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Criar uma visualização salva na ferramenta Gestão de documentos

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disponibilidade regional
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Objetivo

Criar visualizações salvas na ferramenta Gestão de documentos do projeto.

Fundo​

Uma visualização salva é um conjunto salvo de filtros de pesquisa para acesso rápido a documentos na ferramenta Gestão de documentos. As visualizações salvas organizam visualmente seus documentos e também atendem às necessidades de um contexto específico, como a visualização salva "Plantas elétricas publicadas" para eletricistas que desejam ver apenas as versões aprovadas mais recentes de um tipo de documento específico. Ao contrário das pastas tradicionais, as visualizações salvas não exigem que os usuários especifiquem um local de upload; elas preenchem automaticamente revisões passadas, presentes e futuras do mesmo documento. 

Os administradores podem criar visualizações salvas para todos no projeto, e usuários individuais podem criar visualizações salvas que ficam visíveis apenas para eles. Cada visualização salva é mantida dentro de uma coleção, que é uma categoria principal com seu próprio conjunto de filtros determinado pelos Administradores do projeto. 

Como as visualizações salvas são criadas em coleções, os filtros de uma coleção afetam quais filtros podem ser escolhidos para qualquer visualização salva nela. Por exemplo, ao criar uma visualização salva "Elétrica" na coleção "Em revisão", a coleção já filtra todos os documentos, exceto aqueles com o status IR-In Review , portanto, a visualização salva só precisa adicionar o filtro E-Electric no menu suspenso disciplina. Um usuário não pode adicionar o status DR-Rascunho  porque a coleção "Em revisão" o exclui.  Em outras palavras, coleções e visualizações salvas têm uma relação pai e filho. As visualizações salvas (crianças) adotam os filtros de sua coleção (principal).

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Coisas a considerar

  • Permissões de usuário necessárias:
    • Para criar uma visualização salva pessoal que só você possa ver, permissões de nível "Padrão" ou superior para a ferramenta Gestão de documentos do projeto.
    • Para criar uma visualização salva para todos no projeto, permissão de nível 'Administrador' para a ferramenta de gerenciamento de documentos do projeto.
  • Informações adicionais:
    • Todas as visualizações salvas precisam estar em uma coleção. 
    • O botão "Criar" não será exibido até que você aplique pelo menos um novo filtro à lista de documentos.
    • Uma visualização salva pessoal (com "Eu" selecionada como nível de acesso) só pode ser visualizada pelo indivíduo que a criou. 
    • As visualizações salvas pelo projeto ("Todos no nível de acesso ao projeto") não podem ser alteradas para uma visualização pessoal posteriormente. No entanto, se você tiver permissão de "Administrador" para a ferramenta, poderá alterar uma visualização salva pessoal para uma visualização do projeto posteriormente. Consulte Editar uma visualização salva na ferramenta de gerenciamento de documentos.

Passos

  1. Navegue até a ferramenta de gerenciamento de documentos do projeto.
  2. Verifique se você está na guia Documentos.
  3. No painel Visualizações salvas, clique em uma visualização salva listada em um nome de coleção em negrito. Por exemplo, clique em "Todos os documentos publicados" na coleção chamada "Publicado". 
    Nota: Se os painéis de visualização salva estiverem ocultos, clique no ícone Mostrar visualizações icon-show-saved-views.pngsalvas na parte superior da tabela. 
    Ponta:  Para decidir qual a visualização salva da coleção para escolher, considere o primeiro nível de filtragem desejado. Consulte O que é uma coleção na ferramenta Gestão de documentos? para saber mais sobre coleções e como visualizar seus filtros usando o ícone de informações icon-info3.png. 
  4. Use o menu Filtros para fazer pelo menos uma alteração nos filtros na visualização salva atual. Considere estas dicas: 
    • Se quiser apenas a revisão mais recente de cada documento, clique no botão Revisão mais recente . Caso contrário, escolha Todas as revisões.
      • A "Revisão mais recente" depende do contexto. As permissões do usuário, os filtros da coleção e como as revisões são ordenadas afetam de maneira inteligente quais revisões são exibidas na visualização salva. 
    • Se quiser adicionar um filtro que inclua documentos que a própria coleção já tenha filtrado, você precisará encontrar uma coleção mais adequada para a visualização salva desejada. 
      • Descubra quais são os filtros de uma coleção clicando no ícone de informações icon-info3.png.
  5. Quando estiver pronto para criar a visualização salva, clique em Criar.
    Nota: Se o botão Criar estiver inativo, seus filtros estarão fora dos parâmetros da coleção ou você ainda não selecionou filtros diferentes da visualização salva na qual você está. 
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  6. Preencha as seguintes informações:
    É necessário ter campos com um asterisco (*). 
    • Nome*: insira um nome para a visualização salva. Esse nome será exibido na lista Visualizações salvas.
    • Descrição: Insira uma descrição para a visualização salva.
    • Acesso à visualização: selecione uma opção de acesso para a visualização salva.
      Observação: somente usuários com permissões de 'Administrador' na ferramenta de gerenciamento de documentos podem criar visualizações para todos no projeto. 
      • Para criar uma visualização salva pessoal que só você possa ver, selecione Eu.
      • Para criar uma visualização salva que todos no projeto possam ver, selecione Todos no projeto.
  7. Clique em Criar. 
    A nova visualização salva será adicionada ao painel Visualizações salvas. Clique no nome da visualização salva a qualquer momento para visualizar a lista filtrada de documentos.