Definir configurações: Gestão de documentos

Editar em massa responsáveis pelo fluxo

Para editar os responsáveis ou o Gerenciador de fluxo de um modelo de fluxo, siga estas etapas:

1. Encontre o modelo que deseja modificar e clique no ícone de pessoas na coluna "Funções".

2. Selecione se deseja que suas alterações sejam aplicadas ao modelo de fluxo e fluxos em andamento ou apenas ao modelo de fluxo para documentos que usarão o modelo no futuro.
   Observação: Se você optar por incluir fluxos em andamento, depois de clicar em "Salvar", esses fluxos refletirão suas alterações e os Responsáveis removidos não poderão responder às etapas fluxo atuais ou futuras. No entanto, quaisquer respostas já feitas nas etapas anteriores são preservadas.

3. Modifique os responsáveis conforme necessário. Clique no campo para adicionar um novo nome ou clique no x ao lado de um nome para removê-lo.

4. Clique em Salvar.

O Administrador do projeto pode alterar fluxo funcionalidades adicionais:

• Se surgirem determinados tipos de erros de documento, resolva-os na visualização salva "Ação necessária".

• Restrinja fluxo acesso ao modelo para diferentes equipes. Isso reduz a chance de uma equipe escolher acidentalmente um modelo que não atende às suas necessidades.

• Para obter mais fluxo opções de configuração de modelo, consulte Sobre Fluxos na ferramenta Gestão de documentos ou Configurar um modelo de fluxo personalizado em um projeto.

Envio de Documentos

Notificar usuários ou grupos de distribuição selecionados quando um novo documento que corresponda aos critérios de filtro de uma visualização salva for enviado para a ferramenta Gestão de documentos. A notificação é um e-mail com links para todos os documentos relevantes e um .csv listando-os.

1. Clique no botão + Adicionar destinatários na coluna "Destinatários" da visualização salva com a qual deseja alinhar as notificações.
   Observação: Se você estiver adicionando ou modificando uma lista de destinatários existente, trata-se de um link em vez de um botão.

2. Clique no campo Empresas, Grupos de distribuição ou Usuários para selecionar ou pesquisar o grupo ou usuário que você deseja notificar quando um novo documento for enviado para essa visualização salva.

3. Clique em Atualizar.

Notificações de espaço reservado

Notificar usuários, empresas ou grupos de distribuição selecionados sobre eventos importantes que acontecem com espaços reservados em um projeto. A notificação é agregada diariamente em um único resumo de e-mail enviado às 16:00 fuso horário do projeto local com links para todas as visualizações salvas relevantes e uma opção para baixar um .csv Resumo do arquivo.

Você pode configurar notificações para cinco tipos distintos de eventos de espaço reservado:

1. Espaços reservados atribuídos: Enviado quando um ou mais espaços reservados são atribuídos aos usuários. Como outras notificações, elas são enviadas aos usuários configurados e não aos responsáveis reais.

2. Vencimento amanhã: enviado quando o prazo de envio de um espaço reservado expirar no dia seguinte. 

3. Atrasado: enviado diariamente para espaços reservados com prazos vencidos nos últimos 90 dias.

4. Arquivo carregado: enviado quando um arquivo é carregado em um espaço reservado.

5. Enviado: Enviado quando um espaço reservado é enviado como revisão.

Para configurar destinatários de espaço reservado, execute estas etapas:

1. Clique no botão + Adicionar destinatários (ou link) na coluna Destinatários ao lado do tipo de evento que deseja configurar.

2. Clique no campo Empresas, Grupos de distribuição ou Usuários para selecionar ou pesquisar os grupos ou usuários individuais que deseja notificar.

3. Clique em Atualizar.

4. Certifique-se de que o seletor Ativo esteja definido de acordo com sua preferência de ativado ou desativado.
   Observação: O número listado na coluna Destinatários pode ser menor do que o esperado porque a Gestão de documentos conta cada usuário apenas uma vez.

Consulte O que são espaços reservados na ferramenta Gestão de documentos? e como criar e gerenciar espaços reservados na ferramenta Gestão de documentos.