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Procore

Criar e editar coleções

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regional availability
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Objetivo

Editar as coleções de um projeto na ferramenta Gestão de documentos de nível de projeto.

Fundo

A collection is a group of saved filters in the Saved Views panel of the Document Management tool. Collections keep saved searches organized so users can quickly find the document revision needed in their specific context. For example, admins can set up a collection for field users that automatically pulls in only the latest published version of each drawing for a specific location. Newer revisions of these drawings may exist, but field users should only work from approved (published) versions. 

Procore automatically provides two document collections called 'In Review' and 'Published,' and project Admins can create additional collections using filters. Within a Collection, any user can create a saved view that narrows the search results even more.  For example, an electrical engineer may want a saved view that shows only electrical drawings. By placing this saved view in the ‘Published’ collection, the engineer makes it easy to access a dynamic list of all the project’s published electrical drawings.

Neste tutorial, aprenda como configurar uma coleção de projetos com atributos específicos (filtros) que restringem quais arquivos são exibidos lá. 

2024-07-31_Explaining Collections for Admins.png

Coisas a considerar

  • Permissões de usuário necessárias:
    • Permissões de nível “Administrador” para a ferramenta Gestão de documentos do projeto.
  • Os projetos podem ter até 10 coleções personalizadas. 
  • Os novos projetos incluem automaticamente as seguintes coleções e exibições salvas, que não contam para o máximo de 10 coleções personalizadas do projeto: 
    • Publicado 1  (coleção)
      • Todos os documentos publicados 2 (visualização salva) 
      • Plantas 3 (visualização salva)
      • Especificações 3 (visualização salva)
    • In Review 4 (coleção)
      • Documentos All In Review 4 (visualização salva)
      • Atribuído a Mim 4 (visualização salva)
      • Atribuído a Minha Empresa 4 (visualização salva)
        Nota: Isso filtra todos os documentos que têm o usuário ou um usuário de sua empresa listado como um Responsável pendente para a revisão desse documento. 
    • Todos os documentos 4 (visualização salva) - localizado na parte inferior do painel Visualizações salvas e lista todos os documentos do projeto sem filtros aplicados. Não é possível criar visualizações salvas a partir dele. 

1 Os administradores podem renomeá-lo e alterar ou adicionar filtros conforme necessário, mas não podem excluir ou clonar.

2  Não podem ser excluídos, clonados ou renomeados, e os filtros são os escolhidos para a coleção "Publicado".

3  Os administradores podem adicionar filtros extras conforme necessário, mas não podem excluir, clonar ou renomear.

4 Não podem ser excluídos, renomeados ou clonados, e os filtros não podem ser editados de forma alguma.

Consulte Por que não consigo editar ou excluir determinadas visualizações salvas na ferramenta Gestão de documentos?

  • A primeira coleção no painel Modos de Exibição Salvos determina qual visualização salva é aberta automaticamente quando os usuários abrem a ferramenta Gestão de documentos. Consulte Reordenar coleções. 

Passos

 Nota  

Também é possível gerenciar as configurações da ferramenta Gestão de documentos na ferramenta Administrador do projeto. Consulte Configurar as definições de gestão de documentos na ferramenta Administrador.

  1. Acesse a ferramenta Gestão de documentos do projeto.
  2. Clique no ícone Configurar definições icons-settings-gear.png .  
  3. Clique na guia Modos de exibição . 
  4. Escolha entre as seguintes tarefas:

Criar uma coleção

  1.  Clique em Criar coleção.
  2. Preencha os seguintes campos para configurar a Coleção:
    • Nome da coleção: Dê à sua coleção um nome que comunique quais tipos de documentos os usuários podem encontrar nela. 
    • Descrição: Isso fica visível quando um usuário clica no ícone de informações icon-info3.png ao lado do nome da coleção na trilha de navegação estrutural acima da lista de documentos. 
    • Exibição padrão: Defina a visualização padrão para a coleção: todas as revisões de um documento são exibidas na lista ou apenas a revisão mais recente. Cada usuário pode alternar manualmente sua visualização a qualquer momento ao visualizar uma coleção. A visualização das revisões de um documento também é possível após clicar no documento. 
    • Ícone: Escolha um ícone para aparecer à esquerda do Nome da coleção no painel Modos de exibição salvos. 
    • Selecione Atributos: Escolha uma categoria de atributo e use a lista suspensa para selecionar quais atributos (filtros) você deseja aplicar à Coleção.
      Por exemplo, se quiser que a Coleção contenha apenas plantas aprovadas na fase pré-construção do projeto, selecione os seguintes atributos:
      • Fase do projeto > pré-construção
      • Tipo > DR - Desenho
      • Status > AP - Aprovar

Nota: Se você selecionar uma categoria de atributo, mas não quiser escolher um atributo para ela, deverá excluir a categoria de atributo para criar a Coleção.  

  1. Clique em Criar.
    Sua nova coleção aparecerá na página Configurações de exibição e no painel Modos de exibição salvos na guia Documentos.  

2024-04-29_Views Settings Page.png

Reordenar coleções

  1.  Passe o mouse sobre o ícone de alça icon-reorder-grip.png da coleção que deseja mover.
    Seu ponteiro se transformará em um ícone de mão. 
  2. Clique e arraste a coleção para cima ou para baixo para reordená-la. Lançamento para soltar a coleção em seu novo lugar.
    Nota: A coleção no topo dessa lista determina qual visualização salva é carregada automaticamente quando os usuários abrem a ferramenta Gestão de documentos. Na ferramenta, a primeira visualização salva em uma coleção é sempre aquela com todos os documentos dessa coleção, e essa é a visualização salva que é carregada automaticamente se essa coleção for listada primeiro na página de configurações "Visualizações" do administrador. 

2024-07-12_first saved view is where users land.png