

Enviar webhook

Uma ação Enviar webhook envia dados fluxo para um sistema externo quando o fluxo atinge uma fase específica. Essa ação funciona com todos os tipos de fluxo.

  1. Na seção Resposta do construtor de fluxo, navegue até Ir para a etapa.

  2. Clique no sinal de mais (+) Criar nova etapa e selecione Ação > enviar webhook. 

  3. Insira as seguintes informações na seção Informações Gerais: 

    • Nome da etapa: Insira um nome para a etapa. 

    • Tipo: Por padrão, isso é definido como "Etapa de ação". 

    • Opcional: destinatários da notificação. Selecione os grupos ou funções que devem receber uma notificação automática quando a etapa fluxo for concluída. Os padrão grupos incluem: Gerenciador de Fluxo, Criador de Itens e Grupo de Distribuição. 

  4. Opcionais: Na seção Enviar webhook - Detalhes, insira Dados personalizados.

    Observação: Esses dados serão incluídos na carga útil do webhook junto com as informações de fluxo padrão. Exemplo: dados JSON, mensagens simples e números de referência.

  5. Na seção Ir para a etapa, selecione a próxima etapa relevante ou selecione Finalizar fluxo. 

  6. Clique em Salvar e publicar. A ação enviar gancho da Web é adicionada com êxito no fluxo.

Crie um novo webhook:

Após adicionar a ação ao seu fluxo, configure um webhook no projeto para receber os dados do Procore:

  1. Selecione seu projeto e navegue até a ferramenta Administrador do projeto. 

  2. Em Configurações do projeto , no painel esquerdo, clique em Webhooks. Isso abrirá a janela Webhooks do projeto.

  3. Clique em + Criar gancho no canto superior direito. Isso abrirá a janela Novo gancho.  

  4. Insira as seguintes informações na seção Configuração do ponto de extremidade: 

    • Ponto de extremidade URL: insira o URL para receber a carga útil da solicitação quando ocorrer um evento. 

    • Cabeçalho de autorização: Insira o token a ser colocado no cabeçalho de uma solicitação POST do Procore.

    • Formato da carga útil: Selecione a versão de carga útil da API REST que você deseja receber. Nota: Depois que o gancho é criado, a versão da carga útil não pode ser alterada. 

  5. Role até a seção Selecionar os eventos a serem enviados . 

  6. Em Ferramentas > Core > Fluxos, selecione Fluxo Instance.personalizado. 

  7. Após preencher os campos obrigatórios, clique em + Criar gancho.

  8. O gancho aparece na página Webhooks do projeto com a ID do gancho, Status, Inscrito e Ponto de extremidade URL. Um ícone de edição também está disponível. 

Observação: Quando o fluxo atinge a etapa configurada, o webhook é enviado automaticamente para o URL de ponto de extremidade da ação selecionada.

Sincronizar dados externos do ERP

Uma ação Sincronizar dados externos do ERP sincroniza os dados de fluxo item com uma integração de ERP quando o fluxo atinge uma fase específica. Isso permite que seu sistema de contabilidade identifique automaticamente os registros que estão prontos para serem extraídos do Procore. Essa ação não requer configuração e é compatível com os seguintes tipos de fluxo: custos diretos da empresa, medições, aplicativos de pagamento, Contratos Principais, contratos de ordem de compra, contratos de ordem de trabalho, alterações no Orçamento, alterações contratuais do contrato principal (todos os tipos) e alterações contratuais de compromisso (todos os tipos).

  1. Na seção Resposta do construtor de fluxo, navegue até Ir para a etapa.

  2. Clique no sinal de mais (+) Criar nova etapa e selecione Ação > sincronizar dados externos do ERP. 

  3. Insira as seguintes informações na seção Informações Gerais: 

    • Nome da etapa: Insira um nome para a etapa. 

    • Tipo: Por padrão, isso é definido como "Etapa de ação". 

    • Opcional: destinatários da notificação. Selecione os grupos ou funções que devem receber uma notificação automática quando a etapa fluxo for concluída. Os padrão grupos incluem: Gerenciador de Fluxo, Criador de Itens e Grupo de Distribuição.

  4. Na seção Ir para a etapa, selecione a próxima etapa relevante ou selecione Finalizar fluxo. 

  5. Clique em Salvar e publicar. A ação Sincronizar dados externos do ERP é adicionada com sucesso ao fluxo.

Salvar um modelo de fluxo

Você terá as seguintes opções disponíveis para salvar o modelo de fluxo:

  • Salvar como rascunho. Clique nesse botão para salvar uma versão numerada em "Rascunho" do fluxo. Clicar em Salvar como rascunho não fechará o construtor de fluxo para que você possa salvar seu trabalho à medida que avança. Os modelos de fluxo rascunho não podem ser usados em projetos.

  • Salve e publique. Clique nesse botão para criar uma versão recém-publicada do fluxo. Os fluxos de trabalho publicados podem ser usados em projetos.

  • Cancelar. Clique nesse botão para descartar as alterações feitas.

Veja também

Atribuir modelos de fluxo a projetos

Depois que seus fluxos forem publicados, a próxima etapa é atribuí-los a um projeto para que possam ser configurados. As etapas a seguir mostrarão como atribuir modelos de fluxo a projetos na ferramenta Fluxos empresa. 

  1. Navigate to the Company Workflows tool. 
  2. In the 'Workflows' table, locate the version that you want to publish. 
  3. Click the hyperlink in the 'Assigned Projects' column.  

    v2-workflows-assigned-projects-link.png
     
  4. In the 'Assign Projects' dialog box, do the following:
    • To select all of the active projects in your company's account, place a mark in the Select All check box. 
      v2-workflows-assign-select-all-projects.png
    • To search for individual projects, start typing the project name in the Search box. Then place a mark in the checkbox(es) that corresponds to the desired project(s). 
      v2-workflows-search-assign-to-project.png
  5. Click Update. 

Assign a Workflow Template to New Projects

A workflow template can be assigned automatically to all new projects so it won't need to be done each time a new project is created. 

  1. Navigate to the Company Workflows tool.
  2. In the 'Workflows' table, locate the version that you want to assign to all new projects.
  3. Hover over the space in the 'Assign to New Projects' column.
  4. Click Assign.
    assign-to-all-projects-workflow.png
  5. A checkmark will appear showing that it has been assigned to all new projects.
    Note: Click the checkmark to stop assigning the template to new projects automatically.

 

Configurar modelos de fluxo em projetos

Depois que fluxo modelos são atribuídos aos projetos, eles precisam ser configurados com as definições de uma ferramenta individual. Esse é o processo em que fluxo etapas são atribuídas a usuários específicos e a quantidade de dias que eles têm para responder é definida. Um padrão fluxo também precisará ser definido para a ferramenta à qual está associado antes que possa ser aplicado e usado para aprovar um item.

Objetivo

Configurar um modelo de fluxo em uma ferramenta. 

Fundo

Depois que um modelo de fluxo for publicado e atribuído a um projeto, ele precisará ser configurado no projeto antes que possa ser usado. A configuração inclui atribuir uma pessoa a atuar como "Gerente de fluxo" e atribuir os grupo de distribuição (s) adequados e responsáveis à sua fluxo. Um modelo específico também precisa ser definido como "Padrão" para a ferramenta antes que ele possa ser usado.

Coisas a considerar

  • Permissões de usuário necessárias:
    • Permissões de nível "Administrador" na ferramenta de projeto que está sendo configurada. 

Passos

  1. (Opcional) Você pode habilitar modelos de fluxo de nível de projeto para fornecer às equipes de projeto autonomia para criar e personalizar fluxos de trabalho diretamente em seu ambiente de projeto, sem depender de permissões de nível de empresa.
  2. Acesse a ferramenta na qual o fluxo está sendo configurado.
  3. Clique no ícone Configurar definições icons-settings-gear.png .
    Nota: Para a ferramenta Correspondência, selecione as definições de configuração para o tipo de correspondência específico do modelo de fluxo.
  4. (Opcional) Você pode clonar um modelo de fluxo de nível de projeto para criar um novo modelo de fluxo igual ou muito semelhante a um modelo existente. 
     Obs.
    Os modelos de fluxo de nível de projeto precisam estar habilitados para usar a funcionalidade de clone.
  5. Clique em "Definições de fluxo" no painel direito.
    Nota: As ferramentas Medições e Correspondência não têm uma página dedicada "Definições de fluxo". Role até a parte inferior da ferramenta Medições configure as definições para acessar as configurações de fluxo medições.
  6. Clique no botão Configurar ao lado do fluxo configurado para abrir o visualizador de fluxo.
    Exemplo
     clipboard_e6d40c7d3a3c0cf025fea7a0390fc9526.png
  7. Na parte superior do visualizador de fluxo, atribua um Gerente de fluxo selecionando um usuário do projeto na lista suspensa.
  8. Clique em Salvar. 
    Nota: Se algum campo obrigatório tiver informações ausentes, um banner aparecerá na parte superior do visualizador de fluxo. Clique em Mostrar detalhes para ver qual etapa precisa ser atualizada. 

Etapas opcionais. Concluir com base nos requisitos do fluxo de trabalho.

  • Atribuir grupo de distribuição. Selecione um grupo de distribuição nessa lista. Esses são os grupos de usuários que receberão e-mails de notificação do Procore quando determinadas ações ocorrerem em um fluxo.
  • Dias para conclusão. Insira o número de dias que os responsáveis terão que enviar suas respostas na etapa. Na seção "Informações Gerais" dos detalhes da etapa em Dias para conclusão, insira um número de dias na primeira caixa e selecione Dias corridos ou Dias úteis na lista suspensa.  
    Nota: Se os responsáveis não enviarem uma resposta dentro do prazo definido, eles receberão lembretes automáticos por e-mail.

Definir um fluxo padrão

É necessário escolher um padrão fluxo antes que seja possível iniciar um fluxo em um item.

  1. Passe o mouse sobre a coluna "Fluxo padrão" na tabela "Definições de fluxo".
  2. Clique em Definir como padrão na linha dos fluxo deseja ser a padrão. 
    Nota: Se já houver um padrão fluxo definido, a mesma ação reverterá a designação padrão da fluxo. 
  3. Depois que um padrão fluxo for escolhido, um marca de verificação aparecerá na coluna "Fluxo padrão" do fluxo.

Iniciar um fluxo

Se você habilitou o mecanismo de Fluxos de autoatendimento nas definições da ferramenta Fluxos, agora está pronto para usar seus fluxos em itens de nível de projeto. Após criar e configurar um modelo em um projeto, a próxima etapa é criar um item que precise de um fluxo para aprovação. Fluxos em subempreiteiro faturas começam automaticamente, mas os fluxos em contratos e outros itens precisam ser iniciados manualmente. As instruções abaixo mostrarão como iniciar um fluxo.

 

Objective

After creating a new Commitment, Prime Contract or Budget Change on a project, the next step will be to start the workflow so assignees can respond.

Things to Consider

Steps

  1. Navigate to the tool and item containing the workflow.
  2. Click Start Workflow at the top right corner of the item.
    start-workflow-button.png

See Also

 

Responder a um fluxo

 

Objective 

To respond to a workflow on a project level item. 

Background

After a workflow has been started on a project item, designated users can respond to their assigned step.

Things to Consider

  • Required User Permissions:
    • To respond to a workflow on a commitment, or commitment change order:
      • 'Standard' level permissions or higher on the project's Commitments or Prime Contracts tool.
      • Must have permission to view the item containing the workflow. If the item is marked ‘Private’, the responder must have ‘Admin’ level permissions or be added to the ‘Access for Non-Admin Users’ list in the item’s privacy settings. 
      • Must be the assignee of the contract's current workflow step.
    • To respond to a workflow on a prime contract, or prime contract change order:
      • 'Standard' level permissions or higher on the project's Commitments or Prime Contracts tool.
      • Must have permission to view the item containing the workflow. If the item is marked ‘Private’, the responder must have ‘Admin’ level permissions or be added to the ‘Access for Non-Admin Users’ list in the item’s privacy settings. 
      • Must be the assignee of the contract's current workflow step.
    • To respond to a workflow on a subcontractor invoice:
      • 'Standard' level permissions or higher on the project's Commitments tool.
      • Must be the assignee of the invoice's current workflow step.
      • The invoice must be associated with an open billing period.
      • Must have permission to view the item containing the workflow. If the item is marked ‘Private’, the responder must have ‘Admin’ level permissions or be added to the ‘Access for Non-Admin Users’ list in the item’s privacy settings. 
    • To respond to a workflow on a budget change:
      • 'Standard' level permissions or higher on the project's Budget tool.
      • Must be the assignee of the current workflow step on the budget change.
    • To respond to a workflow on a correspondence item:
      • 'Standard' level permissions or higher on the project's Correspondence type.
      • Must be the assignee of the correspondence item's current workflow step.

Steps 

  1. Navigate to the Project item containing the workflow. 
  2. In the right pane of the item, review the 'Current' step in the workflow. 
    Note: Click 'Show Workflow' if the side panel is collapsed.
  3. Select your response for the workflow at the bottom of the right pane. 
    Note: You will still have an opportunity to cancel your response in the next step.
  4. Optional: Upload or attach files to the workflow. 
    clipboard_e4a42103e5b2fdc57a66510f7b2f60b45.png
  5. Optional: Enter a reason for your response.
    Note: A reason for your response may be required based on the configuration of the workflow template.
  6. Click Submit to finalize your response or Back to return to change your response.

See Also