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Procore

Fluxos guia do usuário

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Índice

Introdução

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Este guia do usuário fornece aos usuários do Procore informações sobre como usar a ferramenta Fluxos do Procore para criar e empregar fluxos do início ao fim.

Algumas das coisas que você aprenderá neste guia incluem:
  • O que são fluxos de trabalho? Um fluxo é um processo que define um caminho da aprovação exclusivo para um item em seus projetos. Por exemplo, um fluxo permite que você crie etapas para "Aprovar" um item (como um medição do subempreiteiro ou contrato) no Procore. Um modelo de fluxo definiria as funções, os grupos e as condições responsáveis para rotear um item por meio desse processo de aprovação — e esse processo é adaptado para atender às necessidades exclusivas e aos requisitos específicos do ambiente de negócios da sua empresa. 
  • Como migrar de fluxos legados para fluxos de autoatendimento. Os fluxos de autoatendimento estão substituindo os fluxos legados criados pela equipe de Custom Solutions do Procore. Se você já usou fluxos legados, sua empresa precisará atualizar cada ferramenta usando fluxos de autoatendimento antes que novos fluxos possam ser criados por sua empresa.
  • Como criar e gerenciar modelos de fluxo. Aprenda a criar e gerenciar seus próprios modelos de fluxo na ferramenta Fluxos empresa.
  • Como atribuir fluxos de trabalho a projetos. Depois de criar fluxo tentadores na ferramenta Fluxos, será necessário atribuí-los aos seus projetos. Isso permite a flexibilidade de criar fluxos de trabalho que podem ser usados em um único projeto ou em todos os projetos.
  • Como configurar fluxos de trabalho para uso em projetos. A etapa final antes de um fluxo está ativo em um item. Configure funções, responsabilidades e notificações para seus fluxos de trabalho.
  • Como visualizar e responder a um fluxo. Use seus modelos de fluxo para facilitar o processo de aprovação para seu(s) item(ns).

Workflows

Boas-vindas à ferramenta Fluxos de nível de empresa. Com Fluxos, os usuários podem criar seus próprios caminhos de aprovação para itens no Procore. 

O que é uma fluxo personalizada?

Exemplo

A imagem abaixo mostra um exemplo de como uma fluxo personalizada publicada para subempreiteiro faturas. As fluxo etapas e condições podem ser diferentes em seu ambiente. 
v2-workflows-sub-invoices.png

Quais são as ferramentas do Procore compatíveis com a ferramenta Fluxos?

Ferramentas compatíveis 

 

Instalação e configuração

A transição do mecanismo de fluxo herdado para o mecanismo de autoatendimento não será concluída até que a atualização seja ativada por meio da página Fluxos definir configurações. No entanto, permite que os usuários configurem seus próprios modelos de fluxo personalizados antes de atualizar totalmente sua versão fluxo. Os modelos de fluxo não podem ser aplicados a itens (contratos e faturas) até que a atualização da versão do fluxo no Fluxos defina as definições.

Consulte as etapas na seção "Habilitar Fluxos de autoatendimento" quando estiver pronto para atualizar.

Modelos de fluxo de início rápido

O que são modelos de fluxo de Início Rápido?

Os modelos de fluxo de Início Rápido são modelos de fluxo pré-configurados para as ferramentas financeiras do Procore. Esses modelos foram projetados com base nas práticas recomendadas do setor.

Você pode personalizá-los para atender às necessidades específicas da sua empresa alterando status, nomes de etapas e muito mais. Consulte Editar um modelo de fluxo.

Como obtenho modelos de Início Rápido na conta da minha empresa?

Os modelos de fluxo de Início Rápido estão disponíveis automaticamente na ferramenta Fluxos da sua empresa para todos os clientes nos Estados Unidos, Austrália, Nova Zelândia, Canadá, Grã-Bretanha e Irlanda.

Eles aparecem ao lado de qualquer fluxo personalizado que já tenha sido criado em sua conta e são rotulados como "Suporte ao cliente" para indicar que foram criados pelo Procore.

E se eu não quiser usar modelos de Início Rápido?

Você pode arquivar qualquer modelo de Início Rápido que não deseje usar clicando no botão "Arquivar" ao lado do modelo. Consulte Arquivar um modelo de fluxo.

A adição de modelos de Início Rápido afeta meus modelos de fluxo personalizados existentes?

Não, não há impacto nos modelos personalizados existentes.

Criar modelos de fluxo

Atribuir modelos de fluxo a projetos

Depois que seus fluxos forem publicados, a próxima etapa é atribuí-los a um projeto para que possam ser configurados. As etapas a seguir mostrarão como atribuir modelos de fluxo a projetos na ferramenta Fluxos empresa. 

  1. Acesse a ferramenta Fluxos de empresa. 
  2. Na tabela 'Fluxos', localize a versão que deseja publicar. 
  3. Clique no hiperlink na coluna "Projetos atribuídos".  

    v2-workflows-assigned-projects-link.png
     
  4. Na caixa de diálogo "Atribuir projetos", faça o seguinte:
    • Para selecionar todos os projetos ativos na conta da sua empresa, marque a caixa de seleção Selecionar tudo . 
      v2-workflows-assign-select-all-projects.png
    • Para pesquisar projetos individuais, comece digitando o nome do projeto na caixa Pesquisar . Em seguida, marque a caixa de verificação (es) que corresponde aos projetos desejados. 
      v2-workflows-search-assign-to-project.png
  5. Clique em Atualizar. 

Atribuir um modelo de fluxo a novos projetos

É possível atribuir um fluxo modelo automaticamente a todos os novos projetos, não sendo necessário fazê-lo sempre que um novo projeto for criado. 

  1. Acesse a ferramenta Fluxos da empresa.
  2. Na tabela 'Fluxos', localize a versão que deseja atribuir a todos os novos projetos.
  3. Passe o mouse sobre o espaço na coluna "Atribuir a novos projetos".
  4. Clique em Atribuir.
    assign-to-all-projects-workflow.png
  5. Um marca de verificação aparecerá mostrando que foi atribuído a todos os novos projetos.
    Nota: Clique no marca de verificação para parar de atribuir o modelo a novos projetos automaticamente.

 

Configurar modelos de fluxo em projetos

Depois que fluxo modelos são atribuídos aos projetos, eles precisam ser configurados com as definições de uma ferramenta individual. Esse é o processo em que fluxo etapas são atribuídas a usuários específicos e a quantidade de dias que eles têm para responder é definida. Um padrão fluxo também precisará ser definido para a ferramenta à qual está associado antes que possa ser aplicado e usado para aprovar um item.

Objetivo

Configurar um modelo de fluxo em uma ferramenta. 

Fundo

Depois que um modelo de fluxo for publicado e atribuído a um projeto, ele precisará ser configurado no projeto antes que possa ser usado. A configuração inclui atribuir uma pessoa a atuar como "Gerente de fluxo" e atribuir os grupo de distribuição (s) adequados e responsáveis à sua fluxo. Um modelo específico também precisa ser definido como "Padrão" para a ferramenta antes que ele possa ser usado.

Coisas a considerar

  • Permissões de usuário necessárias:
    • Permissões de nível "Administrador" na ferramenta de projeto que está sendo configurada. 

Passos

  1. Acesse a ferramenta na qual o fluxo está sendo configurado.
  2. Clique no ícone Configurar definições icons-settings-gear.png.
    Nota: Para a ferramenta Correspondência, selecione as definições de configuração para as tipo de correspondência específicas do modelo de fluxo.
  3. Clique em "Definições de fluxo" no painel direito.
    Nota: As ferramentas Medições e Correspondência não têm uma página dedicada "Definições de fluxo". Role até a parte inferior da ferramenta Medições configure as definições para acessar as configurações de fluxo medições.
  4. Clique no botão Configurar ao lado do fluxo configurado para abrir o visualizador de fluxo.
    Exemplo
     clipboard_e6d40c7d3a3c0cf025fea7a0390fc9526.png
  5. Na parte superior do visualizador de fluxo, execute as seguintes etapas:
    • Atribuir gerente de fluxo. Selecione o usuário do projeto que deseja atribuir a essa função no lista suspensa na parte superior da página. 
    • Atribuir grupo de distribuição. Selecione um grupo de distribuição nessa lista. Esses são os grupos de usuários que receberão e-mails de notificação do Procore quando determinadas ações ocorrerem em um fluxo
  6. Clique em uma etapa de "Resposta" no visualizador de fluxo para ver os detalhes da etapa. 
  7. Insira o número de dias que os responsáveis terão de enviar suas respostas na etapa. Na seção "Informações gerais" dos detalhes da etapa em Dias para conclusão, insira um número de dias na primeira caixa e selecione Dias corridos ou Dias úteis na lista suspensa. Se os responsáveis não enviarem uma resposta com o número definido de "Dias para conclusão", eles receberão uma notificação automática por e-mail como um lembrete para enviar suas respostas.
  8. Clique em Gerenciar responsáveis na seção "Responsáveis" dos detalhes da etapa para visualizar responsáveis e editar membros de funções de modelo atribuídas na fluxo de empresa.
  9. Clique em Editar membros ao lado de funções de modelo.
  10. Selecione membros para adicionar na lista de usuários atribuíveis no Diretório do projeto. 
    Nota: É necessário atribuir pelo menos um membro a cada função de modelo na etapa.
  11. Opcional: Se o tipo de decisão da etapa for "Múltiplos respondentes decidir", você poderá modificar cada requisito de resposta dos membros usando o menu suspenso ao lado de seu nome na coluna rotulada como Obrigatório para responder?
  12. Clique em Concluído quando terminar de adicionar responsáveis à etapa.
  13. Repita as etapas seis (6) até onze (11) para cada etapa de resposta adicional no fluxo.
  14. Clique em Salvar. 
    Nota: Se algum campo obrigatório tiver informações ausentes, um banner aparecerá na parte superior do visualizador de fluxo. Clique em Mostrar detalhes para ver qual etapa precisa ser atualizada. 

Definir um fluxo padrão

É necessário escolher um padrão fluxo antes que seja possível iniciar um fluxo em um item.

  1. Passe o mouse sobre a coluna "Fluxo padrão" na tabela "Definições de fluxo".
  2. Clique em Definir como padrão na linha dos fluxo deseja ser a padrão. 
    Nota: Se já houver um padrão fluxo definido, a mesma ação reverterá a designação padrão da fluxo. 
  3. Depois que um padrão fluxo for escolhido, um marca de verificação aparecerá na coluna "Fluxo padrão" do fluxo.

Iniciar um fluxo

Se você habilitou o mecanismo de Fluxos de autoatendimento nas definições da ferramenta Fluxos, agora está pronto para usar seus fluxos em itens de nível de projeto. Após criar e configurar um modelo em um projeto, a próxima etapa é criar um item que precise de um fluxo para aprovação. Fluxos em subempreiteiro faturas começam automaticamente, mas os fluxos em contratos e outros itens precisam ser iniciados manualmente. As instruções abaixo mostrarão como iniciar um fluxo.

 

Objetivo

Após criar um novo Compromisso, Contrato principal ou Alteração no orçamento em um projeto, a próxima etapa será iniciar os fluxo para que os responsáveis possam responder.

Coisas a considerar

Passos

  1. Acesse a ferramenta e o item que contêm a fluxo.
  2. Clique em Iniciar fluxo no canto superior direito do item.
    start-workflow-button.png

Responder a um fluxo

 

Objetivo 

Responder a um fluxo em um item de nível de projeto. 

Fundo

Depois que um fluxo for iniciado em um item do projeto, os usuários designados poderão responder à etapa atribuída.

Coisas a considerar

  • Permissões de usuário necessárias:
    • Para responder a uma fluxo em um compromisso ou alteração contratual de compromisso:
      • Permissões de nível "Padrão" ou superior na ferramenta Compromissos ou Contratos Principais do projeto.
      • Precisa ter permissão para visualizar o item que contém a fluxo. Se o item estiver marcado como "Privado", o respondente precisará ter permissões de nível "Administrador" ou ser adicionado à lista "Acesso a usuários não administradores" nas definições de privacidade do item. 
      • Precisa ser o responsável pela etapa atual do fluxo do contrato.
    • Para responder a um fluxo em um contrato principal ou alteração contratual do contrato principal:
      • Permissões de nível "Padrão" ou superior na ferramenta Compromissos ou Contratos Principais do projeto.
      • Precisa ter permissão para visualizar o item que contém a fluxo. Se o item estiver marcado como "Privado", o respondente precisará ter permissões de nível "Administrador" ou ser adicionado à lista "Acesso a usuários não administradores" nas definições de privacidade do item. 
      • Precisa ser o responsável pela etapa atual do fluxo do contrato.
    • Para responder a um fluxo em um medição do subempreiteiro:
      • Permissões de nível "Padrão" ou superior na ferramenta Compromissos do projeto.
      • Precisa ser o responsável da etapa de fluxo atual da fatura.
      • A fatura precisa estar associada a uma período de faturamento aberta.
      • Precisa ter permissão para visualizar o item que contém a fluxo. Se o item estiver marcado como "Privado", o respondente precisará ter permissões de nível "Administrador" ou ser adicionado à lista "Acesso a usuários não administradores" nas definições de privacidade do item. 
    • Para responder a um fluxo em um alteração no Orçamento:
      • Permissões de nível "Padrão" ou superior na ferramenta Orçamento do projeto.
      • Precisa ser a responsável da etapa fluxo atual no alteração no Orçamento.
    • Para responder a um fluxo em um item de correspondência:
      • Permissões de nível "Padrão" ou superior no tipo de correspondência do projeto.
      • Precisa ser a responsável da etapa de fluxo atual do item de correspondência.

Passos 

  1. Acesse o item do projeto que contém a fluxo. 
  2. No painel direito do item, revise a etapa "Atual" no fluxo. 
    Obs.: clique em "Mostrar fluxo" se o painel lateral estiver colapsado.
  3. Selecione sua resposta para a fluxo na parte inferior do painel direito. 
    Nota: Você ainda terá a oportunidade de cancelar sua resposta na próxima etapa.
  4. Opcional: Faça upload ou anexe arquivos à fluxo. 
    clipboard_e4a42103e5b2fdc57a66510f7b2f60b45.png
  5. Opcional: Insira um motivo para sua resposta.
    Nota: Talvez seja necessário ter um motivo para sua resposta com base na configuração do modelo de fluxo.
  6. Clique em Enviar para finalizar sua resposta ou Voltar para retornar para alterar sua resposta.

Veja também